Siedem sposobów na zwiększenie komunikacji w Twojej małej firmie

Komunikacja jest podstawą każdego związku w twoim życiu. Bez skutecznej komunikacji mogą wystąpić nieporozumienia, problemy i konflikty między Twoimi pracownikami, klientami i wszystkimi innymi, z którymi się kontaktujesz. Słaba komunikacja może sprawić, że środowisko pracy frustrują i stworzyć dużą liczbę obrotów pracowników.

Te wskazówki mogą pomóc w dostosowaniu umiejętności komunikacyjnych, dzięki czemu możesz zaoszczędzić czas, zmniejszyć stres i stać się bardziej produktywnym, skutecznie komunikując się w interakcjach biznesowych.

Ogranicz rozproszenie uwagi i słuchaj

Większość z nas nie jest bardzo biegła w słuchaniu innych. Wszyscy są rozproszeni, a średnia uwaga w podobno zaczyna się kurczyć. Istnieje kilka działań, które możesz podjąć, aby ograniczyć zakłócenia, abyś mógł skupić się na tym, co mówią inni.

Możesz spróbować zamknąć klienta e -mail, wyłączyć dzwonek telefonu i zamknąć drzwi do biura. Te kilka prostych działań nie tylko zmniejszają twoje zakłócenia, ale także robią to samo dla osoby, której słuchasz, i informuje ich, że się na nich koncentrujesz.

Poświęć czas na skupienie się na osobie przed tobą. Prawdopodobnie masz kilka ważnych problemów, z którymi należy sobie poradzić. Możesz jednak wykorzystać ten czas, aby o nich nie myśleć.

Osoba, której słuchasz, wierzy, że to, co mają do powiedzenia, jest ważna. Zwolnij się i ustal dawanie, które pozwala obu stronom mówić i słuchać. Staraj się nie dokonywać osądów i cierpliwie czekaj, aż skończą mówić. To są pierwsze kroki, które możesz podjąć, aby zostać aktywnym słuchaczem.

Aktywne słuchanie to sztuka słuchania zrozumienia. Istnieje kilka technik, których możesz użyć do zwiększenia umiejętności słuchania i retencji. Podczas słuchania użyj podpowiedzi werbalnych, aby utrzymać przepływ informacji. Podpowiedzi takie jak "Naprawdę? Co wtedy zrobiłeś?„Daje im otwarcie, aby coś wyjaśnić.

Przeformułuj i odezwij to, co mówi ci osoba. Ta informacja zwrotna informuje ich, że słuchasz i rozumiesz. Na przykład, "Więc maszyna działała dobrze, a Bob powiedział ci, że gdybyś to zrobił w ten sposób, maszyna będzie działać lepiej. Potem przestało działać?„Pokazuje zrozumienie okoliczności, które według pracownika doprowadził do załamania sprzętu.

Zazwyczaj, aby uzyskać więcej informacji od osoby, której potrzebujesz, aby zadać pytania zaprojektowane w celu pozyskania właściwych informacji. Osoba, z którą rozmawiasz, może być zbyt podekscytowana, aby cię wysłuchać, ponieważ próbujesz dowiedzieć się, co się dzieje, więc twoje pytania będą zwykle jasne i zwięzłe.

Język ciała to kolejny wskaźnik słuchania. Powinieneś upewnić się, że język ciała nie sugeruje niczego innego niż otwartość i zainteresowanie. Możesz to zrobić, odzwierciedlając pozycje drugiej osoby lub pochylając się, aby się skoncentrować.

Zadaj właściwe pytania

Aby uzyskać informacje, które musisz kogoś zrozumieć, musisz być w stanie zadać właściwe pytania, prezentując otwarty umysł. Rozluźnij swoje ciało, bez skrzyżowania ramion i słuchaj możliwości zadawania pytań.

Zwykle istnieją wskazówki, które powinny cię powiadomić o zadawaniu pytań. Słuchaj słów kluczowych i zwrotów, aby pomóc Ci dowiedzieć się, które pytania rozwiąże potrzebne informacje.

Rozważ przypadek pracownika, który nie osiągnął celów i jest ogólnie niezadowolony w pracy. Jeśli nie zadasz właściwych pytań, możesz nigdy nie dojść do źródła problemu, co może nie być łatwo identyfikowalne.

