Przewodnik po konferencji krok po kroku

Zorganizowanie konferencji od podstaw wymaga ogromnej ilości przemyślenia i gromadzenia danych. Cały proces może potrwać kilka lat w zależności od wielkości grupy, ale możliwe jest uruchomienie udanej konferencji w ciągu jednego roku, jeśli możesz podejmować szybkie decyzje.

Rzeczywistość planowania konferencji polega na tym, że bez żadnego doświadczenia możesz stracić dużo czasu na nadmiernym myśniu każdego małego szczegółu, pomijając ważniejsze problemy. Aby uprościć proces dla pierwszorzędnych, przedstawiliśmy najważniejsze kroki, jednocześnie zapewniając linki do naszych bardziej szczegółowych instrukcji na każdy konkretny temat. Rezultatem jest przewodnik planowania konferencji, który pomoże Ci zacząć od solidnego szablonu.

Krok 1: Wykonaj wizję swojej konferencji

Każde wydarzenie zaczyna się od wizji, ale musisz przekształcić swoją wizję w słowa i liczby, aby zmierzyć koszty i podejmować świadome decyzje dotyczące planowania. Po pierwsze, musisz zacząć od podstaw planowania wydarzeń, takich jak kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego.

Krok 2: Tworzenie biznesplanu

O ile Twoja konferencja jest finansowana przez dotację lub organizację, będziesz musiał ustalić, skąd pochodzą twoje pieniądze i do czego są używane. Pierwsza część tego równania, przychód, powinien zostać obliczony na początku procesu planowania.

Teraz, aby podać cenę na konferencji, musisz mieć pojęcie o tym, co planujesz zaoferować uczestnikom. Twój plan podróży i głośników będzie współczynnikiem sprzedaży dla potencjalnych rejestrujących.

Krok 3: Porównanie miejsc i usług

Po bardziej szczegółowym pomyśle o tym, kiedy odbędzie się Twoja konferencja i ile osób chcesz uczestniczyć, możesz zacząć kupować odpowiednie miejsce. Należy pamiętać, że wybór miejsca określi również Twoje koszty cateringowe i audio/wizualne. Wynika to z faktu, że większość centrów konferencyjnych i hoteli wydarzeń wymaga korzystania z ich usług wewnętrznych na wszelkie wydarzenia na miejscu.

Większość konferencji będzie musiała zapewnić jakieś nocne zakwaterowanie dla gości podróżujących spoza regionu. Ta konieczność tworzy kolejny zestaw rozważań, aby uwzględnić decyzję o miejscu.

Krok 4: Rekrutacja i zarządzanie rejestrującymi

Nawet najpopularniejsze konferencje muszą skutecznie sprzedawać swoje wydarzenie, aby wypełnić każde miejsce w domu. Frekwencja jest najważniejszym czynnikiem sukcesu Twojego wydarzenia. Dobre liczby frekwencji przynoszą przychody i możliwości sponsorowania. I im więcej zarejestrowanych osób spowoduje większe zapotrzebowanie na oferty reklam. Krótko mówiąc, jeśli potrafisz narysować tłum, wszystko inne ulegnie znacznie łatwiej.

Zarządzanie rejestracją staje się trudniejsze wraz ze wzrostem wydarzenia. W tym miejscu internetowy system rejestracji może pomóc w śledzeniu numeru, przetwarzania płatności i organizacji danych.

Krok 5: Planowanie szczegółów na miejscu

Wreszcie, po zorganizowaniu i wdrożeniu elementów biznesowych konferencji, możesz zacząć myśleć o szczegółach na miejscu. Obejmuje to sposób, w jaki uczestnicy będą poruszać się po konferencji, ogólny układ każdego pokoju oraz dystrybucję żywności i napojów. Jest to część planowania konferencji, którą większość ludzi kojarzy z planowaniem wydarzeń. Najlepszym sposobem na koordynację wszystkich szczegółów jest przejście przez trasę tak, jak to zrobiliby twoje goście. Wyobraź sobie, jak będą myśleć i działać w każdym momencie w ciągu dnia, aby rozwiązać problemy, zanim się pojawią.

Krok 6: Wskazówki dotyczące zarządzania wystawami

Konferencje zazwyczaj zawierają obszar wystawowy lub podłogę kongresową, na której sponsorzy i dostawcy wynajmują przestrzeń do promowania swoich produktów. Może to być bardzo lukratywna okazja na konferencję, jeśli dobrze wszystko zorganizujesz. Należy jednak pamiętać, że obszar wystawy będzie wymagał znacznego zaangażowania zarówno czasu, jak i zasobów, więc upewnij się, że jesteś przygotowany do zarządzania potrzebami wielu dostawców, zanim zaliczysz się do tego formatu.