Jak zaplanować festiwal żywności społeczności

Jeśli planujesz swoje pierwsze wydarzenie społecznościowe, są szanse. Z drugiej strony to wydarzenie, jeden z największych festiwali żywności w Ameryce, rozpoczął się w 1980 roku jako jednodniowe wydarzenie z 36 dostawcami żywności.

Teraz przyciąga więcej niż 3.5 milionów w ciągu kilku dni i przynosi przychody około 12 milionów dolarów rocznie. Biuro Burmistrza Specjalnych wydarzeń i Illinois Restaurant Association współpracują, aby zaplanować i wykonać wydarzenie.

Jeśli chcesz zaplanować Festiwal Żywności Społecznej, bez względu na to, jak skromna w skali w porównaniu z Chicago, nie możesz się pomylić po ich sprawdzonym planie.

Główne zadania

Przed rozpoczęciem pomaga zdefiniować kluczowe obszary odpowiedzialności. Główne funkcjonalne obszary smaku Chicago lub dowolnego Festiwalu Żywności Społecznego muszą obejmować:

• Operacje
• Sprzedawcy żywności
• Programowanie
• Sponsoring
• Marketing i public relations
• Rachunkowość i zarządzanie umowami

Wszystkie powyższe będą przestrzegać tego samego ogólnego harmonogramu w planowaniu festiwalu.

Oś czasu festiwalu

Planowanie festiwalu rozpoczyna się na pełny rok przed wejściem namiotów. To jest harmonogram, w którym Burmistrza Wydaje się, że podąża za swoją rolą w każdym roku smaku Chicago:

• 12 miesięcy: Zidentyfikuj lokalizację i daty oraz stwórz szorstki szkic mapy festiwalowej
• 9 miesięcy: zaktualizuj mapę festiwalu i identyfikuj dostawców
• 6 miesięcy: Potwierdź dostawców, sponsorów, programowania i dostawców
• 4 miesiące: sfinalizuj rozrywkę i ponownie potwierdza obszar funkcjonalny
• 3 miesiące: produkt festiwalowe materiały marketingowe
• 1 tydzień: Zarządzaj obciążeniem operacji
• 1 dzień: Zarządzaj obciążeniem dostawcy
• Wniosek o zdarzeniu: Zarządzaj operacją ładowanie
• 1 tydzień później: trzymaj spotkanie podsumowujące i wydaj zalecenia

Zarządzanie festiwalem

Jako agencja rządowa biuro wydarzeń specjalnych burmistrza jest odpowiedzialne za smak Chicago i długą listę innych wydarzeń, które odbywają się wzdłuż jeziora Chicago i w wielu dzielnicach miasta. Przychody z smaku opłaca się przez większość innych wydarzeń zarządzanych przez biuro.

Ponieważ agencja wykonuje tę pracę od 1980 r. Istnieje dyrektor generalny wydarzenia, który skupia się na utrzymaniu harmonogramu na torze.

Oprócz członków biura, dyrektor generalny współpracuje z co najmniej 20 biurami i agencjami, w tym z policją i strażeniami pożarnymi, Departamentem Zdrowia, ulic i Sanitarnymi, Park District oraz Office of Emergency Management Communications.

Innym ważnym obszarem funkcjonalnym jest rachunkowość i zarządzanie umowami. Ponieważ jest to agencja rządowa, musi przestrzegać procesu zamówień miejskich i innych wytycznych miasta.

Operacje

Obszar operacyjny jest odpowiedzialny za przygotowanie miejsca, scenę i produkcję, wsparcie wydarzeń i bezpieczeństwo. Jest odpowiedzialny za upewnienie się, że wydarzenie zostało odpowiednio skonstruowane na początku, a następnie zdemontowane po zakończeniu festiwalu.

Praca wymaga koordynacji z wieloma agencjami miejskimi na początku procesu.

W Chicago procesy te obejmują zamknięcia uliczne, budowę namiotu, stolarki i prace elektryczne, bezpieczeństwo, logistyka dla dostawców i wiele więcej.

