Znaczenie dokumentacji w zasobach ludzkich

Dokumentacja to pisemny i zachowany zapis zdarzeń zatrudnienia pracownika. Dokumenty te składają się z elementów rządowych i prawnie upoważnionych, dokumentów wymaganych przez politykę i praktykę firmy, dokumenty sugerowane przez najlepsze praktyki zasobów ludzkich oraz formalne i nieformalne zapisy dotyczące zdarzeń związanych z zatrudnieniem.

Dokumentacja o zapisie zatrudnienia

Zapis dokumentacji pracownika jest pisemnym opisem jego działań, dyskusji, incydentów coachingowych, świadkami naruszeń polityki, działań dyscyplinarnych, pozytywnych wkładów, nagrody i uznania, badań, braku spełnienia wymagań i celów, oceny wydajności i innych.

Pomyśl o dokumentacji zatrudnienia jako o historii relacji pracownika z organizacją dla dobrego i chorych.

Utrzymanie tych zapisów pozwala pracodawcy i pracownikowi zachować pisemną historię wydarzeń i dyskusji, które miały miejsce w każdym konkretnym wydarzeniu. Dokumentacja stosunku zatrudnienia zawiera pisemny rekord, który może być niezbędny do wspierania takich działań, jak promocja pracowników, podwyżki wynagrodzeń pracowników i dyscyplinarne działanie, w tym rozwiązanie zatrudnienia.

Dokumentacja o pracownikach, w razie potrzeby, jest ogólnie zarówno pozytywna, jak i negatywna. Jest faktyczny, a nie osądzający. Opisuje zdarzenia, jakie pojawiają się, nie oparte na opiniach i przemyśleniach na temat wydarzenia. Dokumentacja opisuje również działania, które zostały podjęte w znaczących przypadkach, takie jak zapewnienie formalnego uznania pracowników lub podejmowanie działań dyscyplinarnych.

Pamiętaj, że musisz utworzyć dokumentację tak blisko, kiedy incydent nastąpi, aby rekordy były terminowe, szczegółowe i dokładne. 

W postępowaniu sądowym dokumentacja na temat wcześniejszych wyników pracownika ma często kluczowe znaczenie dla wyniku doświadczenia pracodawcy z wydarzenia. Celem jest sprawiedliwy obraz wydajności pracownika bez skupienia się wyłącznie na negatywnych wydarzeniach.

Rodzaje dokumentacji

Zasady, procedury, podręcznik pracowników i plany rozwoju wydajności są również formami dokumentacji, które odnotowują oczekiwane zachowanie pracowników i wymagania w miejscu pracy w celu utrzymania uporządkowanego, uczciwego miejsca pracy, w którym pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje.

Dane są również pisemnymi oświadczeniami oskarżonego, oskarżyciela i świadków wrogich wydarzeń w miejscu pracy, które obejmują niewłaściwe postępowanie pracowników, takie jak molestowanie seksualne lub kolejne poważne przekroczenie.

Niniejsza dokumentacja zawiera również stałe zapisy, takie jak podpisany wniosek o zatrudnienie, pisemne odniesienia do zatrudnienia, materiały aplikacyjne, takie jak CV i listy motywacyjne oraz kontrole przeszłości. Utrzymuj oprócz pliku personelu pracownika, inne dokumenty, takie jak formularz I-9 (który weryfikuje uprawnienia pracownika do pracy w U.S.) jest również utrzymywany, podobnie jak dokumentacja medyczna, zapisy FMLA i tak dalej.

Dokumentacja może być również nieformalna, jak w zapisie menedżera o jego dyskusjach z pracownikiem w ciągu roku. Ważne jest, aby menedżerowie utrzymywali tę dokumentację na temat wszystkich swoich pracowników sprawozdawczych. Żaden pracownik nie powinien być wyróżniony z powodu wydajności dokumentowania. Traktowanie jednego pracownika inaczej niż pozostałe może być interpretowane jako dyskryminacja w późniejszym terminie.