Gdyby ta osoba była zmotywowana do zatrudniania i wykonywana dobrze do kilku tygodni temu, mogłaby rozwinąć pewne problemy osobiste, nie będą już kwestionować pracy lub mieć problemy z współpracownikiem.

Nie polegaj na spotkaniach w celu uzyskania informacji

Spotkania są jednym z najgorszych ustawień komunikacji między stronami. Ludzie nie będą mówić w swoich umysłach, a w większości sytuacji nie będziesz w stanie odkryć prawdy. Większość ludzi automatycznie wchodzi na spotkania ze swoją obroną.

Spotkania mogą być korzystne dla szybkich odpraw lub bezpośredniej komunikacji informacyjnej, które wszyscy obecni są zainteresowani. Jednak nie ma potrzeby gromadzenia wszystkich, jeśli nie każdy ma udział w tematach, a jeśli nie jest to dobrze zaplanowane i zorganizowane.

Aby uzyskać bardziej skuteczną komunikację, wybierz ustawienie, które jest bardziej prawdopodobne, aby ludzie nie wystawili osobistej bariery. Ustawienia jeden na jednego lub dobrze zaplanowane spotkanie tylko z zaangażowanymi ludźmi ma tendencję do działania, ponieważ koncentruje się to tylko na problemach, z którymi zajmują się.

Połącz metody komunikacji

Komunikacja twarzą w twarz lub głos do głosu jest świetna do wyeliminowania zamieszania, które często wiążą się z e-mailem. Prowadzenie pocztą elektroniczną nigdy nie jest dobrą praktyką, ponieważ eliminuje przyjazne podejście, które możesz podjąć, rozmawiając z kimś, a e -maile rzadko są tak jasne dla publiczności, jak dla nadawcy.

Połączenia wideo to wspaniały sposób na komunikację, ponieważ możesz zobaczyć osobę, z którą rozmawiasz, i udostępniać dokumenty, pracując nad zrozumieniem. Interakcje wizualne są ważne, ponieważ dajemy wskazówki, kiedy rozmawiamy.

Jeśli większość Twojej komunikacji odbywa się w sytuacjach innych niż twarz, możesz tworzyć podsumowujące filmy lub prezentacje, które przedstawiają to, co zostało omówione, jakie są kolejne kroki i kto jest odpowiedzialny za co.

Bądź responsywny

Komunikacja jest jedną z najlepszych metod rozwiązywania konfliktów lub sporów. Jako właściciel firmy, jedna z najgorszych rzeczy, które możesz zrobić w obliczu konfliktu, spór lub skarga jest to ignorowanie. Powinna być odpowiedź natychmiast, nawet jeśli jest to tylko krótkie stwierdzenie, że przyjrzysz się problemowi.

Kiedy ludzie docierający do ciebie uważają, że ich problem jest dla Ciebie ważny i otrzymują informacje zwrotne na temat ich obaw, będziesz bardziej prawdopodobny, że klienci i pracownicy są zadowoleni.

Użyj otrzymywanej informacji zwrotnej

Jeśli już komunikujesz się ze swoimi klientami, pracownikami i współpracownikami, prawdopodobnie regularnie otrzymasz opinie. Możesz tego nie zabiegać, ale aktywny słuchacz może znaleźć informacje wszędzie.

Słuchanie wszystkich, z którymi się kontaktujesz, to kopa złota przydatnych informacji na temat sposobu, w jaki Twoja firma, produkty i usługi są postrzegane przez klientów i potencjalnych klientów.

Aby wprowadzić pozytywne zmiany komunikacji, powinieneś wykorzystać zbierane informacje, aby ulepszyć swoje procesy. Utwórz proces gromadzenia otrzymanych informacji zwrotnych w jednym miejscu, a następnie odłóż czas na regularne odstępy czasu, aby.

Ostatecznie skuteczna komunikacja może być jedną z najważniejszych umiejętności, które korzystasz w swojej firmie. Jeśli twoje umiejętności komunikacyjne mogą wykorzystać pewne dostrajanie, poświęć trochę czasu na analizę, w jaki sposób się komunikujesz. Następnie spróbuj skupić się na sposobach poprawy swoich umiejętności z czasem. Możesz być zaskoczony, ile zwykłego słuchania może zmienić twoje relacje z personelem, klientami, współpracownikami i rodziną.