Wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla przychodzących połączeń telefonicznych

Połączenia telefoniczne przychodzące mogą zjeść dużo czasu i poważnie zmniejszyć wydajność, odciągając cię od innych zadań. Ale podobnie jak istnieją sposoby obsługi wychodzących połączeń telefonicznych, które poprawiłyby zarządzanie czasem, istnieją sposoby na przycięcie czasu spędzonego na połączeniach przychodzących. I możesz to zrobić, nie będąc niegrzecznym wobec osoby, która cię nazywa. Te wskazówki dotyczące odpowiedzi na telefon sprawi, że będziesz bardziej wydajny i produktywny.

Odpowiedz z odpowiednim powitaniem telefonu biznesowego

Na przykład podczas odbierania telefonu powiedz coś takiego jak: „Cypress Technologies, Susan Mówią. Jak mogę ci pomóc?„To nie tylko pozwala dzwoniącemu wiedzieć, że dotarli do firmy, ale stawia na nich ciężar, aby odpowiedzieć na pytanie, oszczędzając czas na bezczynnych pytach lub pytach eksploracyjnych, takich jak”, czy te technologie Cypress?"

Pomyśl i priorytety podczas mówienia

To połączenie najlepiej obsługiwane teraz lub później? Wiele połączeń telefonicznych otrzymywane przez firmy to szybkie zapytania, na które można łatwo odebrać, takie jak: „Jak późno jesteś otwarty?„Ale inne obejmują bardziej złożone i czasochłonne odpowiedzi. Jeśli tak jest, powiedz dzwoniącemu i zapytaj, kiedy wygodnie byłoby oddzwonić do nich, aby omówić to.

Użyj parafrazowania i podsumowania

Jeśli rozmawiasz z kimś przez telefon, który wydaje się chcieć rozmawiać lub błąkać się od punktu, powiedz coś takiego jak: „Więc słyszę, jak mówisz…” lub „więc kluczowe punkty to…” lub „ wstaw podsumowanie) uczciwe podsumowanie tego, co mówiłeś?„Trudno być rozmownym z kimś, kto odmawia rozmowy.

Zamknij każde połączenie podsumowaniem akcji

Chociaż w większości przypadków zajmie to tylko kilka sekund, może to zaoszczędzić dużo czasu, unikając błędów i potrzeby podwójnego sprawdzania. Na przykład, po rozmowie, podczas której zorganizowałeś spotkanie z klientem, możesz powiedzieć: „Dobrze. Spotkam się z tobą w twoim biurze pod adresem (wstaw lokalizację) o 10 A.M. Jutro i przejdziemy razem próbki."

Zachowaj podkładkę na telefony

Jest to nie tylko dobre do zarządzania czasem i skupienie się podczas połączenia, ale także pomocne dla zarządzania czasem, jeśli chcesz znaleźć lub przejrzeć szczegóły konkretnej rozmowy.

Daj klientom i klientom opcję e -mail

Biorąc pod uwagę opcję, wszyscy klienci wybiorą wiadomość e -mail przez telefon. Upewnij się, że adres e -mail Twojej firmy jest widoczny na Twoich wizytówkach i na stronie internetowej. Jeśli masz ich adresy e -mail, wyślij e -mail do obecnych klientów i klientów, wspominając o opcji e -mail i prezentując ją jako sposób na poprawę komunikacji.

Użyj technologii, aby zarządzać czasem telefonu

Co minimum, Twoja firma powinna mieć pocztę głosową. Skonfiguruj je za pomocą odpowiednich skryptów biznesowych i użyj ich, aby odpowiedzieć na telefon, gdy jesteś poza biurem lub potrzebujesz pracy nad czymś nieprzerwanym. Następnie zaplanuj czas na odbieranie tych wiadomości telefonicznych każdego dnia. Zyskasz cenny czas, grupując połączenia telefoniczne.

Niech osoba odbiera telefon

Powiedziawszy to, ważne jest, aby nie polegać zbytnio na technologii. Uzyskanie maszyny lub gorzej, zautomatyzowany interaktywna odpowiedź głosowa (IVR)-cały czas to prawdziwy wyłączenie, które kosztuje Cię, gdy ludzie nie zawracają sobie głowy pozostawieniem wiadomości lub oddzwonienia. Jeśli odbieranie połączeń telefonicznych zajmuje zbyt dużo czasu w ciągu dnia, rozważ zatrudnienie recepcjonistki lub profesjonalnej usługi odbierania, aby odebrać za Ciebie telefon. Koszt posiadania kogoś innego, może być więcej niż zrekompensowane wzrostem wydajności i lepszej sprzedaży.

Zdobądź osobną linię biznesową w domu

Jeśli prowadzisz działalność domową, musisz mieć drugi telefon tylko z własną pocztą głosową. Jest to nie tylko bardziej profesjonalne, ale pozwoli ci zaoszczędzić czas, jaki potrzebuje przeglądania wiadomości i ustalenie, które z nich są związane z biznesem.

Zachowaj pisemny skrypt do często zadawanych pytań

Mieć krótki dokument FAQ dla najczęstszych pytań, które otrzymujesz przez telefon. Oszczędza czas i Twoich pracowników, jeśli nie muszą szukać odpowiedzi lub myśleć o tym, jak odpowiedzieć na konkretną prośbę.

Opanuj swój telefon

Pamiętaj, że telefon powinien być narzędziem biznesowym, a nie na natośnym czasach, które rządzi Twój dzień pracy. Obsługa połączeń telefonicznych zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi zarządzania czasem pomoże ci być bardziej wydajne, poprawić wydajność i odłożyć telefon w odpowiednim miejscu, w którym prowadzisz działalność, a nie uruchamiać cię poszarpanym.