Co to jest ułatwienie i jak jest to przydatne dla pracodawców?

Facylitatorzy są wyznaczonymi osobami, które pomagają grupom w podejmowaniu decyzji, planu lub wyniku, które wszyscy w pełni zgadzają się i zobowiązują się do osiągnięcia. Facylitatorzy są raczej przewodnikami, a nie liderami, a dzięki ułatwieniu pomagają rozwiązać grupy konfliktu i przewodników w kierunku osiągnięcia wspólnych celów.

Ułatwienie jest wykorzystywane przez wiele firm w celu zwiększenia wydajności, rozwiązywania konfliktów, poprawy pracy zespołowej i nie tylko.

Co to jest w biznesie?

W biznesie pracodawcy używają ułatwienia do budowania zespołów i kształtowania liderów. Główną rolą facylitatora jest dodanie wartości sesji planowania grupy lub spotkaniu poprzez prowadzenie grupy na zadaniu i postępowanie, co oszczędza pracodawcy cennego czasu i pieniędzy. Facylitatorzy mogą również pomóc w rozwiązaniu konfliktów i zarządzać obawami pracowników.

Ułatwienie można wykonać w poszczególnych sesjach lub facylitator może uczestniczyć w wydarzeniu grupowym lub spotkaniu.

Charakterystyka dobrych facylitatorów

Ułatwienie jest wyuczoną umiejętnością, ale zależy od pewnych cech, takich jak:

• Zdolność do zarządzania dynamiką grupową i interpersonalną
• Potężne słuchanie
• Doskonała komunikacja werbalna i niewerbalna
• Kreatywne myslenie
• Empatia
• Zrozumienie procesów i struktur grupowych
• Zarządzanie czasem i struktura
• Centrum

Wykwalifikowany facylitator może albo pochodzić z firmy lub zostać przywieziony jako ekspert zewnętrzny.

Ułatwienie grupy

W grupach facylitatorzy używają różnych metod do wygładzania przejść i utrzymania spotkań we właściwym kierunku:

• Prezentowanie treści lub informacje o refazowaniu, aby można je było łatwo zrozumieć.
• Zapewnienie odpowiedniej struktury na spotkanie, szkolenie lub sesję budowania zespołu, aby realizację podstawowej misji.
• Rysowanie pytań i możliwych rozwiązań uczestników w celu zbudowania spójnego sposobu myślenia.
• Promowanie wspólnej odpowiedzialności za wynik spotkania.

Wiele zespołów nie ma lidera, który może pomóc w ich rozwoju, zarządzać trudnymi dyskusjami lub utrzymywać koncentrację i produktywność spotkań. Ułatwienie grup lub zespołów utrzymuje uczestników na bieżąco i pracuje nad konkretnymi celami.

Korzystanie z ułatwienia w zarządzaniu konkurencyjnymi rozmowami

Jedną z powszechnych przeszkód w tworzeniu skutecznych relacji roboczych są znane jako konkurujące rozmowy. Kiedy tak się dzieje, grupy nie są w stanie komunikować.

Skuteczne ułatwienie grupy na spotkaniach może pomóc zarządzać interakcją konkurujących rozmów, kontrolować przepływ spotkania i uczyć zespołów, jak skuteczniej komunikować się ze sobą. Niektóre techniki stosowane przez facylitatory do promowania komunikacji obejmują:

• Sygnały niewerbalne: Uniesienie brwi lub machanie do uczestników może przekazać potrzebę zatrzymania lub wycofania się. Zatrzymanie osoby, która ma podłogę na minutę, podczas gdy inni uczestnicy dołączają do grupy, mogą być bardziej skuteczne, jeśli wykonane bez słów, co może sprawić, że jednostki poczuli się wyróżnieni lub umieszczą na miejscu.
• Zadawać pytania: Facylitator może zapytać jednego z członków grupy uczestniczącej w konkurencyjnej rozmowie o krótkie podsumowanie dyskusji do tego momentu lub sugerować, że dzielą się pomysłami z resztą uczestników. To wprowadza poboczną rozmowę do głównej rozmowy i przypomina uczestnikom ogólny cel spotkania.
• Bezpośrednia interwencja: Facylitatorzy mogą poprosić członków grupy o konkurencyjną rozmowę o ponowne omówienie dyskusji grupowej. Odbywa się to neutralnym, zachęcającym tonem, bez użycia sarkazmu lub gniewu. Bezpośrednia interwencja jest skuteczna, ale może zawstydzić członków zespołu, którzy nie byli świadomi ich zachowania lub nie wchłonęli wcześniejszych subtelnych wskazówek.
• Sygnały grupowe: Sygnał grupowy, taki jak wykonanie znaku limitu czasu i utrzymanie palca wskazującego, może zostać z wyprzedzeniem uzgodnić. Może być użyte przez facylitatora, aby przypomnieć wszystkim o przeprowadzeniu jednej dyskusji na raz. Jest to szczególnie skuteczne w perspektywie długoterminowej, ponieważ zespoły mogą nadal go używać po tym, jak facylitator już z nimi nie pracuje.

Indywidualne ułatwienie

Ułatwienie można również stosować indywidualnie, zwykle w celu rozwiązania problemów jeden na jednego między współpracownikami lub między pracownikami a ich menedżerami.

Indywidualne ułatwienie można wykorzystać do rozstrzygnięcia nieporozumień, wyznaczania wzajemnych celów lub podsumowania projektu, procesu lub doświadczenia. W takich przypadkach facylitator zapewnia strukturę, treść i proces, które pracownicy muszą osiągnąć wzajemnie satysfakcjonujące rozwiązanie.

Indywidualnie lub w grupach, wielu pracowników nie ma umiejętności, pozwolenia i wsparcia potrzebnego do skutecznego ułatwienia własnych procesów pracy lub rozwiązywania konfliktów. Za pomocą ułatwienia firmy mogą stworzyć kulturę szacunku i pracy zespołowej, umożliwiając swoim pracownikom osiągnięcie wyników niemożliwych do arbitrażu.