Zastanów się, co zespół operacyjny poradzi sobie z sobą i co należy zawierać na wydarzenie. Zacznij wykonywać rozmowy, aby znaleźć odpowiednich ludzi. Z jaką lokalnymi agencjami będzie Twój zespół do pracy? Skontaktuj się z nimi tak szybko, jak to możliwe.

Restauracje i sprzedawcy

W Taste of Chicago w 2015 r. Wydarzenie nawiązało współpracę z ponad 60 sprzedawcami żywności, w tym co najmniej 19 nowych restauracji reprezentujących wiele charakterystycznych dzielnic Chicago. Oczywiście w Chicago w menu muszą znajdować się niektóre przedmioty, w tym pizza, żebra, lody i sernik.

W swoim własnym planowaniu musisz pomyśleć o jedzeniu i smako.

W Chicago miejsca festiwalowe są pożądane, a sprzedawcy muszą być w stanie poradzić sobie z tomem i mieć całkowicie czysty status z miastem. Muszą nawet ukończyć kurs sanitarnego na letnim festiwalu.

Musisz pomyśleć o kryteriach, których możesz wymagać od uczestniczących dostawców żywności i ile chcesz mieć.

Uwaga: pierwszy rok może być trudny, ale z każdym rokiem przekonasz się, że masz coraz bardziej chętnych uczestników.

Programowanie

W smaku Chicago jedzenie przyciąga tłumy, ale wiele innych zajęć utrzymuje tam ludzi nawet po ich wypełnieniu. Z biegiem lat zespół programowania włączył wszystkie następujące elementy do ogólnego programu:

• Darmowe koncerty na wielu scenach
• Demonstracje gotowania z najlepszymi szefami kuchni i autorów książek kucharskich
• Wioska rodzinna, w tym etap dziecięcy
• Namiot środowiskowy dla zielonej edukacji
• Pawilon sportowy
• Międzynarodowy pawilon zakupowy
• Budweiser Clydesdales i ich dalmatyńscy towarzysze
• Przejażdżki rozrywki
• Fajerwerki

Zastanów się, jakie inne programy i działania możesz chcieć uwzględnić na swoim festiwalu żywnościowym.

Sponsoring

Taste of Chicago stworzyło kilka kategorii sponsorowania i stały się głównym źródłem finansowania i wsparcia niezbędnego. Marketerzy korporacyjni i planiści wydarzeń korporacyjnych uczestniczą w wydarzeniach społecznych, aby wzmocnić swoją markę i zyskać ekspozycję.

Z kolei dostają kilka korzyści, takich jak namiot hotelarski tylko sponsorów.

Zastanów się, jakie lokalni sponsorzy korporacyjni mogą być zainteresowani finansowaniem wydarzenia społeczności, i zastanów się, jakie pakiety i korzyści możesz zapewnić.

Marketing i public relations

Marketerzy, którzy pracują nad smakiem Chicago, są w godnej pozazdroszczenia pozycji, ponieważ wydarzenie automatycznie zwraca uwagę mediów w Chicago i gdzie indziej. Biuro wydarzeń specjalnych burmistrza nie musi wydawać zbyt wiele na tradycyjną reklamę, aby rozpowszechniać informacje i promować wydarzenie.

Jednak zadaniem marketerów jest upewnienie się, że wszystkie odpowiednie informacje o wydarzeniu są dostępne i są dokładne. Utrzymują witrynę wydarzeń i obecność w mediach społecznościowych i promują zawartość sieci zarówno dla mediów, jak i publiczności. Jak w każdym razie zmiany w ostatniej chwili są powszechne.

Na początku festiwale żywnościowe mogą być trudne do uzyskania rodzaju ekspozycji, jaką otrzymują większe i bardziej znane wydarzenia. Nie wahaj się dotrzeć do lokalnych mediów i daj im znać o wydarzeniu.

I pamiętaj, że festiwale żywnościowe są wysoce fotogeniczne! Tegoroczny rozgłos sprawi, że przyszły festiwal będzie jeszcze większym sukcesem.