Najlepsze praktyki dla plików personelu pracowników

Pracodawcą dobrym pomysłem jest utrzymanie pliku personelu dla każdego pracownika. Dokumentacja historii zatrudnienia, zapisy wkładu i osiągnięć, powiadomienia dyscyplinarne, promocje, plany rozwoju wydajności i wiele więcej należą do pliku personelu. Odpowiedzialni, uważni pracodawcy również przechowują więcej niż jeden personel, ponieważ każdy typ pliku ma treść odpowiednią do ich celu.

Pracodawca ma dobre powody, aby zachować kilka plików personelu, a niektóre do celów najlepszych praktyk zatrudnienia. Dokumentacja jest potrzebna, aby pracodawca miał dokładny obraz historii zatrudnienia pracownika. Dokumentacja wspiera decyzje pracodawcy i może prawidłowo chronić pracodawcę.

Zawartość pliku personalnego zawiera historyczny przegląd ważnych wydarzeń podczas kariery pracownika. Popierają decyzje podejmowane na temat pracownika i jego kariery. Pokazują uzasadnienie pracodawcy za zatrudnienie, promocje, przeniesienie, nagrody i uznanie oraz decyzje zwalniające.

Różne wytyczne są powiązane z różnymi typami plików personalnych

Ponieważ zalecane są kilka rodzajów plików personalnych, z każdym typem pliku personalnego powiązane są różne reguły i wytyczne.

Na przykład większość organizacji nie pozwala kierownikowi pracownika na dostęp do ogólnego pliku personalnego. Oczekują, że menedżerowie będą zachować odpowiednią dokumentację we własnym pliku pracownika zarządzania, który nie jest oficjalnym aktem personelu.

• Każdy typ pliku personelu ma inny powód istniejącej i innej treści, w oparciu o ten powód.
• Każdy typ pliku personelu jest przechowywany inaczej.
• Dostęp do akt personelu jest ograniczony do niektórych pracowników w większości organizacji. Wiele organizacji ogranicza akta personalne wyłącznie do personelu zasobów ludzkich. Różne typy plików personelu mają również różne wytyczne dotyczące dostępu.
• Dostęp do pracowników do jego akt personelu jest dozwolony, ale większość pracodawców ustanawia wytyczne dotyczące dostępu do pracowników z zasadą dostępu do pliku personelu w podręczniku pracowników. (Różne stany i jurysdykcje mają różne zasady, więc bądź na bieżąco z wymaganiami dotyczącymi lokalizacji.)
• Departament Zasobów Ludzkich jest właścicielem i jest odpowiedzialny za pliki pracowników pracowników.

Zalecane pliki personalne

Oto zalecane rodzaje plików personalnych i co musisz wiedzieć o pracy z nimi.

Plik personalny pracownika

To jest główny personel, który pracodawca utrzymuje dla każdego pracownika. Akta personalne przechowuje historię zatrudnienia każdego pracownika. To właśnie musisz wiedzieć o pliku personelu pracowniczym.

Plik medyczny

Zgłoszenie medyczne dla pracowników ma poważne ograniczenia prawne, które pracodawca musi znać i zwrócić uwagę. Oto, co musisz wiedzieć o poufności i zawartości pliku medycznego pracownika.

Plik płacy

Dostęp pracownika do pliku płac pracowniczych jest mniej restrykcyjny niż dostęp do pliku medycznego lub personelu. Plik płac zawiera informacje o wynagrodzeniach, wyborze świadczeń, zmianach stawki płac, dodatku i innej dokumentacji prawnej, która wpływa na wypłatę pracownika. Różni pracownicy rachunkowości i zasobów ludzkich uzyskują dostęp do informacji w pliku płacowym.

Plik formularzy I-9 dla pracowników

Ze względu na prawa do dostępu różnych agencji rządowych postępujesz zgodnie z najlepszymi praktykami, utrzymując osobny akt dla wszystkich formularzy I-9 pracowników. Nie chcesz, aby agencje rządowe wbijają się w główny personel pracowników. Dowiedz się więcej o przechowywaniu formularzy I-9.

Polityka dostępu do plików personelu dla pracowników

Chcesz umożliwić każdemu pracownikowi wiedzieć, co jest w jego pliku personalnym, ale musisz kontrolować integralność, kompletność i dokładność pliku. Utrzymanie poufności pracowników i pracodawców i ograniczonego dostępu jest zapewnione w zasadzie dostępu do plików personelu.

Czego nie należy uwzględnić w pliku pracowniczym

Szukam wytycznych dotyczących treści, które nigdy nie powinny być uwzględnione w pliku pracowniczym pracowników? Oto moje najlepsze rekomendacje dotyczące treści, które chcesz utrzymać w osobnej, nieformalnej lokalizacji lub w ogóle nie zachować. Zatrzymanie niepotrzebnej i czysto opinii dokumentacji może cię zranić.

Dokumentacja

Czy wiesz, czym jest dokumentacja? Słowo, dokumentacja, często pojawia się w świecie zatrudnienia i zasobów ludzkich. Ale znaczenie dokumentacji i dlaczego możesz chcieć udokumentować określone zdarzenia związane z zatrudnieniem, jest dokładnie omówione w tym artykule „Znaczenie dokumentacji w zasobach ludzkich.„Spójrz, ponieważ właściwa dokumentacja jest niezbędna do dokładnych plików zatrudnienia.

Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane dla dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatowe przepisy dotyczące publiczności i zatrudnienia, różnią się w zależności od państwa i kraju. Proszę o pomoc prawną lub pomoc stanu, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Ta informacja jest przeznaczona do wskazówek, pomysłów i pomocy.