Jak znaleźć i zatrudnić najlepszy planista wydarzeń

Zatrudnianie zewnętrznego planisty wydarzeń nie musi być zniechęcającym zadaniem. Musisz pozbyć się najlepszych planistów zdarzeń dla swoich potrzeb i ostrożnie je sprawdzić. Ale najpierw powinieneś dokładnie wiedzieć, o co prosisz planistę wydarzeń.

Określ swój cel

Przed rozpoczęciem wyszukiwania musisz wypracować cel wydarzenia, budżet, z którym pracujesz, oraz powód do zatrudniania zewnętrznego.

Chcesz być w stanie przekazać szeroki zarys wydarzenia i jego najważniejsze cele.

Po zdefiniowaniu swoich celów zacznie pojawiać się kilka jasnych pomysłów na temat motywu i wiadomości, którą chcesz przekazać.

Teraz będziesz chciał określić budżet, który masz dla planisty i tego, czego będą oczekiwać. Planista wydarzeń może wybrać miejsce, zalecić opcje żywności i napojów, głośniki źródłowe i rozrywkę, być na miejscu w zakresie potrzeb produkcyjnych i stworzyć zaproszenia.

Jeśli nie możesz samodzielnie poradzić sobie ze wszystkimi powyższymi, musisz rozpocząć wyszukiwanie planisty wydarzeń.

Znajdź swój planista wydarzeń

Niezależnie od tego, czy jest to wydarzenie towarzyskie, czy spotkanie korporacyjne, zasady zatrudniania planisty wydarzeń lub cateringów pozostają takie same: chcesz zatrudnić kogoś, kto ma wiedzę specjalistyczną w tworzeniu twojego rodzaju wydarzenia.

Word -usta to jeden ze sposobów na znalezienie planisty wydarzeń, niezależnie od tego, czy jest to impreza rocznicowa, spotkanie śniadaniowe, weekendowe rekolekcje, czy jakikolwiek inny rodzaj wydarzenia. Ale nie zawsze jest to najskuteczniejsze podejście.

Jeśli próbujesz znaleźć najlepszy planista wydarzeń dla swojego romansu, poszukaj firmy z doświadczeniem i silną reputacją w społeczności planistów wydarzeń. Reputacja rówieśnicza może być silniejszym wskaźnikiem niż odniesienia od przyjaciół.

Skontaktuj się z krajowym lub lokalnym rozdziałem Meeting Professionals International, Międzynarodowego Specjalnego Towarzystwa wydarzeń lub Krajowego Stowarzyszenia Kierownictwa Cateringowego.

Jeśli chcesz wiedzieć, kto ma dobrą reputację w Twojej okolicy, skontaktuj się z lokalną konwencją i biurem dla odwiedzających lub izby handlowej. Możesz także skontaktować się z działem sprzedaży konwencji hotelowych.

Kandydaci wywiadowi

Większość planistów wydarzeń będzie chętnie usłyszeć o Twoim wydarzeniu. Na początku podaj im krótkie szczegóły i skup się na ich wiedzy w pierwszej rundzie wywiadów.

Zmniejsz listę kandydatów do trzech najsilniejszych kandydatów.

Następnie powinieneś zapytać każdego finalistę lub firmę o ich działalność, ich doświadczenie z przeszłymi wydarzeniami i sposób, w jaki planują nieprzewidziane zdarzenia. Dobry planista przeprowadzi Cię przez dyskusję na temat ogólnych celów wydarzenia, harmonogramu, budżetu, liczby gości i osobistych preferencji, a także zadaje pytania dotyczące Twojej organizacji. Ten, który chętnie dowie się o twoich celach, a twoje wydarzenie wyróżni się na tle reszty.

Chociaż nie zawsze można spotkać wnioskodawcę osobiście podczas pierwszej rundy wywiadów, zwłaszcza jeśli twój program jest poza miastem, może to być kluczowy krok w wyborze odpowiedniego planisty. Będziesz chciał kandydata, który ma z tobą prawdziwy kontakt.

Ostatnim krokiem jest również sprawdzenie referencji kandydatów. Skontaktuj się z byłymi klientami i upewnij się, że w jego przeszłości nie ma żadnych źle splątanych wydarzeń.

Dokonaj wyboru

Teraz nadszedł czas, aby zawęzić swój wybór do jednego.

Po zatrudnieniu planista wydarzeń powinien być w stanie udostępnić Ci szczegółowy plan wydarzenia. Nadszedł czas, aby rzucić kreatywne pomysły i wyrzucić pomysły, które nie działają.

Wydrabia budżet

Wiele osób, które po raz pierwszy zorganizują wydarzenie, chce wydarzenia szampana przy budżecie piwa. Twój planista wydarzeń może w pełni wykorzystać twój budżet, ale może być konieczne trochę sprowadzić twoją wizję.

Musisz współpracować, aby wymyślić realistyczny budżet. I nie zapomnij dowiedzieć się o opłatach, które zostaną obciążone przez planistę wydarzeń, oraz o tym, jak zostaną one włączone do budżetu. Opłaty za planowanie wydarzeń i ich obciążanie różnią się znacznie.

Zostaniesz poproszony o dostarczenie depozytów, dokumentów i kontraktów do planisty wydarzeń, a także o ofercie wydarzeń i oferowanych przez nich usług. Jak zawsze, powinieneś sprawdzić, czy należy sprawdzić wszelkie umowy, zanim je podpiszesz.

Podejmować właściwe kroki

Najważniejsze rzeczy, które się zdarzają związane z planowaniem zdarzeń, są wynikiem braku następnego przejścia. Planowanie zdarzeń wymaga skutecznej koordynacji logistyki. Innymi słowy, pozostań na bieżąco z projektem i nie zmuszaj planisty wydarzeń do podejmowania poważnych decyzji bez twojego wkładu.

Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, proces planowania zdarzeń zostanie zrealizowany bez żadnych problemów, a dodasz doskonały planista wydarzeń do swojej sieci dla przyszłych potrzeb.

Jeśli proces uderzy w grone przed wielkim dniem, wkroczy i pracuj, aby go poprawić. Można opracować nieporozumienia. Nieoczekiwane problemy można naprawić.

Ale bądź przygotowany, jeśli wszystko inne zawiedzie, zwolnić planistę wydarzeń i przejdź do kopii zapasowej.