Mierzenie wartości zdarzeń i spotkań

Nie wystarczy zaplanować i wykonać świetne wydarzenie biznesowe lub spotkanie. Wydarzenia biznesowe są najczęściej postrzegane jako inwestycja w danym celu, a z tego powodu planiści wydarzeń powinni zrozumieć, jak mierzyć wartość swoich programów.

Pomiar zdarzenia dla zwrotu z inwestycji (ROI) lub zwrotu z celów (ROO) może być nowym terytorium dla niektórych planistów, ale to rodzaj wysiłku, który pomoże zwiększyć ich zaangażowanie i ogólny wkład w organizację, wyjaśnia Tony Lorenz, założyciel Headsail , agencja strategiczna i wydarzeń, która koncentruje się na empiracji usług marketingowych.

Strategiczne taktyki pomiaru zdarzeń

Lorenz wyjaśnia, że ​​spotkanie ROI można oglądać na dwóch różnych poziomach: organizacja i uczestnik. ROI na poziomie organizacji można znaleźć poprzez agregowanie wszystkich kosztów i porównaniu ich z wartością szacowaną przez organizację. ROI na poziomie uczestników może być mierzone na poziomie indywidualnym i szacuje wartość dla uczestników.

Lorenz doradza klientom postępowanie zgodnie z procesem strategicznym w celu pomiaru ROI zdarzenia:

Odkrycie: Odkrycie powinno nastąpić na początku procesu, aby planiści mogli zaangażować kluczowych interesariuszy do ostatecznego zdefiniowania treści, mówców itp. Planiści powinni angażować kluczowych interesariuszy, którzy mogą zdefiniować cele strategiczne zarówno dla organizacji organizującej wydarzenie, jak i uczestników spotkań. Można to osiągnąć, prosząc ich o wypełnienie od sześciu do ośmiu otwartych pytań.

Ankieta przed wydarzeniem: Jest to czas, w którym planista spotkania lub zdarzenia może zdefiniować pewne kwantyfikowalne środki dla ROI i ROO. Powinny ankietować szeroką próbę zaproszeń do zidentyfikowania swoich problemów, obaw i potrzeb na wielu poziomach, co pomoże planistom zdefiniować testy porównawcze dla uczestników spotkania.

Wstępna linia bazowa Core-7. Ten krok daje miarę psychologicznej i behawioralnej postrzegania uczestnika spotkania na temat przedmiotów zidentyfikowanych podczas odkrycia.

1. Wiedza/zrozumienie („wiem”)
2. Opinie/postrzeganie/przekonania („zgadzam się”)
3. Uczucia/postawy („Chcę”)
4. Umiejętności/umiejętności („I Can”)
5. Intencje/zobowiązanie („I Will”)
6. Zachowania („robię”)
7. Wyniki/wpływ firmy - ROI („Dostarczam wartość”)

Projekt spotkania: Dzięki zrozumieniu celów interesariuszy i postrzegania uczestnika, planiści mogą teraz zdefiniować kluczowe cele samego spotkania i sposobu przedstawienia tych wiadomości.

Ankieta po wydarzeniach/odniesienia: Po wydarzeniu ważne jest, aby zmierzyć, w jaki sposób program dostarczył program na testy, które zostały zdefiniowane na podstawie wyników ankiety odkrywania i przedstawienia wydarzenia. Czy program spowodował zmiany postaw, postrzegania, przekonań itp.? Czy uczestnicy będą działać w sprawie tych zmian?

Wpływ działalności następczej: Pomiar strategiczny wymaga skupienia się na długoterminowym wpływie na zachowania uczestnika. To także dobry moment na określenie wpływu programu finansowego i niefinansowego programu.

Sugestie w celu zoptymalizowania procesu pomiaru spotkania

Lorenz oferuje sześć wytycznych, które pomogą plannikom spotkań mierzy wartość ich wydarzeń:

• Zastosuj proces wstępnego spotkania/postawiania się
• Mierzyć wymiary psychologiczne, behawioralne i finansowe
• Użyj pomiaru ROI dla dużych, ważnych spotkań
• Mierzyć i śledzić wyniki z roku na rok
• Ustanowienie profesjonalnych standardów i umiejętności personelu
• Poprawić z czasem

Sugestie dotyczące pomiaru mniejszych zdarzeń

Z pewnością formalny program pomiarowy dla poszczególnych programów będzie przydatny w przypadku dużych, drogich zdarzeń. Ale co z resztą wydarzeń biznesowych, które są zaplanowane przez cały rok?

Lorenz sugeruje, że organizacje identyfikują pięć lub sześć pytań porównawczych, które są kluczowe dla organizacji. Następnie zmierz różne zdarzenia, aby ustalić, czy wywarły wpływ psychologiczny, behawioralny czy finansowy. Następnie agreguj wyniki.

Na przykład, jeśli organizacja organizuje 30 podobnych wydarzeń przez cały rok na różnych rynkach o podobnych badaniach, może to z pewnością zapewnić środki jakościowe i ilościowe.

„Stamtąd izoluj miary sukcesu i budowania”, radzi Lorenz.