Co to jest seminarium?

Seminarium to program komercyjny, w którym uczestnicy otrzymują informacje lub szkolenie na konkretny temat. Seminarium zwykle odbywa się dla grup od 10 do 50 osób i często odbywa się w hotelowej przestrzeni konferencyjnej, instytucji akademickiej lub w ramach biurowej sali konferencyjnej. Niektóre typowe rodzaje seminariów w biznesie koncentrują się na rozwoju osobistym lub strategie biznesowym.

Co to są seminaria?

Seminaria, czasami nazywane konferencjami, są wydarzeniami sponsorowanymi przez firmy lub korporacje z zamiarem krążenia wiedzy, nowych technik lub nowych praktyk dla swoich pracowników.

Seminaria nie należy mylić z warsztatami. Warsztaty są bardziej praktyczne, podczas gdy seminaria są na ogół bardziej ukierunkowane na poznanie konkretnego tematu lub powiązanych subtopii. Mogą angażować mówców gości, którzy są ekspertami w odpowiedniej dziedzinie, aby dać wiarygodność przedstawionym informacjom.

Gościnni mówcy powinni zostać sprawdzeni i wybrani do swojej wiedzy i doświadczenia branżowego, a także do dostawy. Jeśli ekspert branżowy nie może dobrze mówić lub zainteresować ludzi, pieniądze i czas zostaną zmarnowane.

Przykład, rozważ korporację technologiczną, która chce upewnić się, że programiści są na równi z najnowszymi zmianami w języku programowania, którego używają. Planiści znaleźli ekspertów w języku, którzy mogli uczyć zmian, zlokalizować miejsce i koordynować frekwencję pracowników. Skontaktuliby się również z ekspertem, aby sprawdzić, czy istnieje potrzeba specjalnego sprzętu, materiałów lub czegokolwiek innego potrzebnego do udanego przepływu seminaryjnego.

Jak działają seminaria?

Seminarium może być inicjowane i planowane na różne sposoby. Zasadniczo korporacja identyfikuje obszar, w którym chce edukować niektórych pracowników. Następnie planiści identyfikują dostępne miejsca i ekspertów, a następnie utworzyć harmonogram wydarzenia. Identyfikują metody i wymagania prezentacji, napoje, toalety, szacują koszty i dekonfliktują wszelkie sytuacje, które mogą zakłócać seminarium.

Jeśli planujesz wydarzenie, ważne jest, aby zostać zorganizowanym i mieć szczegółową listę kontrolną, aby utrzymać zadanie. Istnieje wiele przedmiotów, które powinny znajdować się na liście kontrolnej planowania seminarium.

Potwierdź cel wydarzenia

Najpierw musisz zrozumieć, dlaczego odbywa się to wydarzenie. Na przykład możesz pracować nad seminarium skierowanym do ekspertów, którzy mają nadzieję na udoskonalenie ich wiedzy lub być na bieżąco z nowymi osiągnięciami. Zadaj konkretne pytania, aby ustalić, czego potrzebują, abyś mógł go zapewnić.

Przejrzyj przewodnik specyfikacji Rady Brancji wydarzeń

Rada Industry Events (wcześniej APEX) ustanowiła serię narzędzi, które oferują doskonałe źródło najlepszych praktyk, które pomogą wydarzeniu lub planisty spotkania.

Utwórz profil zdarzenia

Gdy planista ma niektóre z podstawowych pytań dotyczących wydarzenia, nadszedł czas, aby stworzyć profil zdarzenia. Niniejszy raport ogólnie zawiera informacje o lokalizacji, ustaleniach siedzących, obecności, kosztach i wszelkich innych informacji na temat wydarzenia.

Być na bieżąco

Chcesz się upewnić, że seminarium nie konkuruje z podobnymi wydarzeniami lub dla tej samej publiczności. Na przykład, jeśli opracowujesz nowe wydarzenie dla branży, która ma już duże wydarzenie na wiosnę, unikaj planowania również wiosną.

Żądanie propozycji miejsca

Zakładaj oferty z potencjalnych lokalizacji. W zależności od wielkości i zakresu zdarzenia, ten krok należy podjąć z dużym wyprzedzeniem. Miejsca dużych wydarzeń mogą zarezerwować nawet rok lub więcej.

Zarys potrzeby seminarium

Określ zasoby niezbędne do osiągnięcia celów wydarzenia.

Budżet ostrożnie

Wydatki mogą zamontować na duże wydarzenie, takie jak seminarium, więc przygotuj się na szczegółowy budżet.

Sprzedaj sponsoring

Jednym z najlepszych sposobów na sfinansowanie seminarium jest posiadanie sponsorów. Firmy, które wysyłają uczestników na seminaria, często są gotowi kupić sponsoring.

Potwierdź i opracuj program

Planista wydarzeń musi być gotowy do dostosowania planu i ściśle współpracować z miejscem, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie.

