Jak możesz skorzystać z audytu projektu

Każdy projekt może od czasu do czasu skorzystać z audytu. Ale nie martw się, to nie jest tak przerażające, jak się wydaje. Audyt projektu jest miejscem, w którym bezstronna osoba dokonuje przeglądu Twojego projektu i zawiera wskazówki dotyczące tego, co można zrobić inaczej, aby zwiększyć swoje szanse na sukces. Ten artykuł wyjaśnia wszystko i przechodzi przez sposób przygotowania do audytu projektu.

Jak formalny jest audyt projektu

Audyt projektu jest zwykle formalnym ćwiczeniem. Nieformalny odpowiednik jest zwykle nazywany wzajemną oceną. W tym miejscu kolega patrzy na Twój projekt i powiązaną dokumentację i udziela informacji zwrotnych na temat tego, gdzie powinieneś spędzać trochę więcej czasu.

Audyty projektowe są formalne, ponieważ zwykle mają określony zestaw pytań i są przeprowadzane przez kogoś, kto robi takie rzeczy regularnie.

Który przeprowadza audyty projektowe

Osoba wykonująca audyt projektu może być kolejnym kierownikiem projektu (prawdopodobnie ktoś z dużym doświadczeniem w prowadzeniu projektów), ale bardziej prawdopodobne jest, że będzie ktoś z biura projektu, który często przeprowadza audyty.

Będzie to ktoś, kto może uznać się za bezstronny, więc nie będzie to twój kierownik liniowy ani sponsor projektu. Może to być nawet zespół ludzi, w zależności od wielkości projektu.

Jak przygotować się do audytu projektu

Pierwszą i główną rzeczą, którą należy się zorganizować, jest posiadanie kopii dokumentacji projektu dla audytora do przejrzenia. Jeśli masz koordynatora projektu, poproś ich o połączenie paczki dokumentów (najlepiej elektronicznych). Powinieneś mieć wszystkie swoje informacje łatwo dostępne, ale nawet jeśli to zrobisz, ten krok może nadal zająć trochę czasu. Pewnie upewnij się, że masz plan projektu, dziennik ryzyka, dziennik wydania, budżet i harmonogram dostępny dla audytora.

Kto musi być zaangażowany

Zależy to od rzeczy, na które audytor chce spojrzeć. Ty, jako kierownik projektu, będziesz musiał spędzić z nimi trochę czasu. Spodziewaj się, że członkowie twojego zespołu zostaną również wezwani, aby porozmawiać z audytorem.

Pamiętaj, że im dłużej spędzają pracę nad zadaniami związanymi z audytem, ​​tym mniej czasu na prace projektowe, więc być może będziesz musiał zmienić niektóre działania i pracować wolniej podczas okresu audytu.

Jak długo trwa audyt projektu

Nie ma ustalonego okresu audytu projektu. W dużych projektach przekonasz się, że zajmie to dużo więcej czasu. W przypadku małych projektów audytor może zostać wykonany w ciągu kilku godzin. Gdy tylko wiesz, że Twój projekt zostanie kontrolowany, zapytaj zespół audytu, jak długo przewidują swoją pracę.

Co szuka audyt

Jeśli audyt został wywołany z powodu szczególnego problemu, takiego jak brak osiągnięcia celów wysokiej jakości, spodziewaj się, że będzie on głęboko zbadać ten obszar. Rutynowy audyt będzie szeroko na różne obszary zarządzania projektami i produktów, nad którymi pracuje projekt. Obejmie czas, koszty i jakość twojego projektu oraz zaangażowanie interesariuszy.

Celem audytu jest ustalenie, czy projekt spełni jego cele, czy nie. Jeśli audytor uważa, że ​​w oparciu o bieżące wyniki projekt nie trafi tych celów, przedstawi zalecenia dotyczące działania.

Zalecenia zależą od tego, co zostało znalezione

Zalecenia w raporcie audytora będą zależeć od tego, co znaleźli. Spodziewaj się, że będą pozytywne i sformułowane w sposób, który powinien pozwolić ci łatwo je adoptować. Powinny być praktyczne.

W jednej skrajności audytor może zalecić, aby Twój projekt był zamknięty, chociaż stało się tak tylko, gdyby uznał, że nie ma szans, że jakikolwiek projekt z tego punktu do przodu zapewni jakąkolwiek wartość dla organizacji.

Spójrz na audyt projektu jako pozytywne doświadczenie. Powinno to dać wczesne ostrzeżenie o wszelkich oznakach, że twój projekt ma kłopoty i jest to okazja do współpracy z doświadczonym profesjonalistą projektu. Wdrożenie ich rekomendacji powinno sprawić, że Twój zespół i Twój projekt był bardziej skuteczny, a to może być tylko dobra rzecz.