Zdobądź wsparcie kierownicze w zarządzaniu projektami

Menedżerowie projektów mają trudną pracę. Z natury swojej roli przyjmują odpowiedzialność za utworzenie skutecznego zespołu do realizacji i odniesienia sukcesu z nowymi inicjatywami. Ponieważ projekty mogą obejmować wszystkie prace wykonane w firmie, każdy projekt to nowa przygoda.

Jednym z najważniejszych czynników promujących sukces projektu jest obecność skutecznego, zaangażowanego sponsora wykonawczego. Podczas gdy menedżerowie projektów mogą wiedzieć, że sponsorzy wykonawcze robią wiele, aby pomóc projektowi odnieść sukces, wielu kadry kierowniczej nie rozumie, w jaki sposób mogą pomóc lub co robić.

Obowiązki sponsora wykonawczego

Sponsor wykonawczy jest niezbędny do sukcesu projektu. Istnieje wiele powodów, dla których projekty zawodzą, ale brak wsparcia w organizacji nie powinien być jednym z nich. Sponsorzy wykonawcze powinni:

• Przyjmij odpowiedzialność za kierownictwo za wynik projektu
• Czarter Projekt i upoważnienie do kierownika projektu i członków zespołu podstawowego
• Wspieraj poszukiwania zasobów i widoczności zespołu projektowego
• Zapewnij obecność i wspieranie efektywnych wartości zespołu, w tym odpowiedzialności i przejrzystości
• Wspieraj zespół w obliczu niezwykłych trudności
• Bronić zespołu projektowego przed ingerencją organizacyjną
• Pozostań zaangażowany i zainteresowany
• Być ponoszonym tak samo do odpowiedzialności jak kierownik projektu i członkowie zespołu, jeżeli inicjatywa jest porażką

Obecność sponsora wykonawczego

W przypadku braku wspierającego sponsora wykonawczego wszystkie powyższe obowiązki spadają na już nadmiernie obciążony kierownik projektu, który zazwyczaj nie ma wpływu na innych menedżerów lub kadry kierowniczej, którzy mogą być odporni na projekt.

Brak skutecznego sponsora zwiększa ryzyko problemów z projektem, w tym między innymi niepowodzenia, nieoptymalnych wyników, zwiększonych celów kosztów i jakości oraz możliwego zwiększonego zamieszania zespołu.

Po prostu stwierdzono, że obecność skutecznego sponsora wykonawczego jest pozytywnym twórcą różnic w projekcie, który sponsorowali. Biorąc pod uwagę oczywiste znaczenie tej roli, rozsądne może być założenie, że większość organizacji poważnie podchodzi do sponsorów wykonawczych.

Leczenie roli organizacyjnej

Chociaż rozsądnie byłoby oczekiwać, że większość firm będzie wykazywać dojrzałe praktyki dotyczące roli sponsora wykonawczego w erze, w której praktyki zarządzania projektami są dobrze ustalone, sytuacja jest dokładnie odwrotna.

• Wiele firm nie ma formalnych praktyk dotyczących sponsorowania wykonawczego
• Niewiele firm ma sformalizowane szkolenie lub znormalizowany opis roli i obowiązków sponsora
• Rzadka jest firma, która zapewnia szkolenie dla swoich sponsorów wykonawczych
• Niewiele jest spójnej zgody na odpowiedzialność sponsora w zakresie sukcesu projektu
• Większość menedżerów projektów wyraża frustrację z powodu braku wsparcia ze strony ich sponsorów

Według Project Management Institute w 2018 r. 38% ankietowanych organizacji nie miało aktywnych sponsorów wykonawczych projektów.

Podczas gdy obecny stan praktyki sponsoringu wykonawczego może opuścić miejsce na poprawę, kierownicy projektów nie mają innego wyjścia, jak idzie dalej, aby kontynuować swoje inicjatywy. Istnieją jednak kilka kroków, które menedżerowie projektów mogą podjąć, aby rekrutować bardzo potrzebne wsparcie wykonawcze.

Kroki w celu uzyskania wsparcia kadry kierowniczej

1. Rekrutować sponsora. Jeśli Twój projekt ma strategiczne konsekwencje dla Twojej firmy, bezpośrednio dla klientów lub pośrednio, umożliwiając bardziej wydajne i skuteczne działania wewnętrzne na rzecz klientów, powinieneś rekrutować sponsora. Współpracuj bezpośrednio z raportem do menedżera lub szefem biura zarządzania projektem, aby wzmocnić znaczenie projektu i poprosić o pomoc. Podkreśl rolę i obowiązki sponsora oraz wskazują na badania branżowe, które koreluje sukces projektu i skuteczny sponsoring.
2. Trenuj swojego sponsora. Podkreśl rolę sponsora jako strategicznego, nie taktycznego lub jako figuratury. Większość kadry kierowniczej wchodzi w rolę sponsora bez formalnego szkolenia, a nawet kontekstu dla ich obowiązków. Podczas gdy jesteś w nieco niezręcznej roli szkolenia wykonawczego, większość z tych osób doceni twój kontekst i wskazówki. Kwestie odpowiedzialności, wzmocnienia wartości i ochrony zespołu powinny być Twoim głównym celem podczas wdrożenia sponsora wykonawczego.
3. Aktywnie angażuj i angażuj sponsora. Najlepszy menedżer projektu i relacje sponsorów wykonawczych są wysoce interaktywne. Ważne jest, aby obie strony ustanowiły wyraźny protokół komunikacji w celu aktualizacji działań projektowych, a także oznaczania i reagowania na sytuacje kryzysowe. Kierownik projektu powinien zachęcić sponsora wykonawczego do od czasu do czasu uczestniczenia w spotkaniach statusu lub zespołu, aby okazać prawdziwe zainteresowanie i służyć jako aktywny cheerleaderka organizacji dla sukcesów zespołu.
4. Poproś o wsparcie coachingowe od swojego sponsora. Zawsze pomocne jest posiadanie kogoś z większym doświadczeniem niż obserwując i oferując konstruktywne i pozytywne opinie oraz coaching na temat swojego występu.
5. Ostrożnie wykorzystaj sponsora do wielkich problemów. Uważaj, aby nie czerpać ze sponsora zbyt wiele na problemy taktyczne. Najlepszym wykorzystaniem twojego sponsora jest pomoc w zabezpieczeniu zasobów, pełniąc funkcję rzecznika zespołu projektowego dla szerszej grupy zarządzania i pomaganie wzmocnieniu niezbędnych wartości zespołu.

Ostateczny boisko

Rola sponsora wykonawczego jest jednym z ważnych elementów układanki do sukcesu inicjatyw projektowych. Wybrani menedżerowie projektów rozumieją, jak ważna jest ta rola i praca, aby uzyskać wsparcie kierownicze na właściwym poziomie i intensywności.

Jeśli sponsor jest nieobecny lub niejasny, weź to na rekrutację i/lub wyszkolić sponsorów wykonawczych, aby wspierać Ciebie, Twój zespół i Twoją firmę do sukcesu.