Plan zarządzania interesariuszami

W zarządzaniu projektami plan zarządzania interesariuszami jest formalnym dokumentem opisującym, w jaki sposób zainteresowane strony będą zaangażowani w projekt. Zainteresowany jest osobą lub grupą, która jest zainteresowana projektem. Zastanawiając się, kiedy i sposób zaangażowania interesariuszy, zespół projektowy może zmaksymalizować pozytywny wpływ interesariuszy na projekt.

Czym są interesariusze?

Zainteresowane strony mogą być wewnętrzne i zewnętrzne wobec organizacji. Przykłady wewnętrznych interesariuszy obejmują kierownictwo i jednostki biznesowe, takie jak rachunkowość i technologia informacyjna. Jednostki biznesowe zazwyczaj mają przedstawicieli w zespole projektowym. Zewnętrznymi interesariuszami mogą być grupy interesu, firmy i organizacje obywatelskie. Rzadko zdarza się reprezentować interesariuszy w zespole projektowym. Dla agencji z organem regulacyjnym regulują branże, są zwykle najważniejszą zewnętrzną grupą interesariuszy dla każdego projektu. Jeżeli zespół projektowy zidentyfikował interesariuszy, należy rozważyć zainteresowanie w planie zarządzania zainteresowanymi stronami.

Niepraktyczne jest, aby zespół projektowy składał się z członków reprezentujących każdą grupę interesariuszy. W wielu przypadkach jest to niemożliwe. Jednak zespół projektowy potrzebuje wkładu i wpisu od interesariuszy, aby projekt odniósł sukces. Na przykład organizacja rządowa chce całkowicie odnowić i zmodernizować swój najczęściej używany program własny. Prawie wszyscy w organizacji w jakiś sposób korzystają z programu. Każdy typ użytkownika nie może być bezpośrednio reprezentowany w zespole projektowym, więc zespół opracowuje sposoby gromadzenia informacji od interesariuszy i decyduje o sposobach informowania interesariuszy o statusie projektu. Te metody gromadzenia strategii wejściowych i komunikacyjnych są udokumentowane w planie zarządzania zainteresowanymi stronami.

Plan komunikacji interesariuszy vs

Między planem zarządzania zainteresowanymi stronami i planem komunikacji i planem komunikacji i planem komunikacji może być znaczna ilość krwawienia. Ich funkcje są bardzo podobne. Plan zarządzania interesariuszami jest szerszy, ponieważ ułatwia wkład w projekt, a także przedstawia wyniki. Plan zarządzania zainteresowanymi stronami jest węższy, ponieważ dotyczy tylko osób z zainteresowaniami, podczas gdy plan komunikacji może obejmować szerszą publiczność.

Ewolucja

Plan zarządzania interesariuszami jest zazwyczaj przechowywany przez kierownika projektu. W trakcie projektu kierownik projektu dokonuje przeglądu planu zarządzania interesariuszami i okresowo sprowadza go do zespołu projektowego, aby rozważyć aktualizacje. Projekt może wyglądać zupełnie inaczej w środku czasu, niż na etapach planowania, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że dokumenty przewodnie projektu zostaną zmienione, jeśli wymagają okoliczności.

Przykład

Oto przykład tego, jak plan zarządzania interesariuszami może się zmienić w trakcie projektu. Agencja państwowa rozpoczyna projekt tworzenia przepisów. Na początku sponsor projektu i kierownik projektu wymyślił listę interesariuszy, aby wprowadzić w plan zarządzania zainteresowanymi stronami. Jednym z pierwszych zadań zespołu projektowego jest rozwinięcie planu. Po kilku miesiącach członek zespołu projektowego identyfikuje interesariusza, o którym nikt nie pomyślał na początku projektu. Kierownik projektu dodaje nowego interesariusza do planu i zwołuje spotkanie zespołu projektowego, aby omówić sposób zaangażowania nowego interesariusza. Gdy zespół zdecyduje, co robić, kierownik projektu poinformuje sponsora projektu.

Plan zarządzania zainteresowanymi stronami to żywy dokument. W miarę zmiany projektu plan zarządzania zainteresowanymi stronami może się z nim zmienić, aby lepiej zaspokoić potrzeby projektu. Dzięki zwinnym planowi zarządzania zainteresowanymi stronami zespół projektowy może odpowiednio gromadzić wkład i informacje zwrotne od interesariuszy, a także informować te interesariuszy.