Potwierdź zamówienie na zdarzenie bankietowe

Zamówienie wydarzenia bankietowego jest zarys całego seminarium, który działa jako przewodnik dla personelu miejsca. Gdy planista zna ukierunkowaną liczbę uczestników i wymagania logistyczne na seminarium, powinni przesłać ten dokument do zarządzania miejscem, aby mogli rozpocząć przygotowania.

Utwórz komunikację i materiał zdarzeń

Wszystko, od zaproszeń na wydarzenia po program, musi być wydrukowane lub zaprojektowane do publikacji i dystrybucji online.

Sfinalizuj logistykę z hostem

Potwierdź mówców zdarzeń, wymagania technologiczne, liczba uczestnika, role i obowiązki hosta oraz materiały do ​​zdarzeń, wykonując połączenia telefoniczne lub spotkania osobowe.

Daj wystarczająco dużo czasu na konfigurację

Wszystkie materiały zdarzeń, materiały informacyjne, oznakowanie, wyświetlacze, prezenty, tabele rejestracyjne, odznaki i inne muszą być gotowe na wydarzenie.

Dowiedz się, ile czasu zajmie wypełnienie każdego potrzebnego przedmiotu, a następnie zaplanuj wstecz od daty zdarzenia, aby mieć wystarczająco dużo czasu, aby wszystko zaplanować i ukończyć.

Wykorzystaj technologię

Od marketingu po rejestracje wydarzeń, ułatwiaj potencjalnym uczestnikom dowiedzieć się o zarejestruj się na seminarium online. Skorzystaj z narzędzi mediów społecznościowych, tworząc unikalny hashtag do dołączenia do postów i oferując zachęty do udostępniania lub oznaczania znajomych w postach.

Mieć plany awaryjne

Im większe wydarzenie, tym więcej możliwości jest coś, co może pójść nie tak. Część planowania zdarzenia polega na przeprowadzeniu burzy mózgów potencjalnych problemów, które mogą pojawić się po gościach, którzy przybyli wcześnie do ekspertów, którzy nie pokazują ekspertów. Mieć plany tworzenia kopii zapasowych. Dobre plany tworzenia kopii zapasowych mogą zmienić potencjalną katastrofę w wydarzenie, które według uczestników poszło bezbłędnie.

Rodzaje seminariów

Zasadniczo istnieją trzy różne rodzaje seminariów, które można zaplanować. Każdy z trzech ma różne odbiorców i cele, wymagające różnych podejść do miejsc i kosztów.

Rozwój osobisty

Zaprojektowane do szkolenia i wzbogacenia pracowników, seminaria rozwoju osobistego odnoszą się do wszystkiego, od umiejętności twardych, takich jak technologia po umiejętności miękkie, takie jak psychologia przywództwa, oraz sposób, w jaki umiejętności te można zastosować w danym zawodzie.

Seminaria te mogą przybierać formę rekolekcji lub intensywnych dyskusji; Mogą być również wykorzystywane do szkolenia zarządzania lub nowych pracowników w podstawowych wartościach lub procedurach firmy. Na przykład firma, która opracowała nową strategię lub podejście dla swoich pracowników sprzedaży, może prowadzić seminaria w celu szkolenia sprzedawców w zakresie zmian i jak najlepiej je wdrożyć.

Biznes

Seminaria biznesowe odwołują się do przedsiębiorców lub właścicieli małych firm. Dzielą się historiami i strategiami sukcesu, a także informacjami o marketingu, licencjonowaniu i franczyzowaniu lub innych problemach. Przykładem jednego z tych seminariów może być spotkanie skoncentrowane na marketingu za pośrednictwem mediów społecznościowych. Uczestnicy poznaliby najlepsze praktyki promowania swoich firm za pośrednictwem Facebooka, Twittera, Instagrama i innych platform mediów społecznościowych.

Akademia

Czasami wzywa się do planowania wydarzeń do wykonania seminarium w środowisku akademickim. Mniej formalny niż wykład klasowy, seminarium pozwala małych grup na sprostanie i omawianie tematów akademickich lub wymaganych czytania, a także ustalanie celów badań i kontynuacji badań.

Na przykład okręg szkolny, który odnosi się do programu nauczania naukowego, może zorganizować seminarium dla swoich nauczycieli naukowych w celu rozwiązania nowych standardów i praktyk.

Kluczowe wyniki

• Seminaria to wydarzenia mające na celu przekazywanie informacji, wiedzy lub praktyk, które są korzystne dla publiczności.
• Istnieją trzy ogólne rodzaje seminariów.
• Najlepiej skorzystać z listy kontrolnej przygotowanej przez branżę planowania do tworzenia wydarzeń.
• Zawsze planuj nieprzewidziane sytuacje.
• Upewnij się, że eksperci są znani zarówno z dostawy, jak i wiedzy specjalistycznej.