Jak odpowiedzieć na pytania dotyczące audytu wewnętrznego

Audytorzy wewnętrzni zagłębiają się w działania i obowiązki wszystkich pracowników i działów w firmie, aby odkryć sposoby poprawy funkcjonowania organizacji jako całości. Na powierzchni brzmi to tak, jakby się wkładali tam, gdzie nie należą, ale właściwie pełnią kluczową rolę w ochronie i ulepszaniu swoich organizacji.

Pracownicy napotkają audyty wewnętrzne

Większość korporacji prywatnych i publicznych przeprowadza regularne audyty wewnętrzne, aby upewnić się, że są na dobrej drodze do osiągania celów i misji firmy. Rząd zakończy również regularne audyty wewnętrzne. A podczas przechodzenia kariery w służbie publicznej istnieje duża szansa, że ​​będziesz musiał odpowiedzieć na pytania, jakie audytorzy wewnętrzni pozują.

W zdecydowanej większości okoliczności audytorzy po prostu gromadzą informacje. Na przykład mogą próbować zrozumieć, w jaki sposób funkcjonuje twoja część organizacji.

Nie ma potrzeby napięcia, gdy audytor wewnętrzny rozmawia z tobą. Audytorzy wewnętrzni to specjaliści po prostu próbują wykonywać codzienną pracę. To prawda, że ​​ich praca może sprawić, że ty i inni nie są wygodni. Wskazują słabości systemów i zalecają działania naprawcze.

Ale ostatecznie sprawiają, że ich organizacje działają lepiej, a twoje odpowiedzi na ich pytania mają kluczowe znaczenie dla tego, aby tak się stało. Oto trzy wskazówki dotyczące reagowania na audytorów wewnętrznych, gdy przychodzą do twoich drzwi.

01 z 03

Odpowiedz szczerze

Audytorzy wewnętrzni wiedzą, kiedy coś się nie sumuje. Nie daj im powodu, by wątpić w twoją wiarygodność, będąc niczym mniej niż całkowicie szczerym.

Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytanie, nie próbuj blefować przez to. Po prostu skończysz, wyglądając głupio, gdy znajdzie prawdziwą odpowiedź. O wiele lepszym wyborem jest po prostu powiedzenie, że nie znasz odpowiedzi. Jeśli jest to coś, co możesz dla nich zbadać, zaoferuj to. Mogą zabrać Cię w ofertę lub mogą już mieć kilka pomysłów na temat uzyskania odpowiedzi.

Kiedy myślisz, że audytorzy wewnętrzni mogą nie lubić twojej odpowiedzi, nie stronić od udzielania odpowiedzi. Chcą zrozumieć rzeczy, które faktycznie istnieją, więc nawet jeśli twoja odpowiedź nie jest tym, co ułatwi ich pracę lub czego oczekują, muszą znać prawdę.

02 z 03

Załóżmy, że nic nie wiedzą o twoim obszarze wiedzy specjalistycznej

Audytorzy wewnętrzni to zwykle ostre ludzie, ale nie mogą być ekspertami we wszystkim. Niektórzy koncentrują się na szkoleniu zawodowym i pracują nad konkretnymi aspektami kontroli wewnętrznych, takich jak systemy informacyjne lub finanse, ale nie zakładają, że znają Twój obszar wiedzy specjalistycznej.

Brzmi jak podanie, ale łatwo jest wślizgnąć się do używania żargonu lub pominięcia kroków podczas opisywania procesów. To, co jest dla ciebie bezmyślne, prawdopodobnie nie jest dla wewnętrznego audytora, który chce zrozumieć twoje procesy biznesowe. Pomyśl o każdym podejmowaniu działania. Coś, co może wydawać się jednym krokiem do ciebie, może być kilka kroków, które połączyłeś w swoim umyśle przez lata powtórzeń.

Nawet gdy rozmowa wydaje się żmudna i nadmiernie prosta, pamiętaj, że audytorzy wewnętrzni starają się rozbić procesy na swoje najmniejsze działania. Tylko wtedy mogą znaleźć, gdzie procesy mogą się nie udać. 

03 z 03

Podłącz dla nich kropki

Audytorzy wewnętrzni nie tylko dekonstruują procesy na swoje najmniejsze bity, ale także szukają wzajemnych powiązań między ludźmi i procesami. Szukają wszystkich osób zaangażowanych w proces, aby zobaczyć, kto musi być zaangażowany, kto nie jest zaangażowany, ale musi być, w jaki sposób ludzie wchodzą w interakcje i czy istnieją wystarczające kontrole, aby zapobiec oszustwom lub nadużyciu lub złapanie oszustw lub nadużycia.

Odpowiadając na audytorów wewnętrznych, zwróć uwagę, gdzie ty i twoje procesy wchodzą w interakcje z innymi i ich procesami. Łączenie takich kropek daje im wyraźniejszy obraz działania organizacji. Takie informacje dają również audytorów wewnętrznych, z kim porozmawiać i gdzie znaleźć dodatkowe informacje.