Pięć etapów projektu

Każdy duży projekt pracy przechodzi pięć faz. Długość i szczegóły mogą się różnić w zależności od projektu, ale wszyscy nadal będą przestrzegać tej samej podstawowej struktury. Podczas gdy niektóre metodologie projektu, takie jak zwinne podejścia do kompresji lub powtarzania następujących etapów w szybszych, iteracyjnych cyklach, praca każdej fazy jest widoczna i odrębna w każdym projekcie.

Pięć etapów

Formalne etapy projektu są następujące:

1. Inicjacja: Formacja zespołu projektu, czarterowanie projektu i rozpoczęcie
2. Planowanie: sfinalizowanie zakresu projektu, definiowanie szczegółowego podziału pracy, ocena ryzyka, identyfikacja wymagań dotyczących zasobów, finalizację harmonogramu i przygotowanie do faktycznej pracy
3. Wykonanie: wykonywanie rzeczywistych prac wymaganych przez definicję i zakres projektu
4. Monitor i kontrola: faktyczne zarządzanie, raportowanie i kontrola zasobów i budżetów podczas fazy wykonania
5. Projekt Close: Dostarczanie projektu, ocena wyciągniętych wniosków, odroczenie zespołu projektowego

Kierownik projektu poprowadzi swój zespół przez te pięć faz z rzędu bez względu. W przypadku zwinnych lub iteracyjnych projektów typu rozwoju planowanie i realizacja odbywa się w krótkich trasach lub sprintach, a etapy powtarzają się do momentu zakończenia projektu do satysfakcji klienta.

Spójrzmy bardziej szczegółowo na te etapy.

Inicjacja

Solidna inicjacja projektu nie tylko ustanowi Twój projekt na sukces, ale także położy podstawę do wszystkich przyszłych etapów. Podczas inicjacji otrzymasz członków zespołu projektu, poinformujesz ich o ogólnych celach projektu i zadaj klientowi lub właścicielowi projektu jak najwięcej pytań, abyś mógł skutecznie zaplanować projekt. To także świetny czas na zbudowanie entuzjazmu zespołu w zakresie projektu i zebranie wszelkich szczegółów w ostatniej chwili, które mogą wpłynąć na planowanie projektu. Dodatkowe kroki obejmują:

• Analiza interesariuszy
• Przypisanie sponsora wykonawczego
• Rozwój i komunikacja dokumentów karty
• Formalne spotkanie rozpoczynającego

Planowanie

Po zainicjowaniu projektu i zebraniu wszystkich istotnych informacji zaczniesz planować swój projekt. Etap planowania zależy od wielkości projektu, ile informacji musisz zorganizować i jak duży jest Twój zespół. Rezultatem planowania powinien być jasny plan lub harmonogram projektu, z którego wszyscy będą postępować zgodnie z przydzielonymi zadaniami.

Korzystanie z programu planowania projektu, takiego jak Microsoft Project lub Basecamp, jest niezwykle pomocne przy planowaniu projektu. Istnieją również inne bezpłatne opcje dostępne online. Mimo to, mimo że korzystanie z programu planowania projektów jest pomocne, nie zawsze jest to konieczne. Używanie programu Excel i Word do tworzenia planu i przekazywania go zespołowi jest równie skuteczne.

Konkretne zadania w fazie planowania obejmują:

• Tworzenie planu komunikacji dla różnych zaangażowanych stron
• Opracowanie szczegółowej struktury załamania pracy
• Identyfikacja ścieżki krytycznej
• Wykreślenie zasobów w planie projektu i udoskonalanie sekwencjonowania pracy na podstawie zależności projektowych i ograniczeń zasobów
• Opracowanie szczegółowego harmonogramu
• Ocena ryzyka i opracowanie planu priorytetów i ograniczenia ryzyka

Wykonanie

Teraz, gdy masz solidny plan projektu, zespół może rozpocząć realizację projektu w stosunku do przypisanych zadań. To jest etap, w którym wszyscy zaczynają wykonywać pracę. Będziesz chciał oficjalnie rozpocząć scenę egzekucyjną ze spotkaniami osobistych, aby zapewnić wszystkim, czego potrzebują, aby rozpocząć realizację swojej części projektu. Rozpoczęcie zespołu na właściwej drodze jest integralną częścią sukcesu projektu, więc wyraźnie wyartykułuj harmonogram i plan komunikacji. 

Monitor i kontrola

Podczas gdy projekt jest w fazie wykonania, zaczniesz monitorować i kontrolować go, aby upewnić się, że porusza się zgodnie z planem. Istnieje wiele sposobów monitorowania i kontrolowania projektu. Skuteczne są zwykłe odprawy z liderami zespołu, zorganizowane codzienne „stand-up” lub bardziej formalne cotygodniowe spotkania statusu są skuteczne. Informacje wynikające z tych spotkań lub kanałów komunikacji będą poinformować pętlę informacji zwrotnych i ostatecznie wszelkie ponowne planowanie i korekty, które mogą być konieczne dla projektu.

Dodatkowe ważne działania na tym etapie obejmują:

• Przestrzeganie wstępnie ustalonego planu komunikacji w celu zapewnienia świadomości interesariuszy statusu projektu
• Monitorowanie zespołów roboczych i działania na ścieżce krytycznej
• Identyfikacja możliwości poprawy wydajności harmonogramu poprzez szybkie śledzenie lub uzupełnienie działań równolegle lub, w razie potrzeby, awarii harmonogramu poprzez dodanie zasobów
• Monitorowanie rzeczywistego vs. Planowane koszty
• W niektórych przypadkach monitorowanie, obliczanie i raportowanie o zdobytych wartości dla planu projektu
• Monitorowanie i łagodzenie ryzyka i udoskonalanie planu ryzyka w razie potrzeby

Project Close

Po zakończeniu i zatwierdzeniu wszystkich szczegółów i zadań projektu przez klienta lub właściciela projektu możesz w końcu zamknąć projekt. Może to wydawać się formalnością, ale zamknięcie projektu jest tak samo ważne, jak jego inicjacja, planowanie i wykonanie.

Dobry menedżer projektu udokumentuje wszystkie informacje z projektu i organizuje je starannie, aby w razie potrzeby mogli wrócić do niego. To także dobry moment na posiadanie pośmiertnego projektu, aby wszyscy członkowie zespołu mogli zastanowić się, co poszło dobrze lub źle podczas projektu. Wszystkie ważne notatki projektu powinny być również udokumentowane, aby wynik można udostępnić innym członkom projektu i złożyć w folderze historii projektu. Wreszcie ważne jest, aby formalnie odroczyć zespół projektowy, zapewniając opinie i oceny wydajności, jak wskazują polityka Twojej firmy.