Pisanie dla biznesu

Celem pisania biznesowego jest przekazanie informacji komuś innemu lub poproszeniem do niego informacji. Aby być skutecznym pisaniem dla biznesu, musisz być kompletny, zwięzły i dokładny. Twój tekst powinien być napisany w taki sposób, aby czytelnik mógł łatwo zrozumieć, co mówisz lub pytasz.

Dużo pisania dla biznesu jest niechlujne, słabo napisane, zdezorganizowane, zaśmiecone żargonem i niekompletne. Często jest albo za długi, albo za krótki. Wszystkie te atrybuty przyczyniają się do nieskutecznego pisania biznesowego.

Niezależnie od tego, czy piszesz propozycję sprzedaży, e -mail do szefa, czy instrukcję obsługi pakietu oprogramowania, musisz wykonać pewne kroki, aby być skutecznym. Postępuj zgodnie z tymi pięcioma krokami:

1. Zorganizuj swój materiał
2. Rozważ swoją publiczność
3. Zapisz swoje myśli
4. Sprawdź swój materiał
5. Edytuj swój materiał

Organizacja jest kluczowa

Jeśli nie zorganizujesz materiału, nie będzie dobrze płynie i nie ma sensu. Pisanie może być proste lub skomplikowane. Pisząc e -mail ogłaszając spotkanie personelu, jest to tak proste, jak zbieranie twoich myśli. Z drugiej strony prawdopodobnie będziesz musiał opracować złożony zarys przed gotowym materiałem, jeśli piszesz wyniki przełomowego badania farmaceutycznego. Niezależnie od zadania, bez odpowiedniego poziomu organizacji (nawet organizując swoje myśli), możesz nie uwzględnić wszystkiego, czego potrzebujesz lub nie dajesz znaczenia najważniejszymi tematami. Pominięcia lub niepoprawne skupienie, sprawi, że Twoja firma będzie mniej jasna.

Poznaj swoją publiczność

Zanim zaczniesz pisać, pomyśl o swojej zamierzonej publiczności. Na przykład prezentacja na temat nowego programu Twojej firmy 401 (k) może mieć ten sam zarys, gdy zostanie przekazany zarówno CFO, jak i pracownicy, ale poziom zawartych w szczegółach będzie się różnił. Musisz także rozważyć ton. Szybki e -mail do Twojego zespołu, przypominając im o corocznej firmie Picknick, nie będzie miał tego samego tonu jak twój misja dotycząca raportu rocznego Twojej firmy.

Pamiętaj też, że będziesz skuteczniej komunikować się ze swoimi odbiorcami, jeśli skupiasz się na tym, co chcesz, aby usłyszeli, a nie na tym, co powiesz.

Słowo o dobrym pisaniu

Dobrzy pisarze mają różne style pisania. Niektórzy wolą pisać wszystko, a następnie wrócić i edytować. Inni wolą edytować, gdy idą dalej. Czasami ich preferowany styl różni się w zależności od tego, co piszą.

Kiedy piszesz (lub podczas edycji), bądź świadomy długości. Powinieneś użyć wystarczającej ilości słów, aby wyjaśnić twoje znaczenie, ale nie używaj niepotrzebnych słów, aby uczynić je kwiecistym. Pisanie biznesowe musi być jasne i zwięzłe, a nie pełne i kwiecisty. Pamiętaj, że nikt nie ma czasu na czytanie bardziej niż to konieczne.

Z drugiej strony, nie rób swojego kawałka zbyt krótkiego. Musisz pisać wystarczająco, aby twoje znaczenie było jasne i nie było źle zrozumiane. Wyobraź sobie, że sprzęt w magazynie został oznaczony jako „używany, ale dobry.„Nie byłoby jasne, czy oznaczało to, że element sprzętu był często używany, czy też sprzęt nie był już nowy, ale nadal funkcjonalny. Kilka dodatkowych słów wyjaśniłooby znaczenie. Unikaj również używania żargonu lub skrótów, ponieważ mogą one oznaczać różne rzeczy dla różnych czytelników.

Korekta i edytuj

Niezależnie od twojego stylu pisania, wszyscy pisarze muszą sprawdzić i edytować wszystkie materiały pisemne, a nawet e -maile. Po zakończeniu pisania korekta swojej pracy. Może być konieczne edytować. Korekty to ponowne czytanie tego, co napisałeś, aby upewnić się, że wszystkie słowa w twojej głowie sprawiły, że to poprawnie na papierze. Ponieważ nasze mózgi działają szybciej niż nasze palce, możesz pominąć słowa, pominąć zakończenie lub użyć niewłaściwego homonimu (e.G., „tam” zamiast „ich”). Korekta przyciąga te błędy. Oczywiście korekta e-maila jednolowego jest łatwa i po prostu zerknięcie nad nim, ponieważ pisasz może wystarczyć. Jeśli jednak piszesz instrukcję obsługi, twoje korektę będzie bardziej skomplikowane i potrwa dłużej.

Po korekcie materiału nadszedł czas na edycję. Czasami korekta i edycja można wykonać jednocześnie, ale jest to bardziej skuteczne, gdy są one wykonywane sekwencyjnie.

Powodem, dla którego edytujesz, jest naprawienie lub zmiana tego, co napisałeś, aby poprawić dźwięk materiału (i czytać). Pisząc dla biznesu, oznacza to ustalenie błędów i uczynienie tekstu tak jasnym i zwięzłym, jak to możliwe.

Nie piszesz powieści

Kiedy piszesz do biznesu, nie piszesz następnej „Great American Novel.„Twoje pisanie powinno być tak opisowe, jak to konieczne, ale nie musisz malować żywych słów za pomocą wielu wielkich słów i postaci mowy. Jeśli masz na myśli „szklane domy”, nie pisz „szkliste zamieszki,„ pisz ”szklane domy."