5 sposobów na uczynienie nudnego spotkania bardziej ekscytującym

Spotkania są nieuniknioną częścią biznesu. Dzieli się informacjami, burzy mózgów, generujesz rozwiązania i tworzysz procesy i systemy. Problem polega na tym, że wiele z tych spotkań jest boleśnie nudnych, co oznacza, że ​​ludzie uczestniczą.

Jeśli ludzie nie są skupieni i zwracają uwagę, spotkanie marnuje czas wszystkich. Uczyń nudne spotkania bardziej ekscytujące (aby coś osiągnęły) z tymi pięcioma praktycznymi wskazówkami:

Zakaz smartfonów

Ludzie nalegają, aby musieli mieć swoje telefony-może wystąpić sytuacja awaryjna. Świat może się skończyć podczas twojego kwartalnego spotkania planowania, ale jest to mało prawdopodobne.

Technologia pozwala skupić się na tym, czego nie jest przed tobą-na spotkaniu. Gdyby ludzie byli twarzą w twarz z tymi, które piszą podczas spotkania, pisaliby do kogoś innego. Telefony pozostają przy biurkach.

Bez telefonu podczas spotkania zdarzają się dwie rzeczy. Jesteś zmuszony pozostać w teraźniejszości, a przerwy spędzają komunikat z innymi uczestnikami. Spotkania są bardziej interesujące, gdy rozmawiasz z kolegami i poznaj je. Telefony są dla tego bariery.

Przygotuj, przygotuj, przygotuj

Nudne, żmudne spotkania występują, gdy ołów lub moderator przychodzi późno, nie ma planu i skrzydła to. Dobrze przygotowane spotkanie może być fascynujące i wciągające. Kiedy lider ma plan i cel, spotkanie będzie bardziej interesujące. Kiedy nie ma kierunku ani celu, spotkanie nie będzie interesujące.

Drugą częścią przygotowania jest poprawa twoich umiejętności. Byłeś na spotkaniach, które były produktywne i interaktywne i sprawiło, że poczułeś się, jakbyś mógł iść i osiągnąć wspaniałe rzeczy. I uczestniczyłeś w spotkaniach, na których jesteś całkiem pewien, czy zasnąłeś, nikt nie tęskniłby za tobą i nie przegapiłbyś niczego ważnego. Różnica polega na tym, że osoba prowadzi spotkanie.

Jeśli twoje spotkania są nudne, spójrz w lustro. Znajdź sposób na poprawę. Weź udział. Jeśli zapytasz, jest dostępna wiele pomocy, a większość z nich jest bezpłatna.

Wszyscy uczestniczą

Jeśli uczestnictwo nie jest konieczne, możesz obsłużyć cały problem za pośrednictwem poczty elektronicznej. Rzadko musisz wprowadzić grupę, aby przekazać informacje. Tematy takie jak masowe zwolnienia lub kompletna restrukturyzacja firmy to wyjątek i najlepiej obsługiwane przez menedżera rozmawiającego ze wszystkimi. W przeciwnym razie spotkania powinny być interaktywne.

Podczas sesji burzy mózgów każdy powinien mówić. Jeśli ktoś nie odezwa się, zadzwoń do tej osoby do wniesienia wkładu. Introwertycy mogą być niewygodne, więc uczyń to tak wolne od ciśnienia. Twoja kultura spotkań musi upewnić się, że wszystkie pomysły są uwzględnione, a uczestnicy powinni wiedzieć z wyprzedzeniem, aby nie byli zaskoczeni.

Niezależnie od tego, czy jest to spotkanie planistyczne, spotkanie ustalające cel, czy nawet kwartalne spotkanie raportów, zawsze daj czas na pytania i komentarze.

Nie pozwól, aby żadna osoba dominowała

Jeśli prowadzisz spotkanie, możesz mówić więcej niż inni, ale nie pozwól, aby jedna osoba zdominowała rozmowę. To jest formuła żmudnego spotkania. Przekieruj komentarze i zadzwoń do osób posiadających wiedzę specjalistyczną w okolicy, aby powstrzymać kompulsywnego mówcy.

Ludzie, którzy poświęcają czas na spotkanie, wnosząc swoją wiedzę i doświadczenie, zasługują na szansę przemówienia i podzielenia się swoimi opiniami. Jako lider możesz nauczyć się kontrolować zachowania, które podważa spotkanie.

Oto sposób, aby uprzejmie zatrzymać zadzwoń do pracownika Jane-kiedy kończy swój czwarty komentarz i zaczyna iść na piątą: „Dzięki, Jane, znamy twoją pozycję. Chciałbym usłyszeć, co ma do powiedzenia Karen. I Jim i Bob nie mieli jeszcze okazji mówić."

Czasami będziesz musiał porozmawiać z Janes swojego biura przed spotkaniem, aby przypomnieć im, że sedno zebrania się jako grupa jest dzielenie się pomysłami ze wszystkimi, a jeśli dominują, spotkanie nie odniesie tak sukcesu. Omówienie tego zachowania bezpośrednio po spotkaniu działa również dobrze, ponieważ będziesz mieć nowe przykłady do zapewnienia.

Zrobić elementy przydatne

Ciekawe i ekscytujące spotkanie kończy się na tym, co ludzie mogą i powinni robić, aby osiągnąć swoje indywidualne cele, cele firmy, albo, najlepiej oba. Jeśli ludzie nie odchodzą, wiedząc, jakie są ich kolejne kroki, spotkanie nie powiodło się.

Zbuduj w kontynuację odpowiedzialności. Może to odbyć się na drugim spotkaniu lub indywidualnie, ale musi się to zdarzyć. Ludzie będą się dostosować, jeśli wiedzą, że elementy akcji są na pokaz.

Dokonaj tych pięciu zmian, a nudne spotkania staną się bardziej ekscytujące i produktywne. Kiedy ludzie doświadczają interesujących i produktywnych spotkań, ogólna organizacja korzysta.