Co jest w dokumencie zakresu projektu

Kiedy rozpoczynasz nową inicjatywę, dokument zakresu projektu jest kluczowym informacje dla całego zespołu. Definiuje produkt końcowy, który ma być dostarczany klientowi, kiedy musi być dostarczany i za jakie koszty.

Zasadniczo ten dokument określa granice pracy, dzięki czemu każdy członek zespołu i klient rozumieją, co pociąga za sobą projekt. Co równie ważne, rozumieją, co to robi nie pociągać za sobą.

Korzyści

Oświadczenie o zakresie projektu, które zostało udostępnione każdemu członkowi zespołu i klientów projektu, jest integralną częścią zarządzania projektami. Wśród jego korzyści:

• Powszechne zrozumienie spośród wszystkich zaangażowanych w oczekiwane cechy, jakość i czas projektu
• Sposób komunikowania się z innymi zainteresowanymi stronami w projekcie w celu uzyskania wsparcia i zaangażowania
• Narzędzie do skupienia wysiłków zespołu na pracy wymaganej do zaspokojenia potrzeb klienta

Ponadto, jeśli sugerowane są zmiany, które wykraczają poza granice pierwotnego zakresu, stwierdzenie staje się podstawą do oszacowania i proponowania modyfikacji. Jeśli zmiany zostaną zaakceptowane przez wszystkich zainteresowanych stron, oświadczenie zakresu można zmienić. 

Rozpoczęcie pracy

Kierownik projektu musi szukać wkładu członków zespołu, klientów, sponsora wykonawczego i innych kluczowych interesariuszy, aby zrozumieć i opisać wymagane wyniki z inicjatywy projektu. Często nazywa się to dostawcą.

Opis dostawy musi zawierać koszt lub akceptowalny zakres kosztów dla projektu. Definiuje również kluczowe funkcje, które należy uwzględnić, i rama czasu dostawy.

Po uzgodnieniu przez klienta, kierownik projektu, zespół projektowy i sponsor wykonawczy, wszelkie zmiany w oświadczeniu projektowym muszą zostać wprowadzone przy użyciu starannie kontrolowanego i udokumentowanego procesu zmiany. 

Wpływ kaskadowy

Po uzgodnieniu oświadczenia lub dokumentu zakresu każda część zespołu wykorzystuje ją jako podstawę własnych szacunków pracy, czasu i kosztów. Im bardziej precyzyjne i dokładne stwierdzenie zakresu, tym bardziej prawdopodobne jest, że zespoły robocze wytworzą dokładne szacunki i wymagania dotyczące zasobów. 

Wyłączenia mogą być ważne

Często zdarza się, że dokument zakresu projektu wymienia konkretne elementy, które mają zostać wykluczone z dostawy. Na przykład dokument zakresu wykonawcy w celu zbudowania domu może przewidzieć, że właściciel zostaną uzyskane zezwolenia środowiskowe i nie obowiązują wykonawcy budowy domu.

Co może pójść źle?

Brak jasności jest powszechnym źródłem stresu i awarii projektu. Niejasny lub niejednoznaczny dokument zakresu pozostawia wiele kwestii otwartych na debatę i niedoinformowane wezwania wyroku. Mogą one wpływać na funkcje, jakość, czas i koszt projektu. 

Kolejna pułapka, której można uniknąć, jest znana jako „Creep Zakres.„Jeśli oświadczenie zakresu jest niejasne, klient ma pokusę, aby dokonywać wymagań, które są poza zamiarem lub granicami oryginalnych planów. 

Dostosowanie zakresu

Chociaż częste zmiany zakresu opóźnią zakończenie projektu i mogą zwiększyć znaczne koszty, są one czasem konieczne i rozsądne. Menedżerowie projektów polegają na procesie „zarządzania zmianami”, który identyfikuje żądaną zmianę, zmienia wszystkie odpowiadające szacunki czasu, kosztów i obciążenia oraz ponownie ocenia projekt nowego ryzyka, biorąc pod uwagę zmianę.

Kierownik projektu i sponsor wykonawczy zwykle podejmują ostateczną decyzję o zmianie zakresu tylko wtedy, gdy sytuacja została w pełni przeanalizowana. Zmiany są udokumentowane w dzienniku decyzyjnym, a następnie przekazywane do większego zespołu projektowego.