Role i obowiązki lidera spotkań

Lider spotkania jest pracownikiem, który jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie, zarządzanie szczegółami i zapraszaniem uczestników na spotkanie. Jest pracownikiem, który jest odpowiedzialny za postęp faktycznego spotkania i odpowiedzialny. Podejmują konkretne działania przed spotkaniem, w trakcie i po nim, aby zapewnić, że spotkanie skutecznie osiągnie swoje cele.

Co to jest lider spotkania?

Lider spotkania ma kluczowe znaczenie w odniesieniu sukcesu spotkań i zespołów. Na niektórych spotkaniach lider jest już szefem działu, liderem zespołu lub osobą wyznaczoną przez kierownictwo wyższego szczebla w celu poprowadzenia inicjatywy. Pracownicy ci zostali wybrani ze względu na rolę przywódczą ze względu na ich postrzegane umiejętności jako menedżera lub lidera.

Innym razem pracownik może pojawić się jako lider naturalnie. Ci liderzy są pracownikami, na które inni pracownicy szukają i szanują. Przy innych okazjach zespół może zdecydować o obróceniu roli przywódczej wśród wszystkich członków. To pozwala wszystkim członkom zespołu nadal rozwijać swoje umiejętności jako liderów spotkań i ogólnie tworzyć udane spotkania.

Obowiązki lidera spotkania

Oto niektóre z kluczowych obowiązków lidera spotkania.

• Lider spotkania określa cel, zadanie lub cel, które należy osiągnąć na spotkaniu. Jest to często zadanie lub część opisu stanowiska lidera.
• Lider spotkania decyduje, czy spotkanie jest najlepszą możliwą metodą uzyskania celu lub celu lub osiągnięcia pożądanego wyniku. Odpowiedz na pytanie: Czy potrzebne spotkanie?
• Lider spotkania określa, kto musi pomóc w zaplanowaniu spotkania.
• Lider spotkania decyduje o porządku obrad spotkania. (Na bieżących spotkaniach to zadanie odbywa się pod koniec bieżącego spotkania.)
• Lider spotkania określa datę, godzinę i lokalizację najczęściej za pomocą wspólnego kalendarza organizacyjnego.
• Lider spotkania przygotowuje spotkanie przed pracą, takie jak czytanie, informacje finansowe, historia, powiązane minuty spotkań i tak dalej.
• Lider spotkania zaprasza uczestników i dystrybuuje zadania i przedsiębiorstwo, które pozwalają jak najwięcej czasu, aby uczestnicy przybyli na spotkanie.
• Lider spotkania zapewnia, że ​​spotkanie ma rejestrator lub minutę, aby udokumentować postępowanie i wszelkie zobowiązania, elementy działania lub decyzje. W razie potrzeby wyznacza również czas na uporządkowane prowadzenie spotkania.
• Lider spotkania może użyć lodołamacza, aby rozgrzać uczestników i stworzyć środowisko, w którym uczestnicy spotkania są komfortowo komunikując się ze sobą i wymieniać pomysły i informacje.
• Lider spotkania przybywa wcześnie i prowadzi spotkanie, utrzymując je na dobrej drodze i angażując wszystkich uczestników, więc każdy z nich uważa, że ​​ich obecność była niezbędna na spotkaniu. Zapewnia to ich udział w następnym spotkaniu
• Lider spotkania przyprawia spotkanie firmy, aby uczestnicy nie czuli się nudni i znudzeni. Niezależnie od tego, czy używa lodołamaczy, humoru czy zabawnych przykładów, żadne spotkanie nie powinno się skończyć bez śmiechu.
• Lider spotkania zapewnia, że ​​kolejne kroki i elementy działania są przydzielane i obsługiwane.
• Lider spotkania podskoczy na spotkanie i planuje program na następne spotkanie.
• Lider spotkania kontynuuje uczestników między spotkań, aby upewnić się, że elementy działania są na dobrej drodze i oferować pomoc i/lub zasoby, jeśli wolontariusz ma problemy.

Dodatkowe role lidera

Lider spotkania przyjmuje te obowiązki, ale ma również role związane z komunikacją, raportowaniem i wydajnością kolegę z zespołu.

Każdy członek zespołu lub spotkania, który jest międzyfunkcyjny, ma obowiązek informować swój dział lub funkcję. Mają również odpowiedzialność za poszukiwanie informacji od współpracowników, którzy nie są w zespole lub na spotkaniu. Nie każdy pracownik może uczestniczyć w każdym spotkaniu.

Jeśli uczestnik spotkania występuje nieskutecznie na spotkaniu, lider jest odpowiedzialny za poprawienie zachowania za pomocą skutecznych technik lidera spotkania podczas spotkania i skutecznego coachingu poza spotkaniem. Uczestnik spotkania, który monopolizuje spotkanie ze swoimi opiniami lub krytykuje innych członków za ich, musi zostać poprawiony, zanim jednostka sabotuje sukces spotkania.

Dolna linia

Skuteczny lider spotkania nie gwarantuje, że projekt lub zespół osiągnie z powodzeniem, ale jest kluczowym czynnikiem przyczyniającym się, gdy projekty, wydziały, spotkania lub zespoły odniosą sukces.