Najlepsze błędy księgowe, których należy unikać

Błędy rachunkowości zdarzają się od czasu do czasu, ale można uniknąć wielu typowych błędów rachunkowości przy odpowiednim planowaniu i przygotowaniu. Wszyscy wiemy, że skorygowanie błędu zwykle zajmuje więcej czasu, niż za pierwszym razem. Co ciekawe, tańsze jest również identyfikacja i poprawienie błędów wcześnie w projekcie, zamiast czekać na rozwiązanie problemu.

Jeśli traktujesz swoją firmę jak projekt długoterminowy, będziesz chciał być proaktywny, zdając sobie sprawę z typowych błędów, które inni popełniają i poprawią je wcześnie, co nie tylko zaoszczędzi czas, pieniądze i bóle głowy firmy, ale także bóle głowy, ale także bóle głowy Daj ci przewagę konkurencyjną na rynku z bardziej usprawnioną operacją i lepszą satysfakcją klientów. Poniżej znajdują się powszechne błędy księgowe, które każdy CPA popełnił właściciele małych firm.

01 z 06

Nieprzestrzeganie procedur rachunkowości

Nawet właściciele małych firm, osoby prowadzące działalność na własny rachunek i freelancerzy powinni założyć formalne, udokumentowane i szczegółowe procedury zarządzania procedurami księgowymi i księgowymi, a także wykonywania innych rutynowych zadań.

Pomocnym krokiem jest opracowanie znormalizowanych formularzy i list kontrolnych w celu ukończenia w celu zapewnienia spójności i dokładności. Na przykład będziesz chciał udokumentować proces konfigurowania nowych dostawców.

Będziesz potrzebować nazwiska, adresu, numeru telefonu i numeru identyfikacyjnego dla pracodawcy (EIN), wśród innych dokumentów, takich jak certyfikaty ubezpieczeniowe, listy rekomendacji lub podpisane umowy. Następnie musisz wprowadzić te informacje do swojego oprogramowania księgowego, aby można było przetwarzać płatności.

Będziesz chciał poświęcić czas potrzebny na rozważenie informacji potrzebnych do zebrania od dostawców, opracowania znormalizowanego formularza lub listy kontrolnej, aby upewnić się, że otrzymasz te informacje, a następnie mieć pisemną polisę, którą Twoi pracownicy mogą przestrzegać.

02 z 06

Praca bez budżetu

Utwórz budżet, aby mieć linię bazową, aby ocenić wyniki operacyjne swojej firmy. Budżety są nie tylko przydatne w ograniczaniu nadmiernych wydatków, ale można je wykorzystać do ustalenia realistycznych, pisemnych celów finansowych. Budżety powinny być zawsze oparte na rzeczywistości, ale z pewnością możesz wykorzystać swój budżet, aby ustalić rozsądne cele finansowe, niezależnie od tego, czy zwiększa przychody, czy zmniejszenie wydatków operacyjnych.

03 z 06

Popełnianie błędów wprowadzania danych

Błędy wprowadzania danych występują od czasu do czasu. Chociaż nie możesz zapobiec wszystkim błędom wprowadzania danych, możesz mieć zasady, aby w odpowiednim czasie przeprowadzić różne uzgodnienia, aby upewnić się, że wpisy danych są szybko wykryte i można je poprawić.

Na przykład będziesz chciał wykonywać comiesięczne uzgodnienia bankowe, a także konta należności i płatnych uzgadniania. Możesz także uruchomić wariancje budżetowe, aby zidentyfikować możliwe błędy w klasyfikacji przychodów lub wydatków lub okresowo prowadzić rachunki klientów lub raporty płatności dostawców, aby upewnić się, że wszystkie wpływy i wypłaty wydają się uzasadnione.

Należy przejrzeć niezwykłe transakcje, aby upewnić się, że nie popełniono błędów wpisowych danych i że transakcje są dokładne.

04 z 06

Brak kopii zapasowej oprogramowania księgowego

Musisz regularnie tworzyć kopie zapasowe oprogramowania księgowego i innych danych. Wiele programów księgowych małych firm ma funkcję, która pozwala skonfigurować automatyczną kopię zapasową programu księgowego.

Użyj tego. Powinieneś również poświęcić czas na sprawdzenie dwukrotnie plików kopii zapasowych, nawet posuwając się nawet do użycia pliku kopii zapasowej, aby sprawdzić, czy możesz uruchomić swoją firmę jak zwykle z nią.

Czasami pliki uszkodzone; Czasami nie tworzysz kopii zapasowych wszystkich potrzebnych danych. Szybka kontrola może zidentyfikować problemy z procesem tworzenia kopii zapasowych, abyś mógł upewnić się, że masz wszystko, czego potrzebujesz, aby kontynuować prowadzenie firmy, jeśli powinna nastąpić potrzeba.

05 z 06

Robię za dużo samego samego siebie

Outsourcing zadań administracyjnych, które nie dodają wartości dla Twojej firmy, może być przewagą.

Na przykład księgowy podatkowy jest prawdopodobnie lepiej zorientowany w prawie podatkowym niż ty, więc outsourcing planowania podatku i przygotowanie do księgowego pozwoli ci obniżyć zobowiązanie podatkowe, zwiększyć zgodność podatkową i pozostawić więcej czasu na poświęcenie na generując przychody zajęcia.

Wielu właścicieli małych firm nie chce przekazywać odpowiedzialności innym zdolnym specjalistom, ale outsourcing rachunkowości, legalnej, IT i innych funkcji administracyjnych może zmniejszyć błędy i zwiększyć rentowność, jeśli mądrze korzystasz z nowo odkrytego czasu.

06 z 06

Nieprzestrzeganie prawidłowego kategoryzacji dochodów i wydatków

Metoda rachunkowości na buty prawdopodobnie nie jest dobrym wyborem dla małych firm z więcej niż tylko kilkoma transakcjami rocznie. Wszelkie pieniądze przychodzące i wyjścia z firmy muszą zostać przypisane do odpowiedniej kategorii.

Właściciele firm, którzy są na bieżąco z rejestrami księgowymi, nie napotykają błędów. Będą wiedzieć, kto został rozliczony, ile i czy klient zapłacił.

Przekonasz się również, że przygotowanie podatkowe na koniec roku będzie znacznie gładsze niż próba ponownego ponownego uznania zapisów potrzebnych do przygotowania zeznania podatkowego swojej firmy tuż przed należnym zwrotem.