Przegląd plików personelu i przykładowe zasady pliku

Plik personalny jest zapisaną dokumentacją pracodawców o historii i statusu całego stosunku pracy z indywidualnym pracownikiem. Pracodawca utrzymuje tę dokumentację zatrudnienia w pliku personelu z trzech powodów.

• Jako pracodawca chcesz mieć dokładne informacje i zorganizowane, gdy potrzebujesz dostępu do informacji z dowolnego powodu. Zmiany kontaktów awaryjnych, adresów pracowników, śledzenia ocen wydajności, listów dyscyplinarnych, rozpoznawania pracowników i materiałów dotyczących aplikacji pracy to przykłady informacji, w których pracodawca będzie chciał mieć możliwość szybkiego dostępu.
• Pracodawca musi zachować dokumentację na temat problemów personalnych, takich jak wybór pracowników, wydajność, historia pracy, uzasadnienie odszkodowania i wewnętrzne aplikacje promocyjne, aby wymienić tylko kilka. Roszczenie EEOC, pozew, a nawet potrzeba uzasadnienia braku podwyżki lub awansu na pracownika wymagającego, aby pracodawca zebrał i zatrzymał tego rodzaju dokumentację pracowników.
• Niektóre zapisy pracowników są wymagane przez rządy federalne lub stanowe, aby pracodawcy mogli zachować. Organizacja informacji o pracownikach w aktach personelu ma sens w zakresie dostępu i zgodności prawnej i gotowości.

Rodzaje plików personalnych

Pracodawca ogólnie utrzymuje kilka rodzajów plików personelu, do użytku biznesowego, poufności pracowników, prywatności medycznej i zgodności z prawem. Nie ma prawa, które mówi, ile akt pracodawcy jest zobowiązane do utrzymania, że ​​przepisy obejmują dostęp pracownika do plików i innych praktyk związanych z aktami personelu.

Istnieje jednak wiele przepisów i istnieje najlepsze praktyki personelu dla poufności pracowników, które regulują treść akt personelu i mają dostęp do tych informacji. Są to pliki personalne, które utrzymuje większość pracodawców w USA. (Światowe prawa i praktyki mogą się różnić.)

• Plik personalny: To jest główny plik pracownika zawierający historię stosunku pracy.
• Plik płacy: Chcesz zachować osobny plik dla wszystkich problemów z wynagrodzeniem i świadczeń. Nie chcesz zapewniać personelu płacowego dostępu do informacji personalnych.
• Plik medyczny pracownika: Federalna ustawa o przenośności i odpowiedzialności ubezpieczenia zdrowotnego z 1996 r. (HIPAA) wymaga od pracodawców ochrony dokumentacji medycznej pracowników jako poufnej. Wielu pracodawców trzyma te pliki zablokowane w szufladzie pliku w zablokowanej szafie.
• Formularze pracowników I-9: Musisz utrzymać osobny plik dla wszystkich formularzy pracownika (nie na pracownika) I-9, ponieważ nie chcesz, aby pracownicy rządowi, którzy są upoważnieni do sprawdzenia tych formularzy w różnych okolicznościach, przeglądając główne, poufne pliki pracowników pracowników.

Dostęp do pracowników do plików personelu

Pracownicy mają dostęp do plików personelu pracowniczego pod kierunkiem i nadzorem personelu zasobów ludzkich. Pliki pracowników pracowników są uważane za własność pracodawcy, który obowiązuje ich utrzymanie i ochronę.

Przykładowe zasady pliku personalnego

Poniżej znajduje się przykładowa polityka plików personelu do użytku w Twojej firmie. Omawia różne zalecane pliki i które powinny mieć dostęp do każdego pliku.

Przykładowe zasady dotyczące plików personelu

Firma utrzymuje trzy pliki pracowników dla każdego pracownika.

Pliki personelu

Dla każdego pracownika (nazwa Twojej firmy) jest przechowywana akta personelu (nazwa Twojej firmy). Te pliki personelu zawierają poufne dokumenty oraz są zarządzane i utrzymywane przez personel zasobów ludzkich.

Dostęp do tego pliku jest ograniczony do pracowników HR i zakłada, że ​​menedżer każdego pracownika utrzymuje swój własny plik z dokumentami istotnymi dla wydajności pracownika.

Typowe dokumenty w pliku personelu obejmują wniosek o zatrudnienie, rodzinny formularz kontaktowy, udokumentowana historia działań dyscyplinarnych, CV, Podręcznik pracowników i podpisywanie zbiorców w Willing Plage, aktualne dane osobowe i oceny wydajności pisemnej.

Nie wszystkie pliki personelu zawierają te same dokumenty, ale każdy plik personalny ma pewne dokumenty, które są takie same.

Pliki płac

Pliki płac są również utrzymywane; Pliki płac zawierają historię zadań pracownika, działów, zmian odszkodowania i tak dalej. Dostęp do pliku płac jest ograniczony do odpowiedniej księgowości i pracowników HR.

Plik medyczny pracownika

Utrzymuje się również akt medyczny pracownika. Zawartość pliku medycznego nie jest dostępna dla nikogo oprócz wyznaczonego personelu zasobów ludzkich i pracownika, którego zapisy są zachowane w pliku. Pod nazwą Twojej firmy) pliki medyczne otrzymują najwyższy stopień bezpiecznego przechowywania i poufności.

Przeglądanie plików pracowników

Pracownik może przeglądać swój personel, kontaktując się z personelem zasobów ludzkich w normalnych godzinach pracy. Personel HR umówi się na spotkanie, podczas którego pracownik może wyświetlić zawartość swojego pliku. Żaden pracownik nie może zmienić ani usunąć żadnego dokumentu z pliku personelu, który należy obejrzeć w obecności personelu HR.

Pytania lub obawy dotyczące zawartości i dostępu do plików personelu

Jeśli masz pytania lub obawy dotyczące zawartości zalecanych plików lub możliwości dostępu do nich, skontaktuj się z członkiem personelu HR,

Oświadczenie: Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane dla dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatowe przepisy dotyczące publiczności i zatrudnienia, różnią się w zależności od państwa i kraju. Proszę o pomoc prawną lub pomoc stanu, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Ta informacja jest przeznaczona do wskazówek, pomysłów i pomocy.