Dokumentacja może być formalna i zachowana w pliku personalnym pracownika. Oczekuje się, że pracownicy podpiszą tę dokumentację, aby potwierdzić, że otrzymali kopię, i dokonali przeglądu zawartości w całości. Podpis pracownika nie oznacza zgody z oświadczeniami w dokumentacji.

Korzystanie z dokumentacji

Zaleca się również dokumentację krytycznych incydentów, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych.

Organizacje mogą korzystać z dokumentacji, którą utrzymują na inny sposób. Mogą one obejmować procedury, instrukcje pracy i instrukcje oprogramowania komputerowego, aby wymienić tylko kilka, ale do celów funkcji zasobów ludzkich są to powszechne zastosowania dokumentacji. Następna sekcja przedstawia instrukcje dotyczące odpowiedniego dokumentowania.

Próbki dokumentacji wydajności

Dokumentacja na temat wyników pracownika pozwoli ci dyscyplinować, zakończyć lub uczciwie promować, nagradzać i rozpoznać pracowników. Bez dokumentacji uzasadnienie któregokolwiek z tych działań jest trudne i potencjalnie ryzykowne dla pracodawcy.

Pracodawca musi unikać potencjalnych oskarżeń o dyskryminujące traktowanie pracowników. Pomijając wszystkie legalność, dobrzy pracodawcy chcą stworzyć środowisko pracy, które jest sprawiedliwe, spójne i wspierające cele pracowników i plany kariery.

Środowisko to jest wspierane przez profesjonalną dokumentację menedżera o zachowaniu i działania wymagające korekty lub ulepszeń. Jak je dokumentować, zostało szczegółowo omówione wcześniej. Poniższe sytuacje podają więcej przykładów odpowiedniej dokumentacji.

Dokumentowanie spóźnienia i absencji

Zło:

Mark zwykle spóźnia się do pracy. Mark tęskni za zbyt dużo pracy.

Prawidłowy:

1 kwietnia: Mark wezwał chorych i opuścił osiem godzin pracy.

4 kwietnia: Mark przybył do pracy o 10 A.M., Dwie godziny późno po zaplanowanym czasie rozpoczęcia.

6 kwietnia: Mark zaplanował wizytę u lekarza, a następnie zatrzymał się w domu, aby zainstalować nowy piec.

12 kwietnia: Mark wezwał chorych i opuścił osiem godzin pracy.

Dokumentowanie wydajności

Zło:

Maryja jest niewiarygodna. Prawie nigdy nie robi tego, co zobowiązała.

Prawidłowy:

2 maja: Mary obiecała, że ​​pierwszy projekt propozycji produktu będzie dostępny do przeglądu na dzisiejszym cotygodniowym spotkaniu. Mary nie wyprodukowała projektu dokumentu zgodnie z oczekiwaniami. Powiedziała, że ​​była zbyt zajęta, a ludzie, których potrzebowała, nie wrócili z nią.

Menedżer odpowiedział: jakiej pomocy potrzebowałeś? Informacja? Kto nie wrócił do ciebie i czego potrzebujesz od nich?

Carl i Michael musieli zaktualizować Mary o ich postępach.

Co sprawia, że ​​jesteś tak zajęty, że nie miałeś czasu, aby kontynuować swoje zaangażowanie? Podejmuje zbyt wiele zobowiązań z ograniczonymi godzinami, aby je spełnić.

Co mogę zrobić żeby ci pomóc?

Kiedy udostępnisz projekt dokumentu do recenzji? 

Podsumowując

Próbki te zawierają przegląd tego, jak wygląda skuteczna dokumentacja w porównaniu z dokumentacją, która jest napisana niepoprawnie. Postępuj zgodnie z tą poradą, aby skutecznie i prawnie dokumentować zasady, wydajność i wydarzenia w miejscu pracy.

Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane dla dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatowe przepisy dotyczące publiczności i zatrudnienia, różnią się w zależności od państwa i kraju. Proszę o pomoc prawną lub pomoc stanu, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Ta informacja jest przeznaczona do wskazówek, pomysłów i pomocy.