Lista kontrolna planowania seminarium

Seminarium jest prawdopodobnie najczęstszym wydarzeniem, które organizują planiści. A większość seminariów jest zaplanowana jako 1/2 dnia lub cały dzień. Dla osób zainteresowanych utworzeniem listy kontrolnej do planowania seminarium, następujące zawierają strukturę na wysokim poziomie do planowania i wykonania seminarium.

A dla tych, którzy planują konferencję wielodniową lub wieloosobową, rozważ podobne podejście. Jednak Twoja lista kontrolna planowania seminarium będzie dłuższa.

01 z 10

Potwierdź cel wydarzenia

 Morsa Images / Getty Images 

Przed przeprowadzeniem jakichkolwiek badań dotyczących wyboru miejsca, upewnij się, że znasz podstawowe cele wydarzenia:

• Kim jest publiczność?
• Jaki jest temat seminarium?
• Gdzie powinien być zlokalizowany?
• Dlaczego ludzie będą uczestniczyć?
• Jaki jest program seminarium?

02 z 10

Przejrzyj przewodnik specyfikacji zdarzeń Apex

Rada branżowa konwencji ustanowiła serię narzędzi, które powinny być postrzegane jako doskonałe źródło najlepszych praktyk, które pomogą wydarzeniu lub planistę spotkania w śledzeniu szczegółów wydarzeń związanych z planowaniem. Dzięki bezpłatnym narzędziom do pobierania pomoże każdemu planerowi wydarzeń w utworzeniu listy odpowiednich szczegółów. Obejmuje to, ale nie ogranicza się do:

• Profil zdarzenia (data, godziny, lokalizacja, kontakty itp.)
• Organizator zdarzeń/hosta dane kontaktowe
• Dane kontaktowe dostawcy
• Profil uczestnika
• Potrzebna przestrzeń
• Jedzenie i napoje
• Wymagania A/V
• Funkcja/konfiguracja pokoju

03 z 10

Utwórz profil zdarzenia

Gdy planista ma niektóre z podstawowych pytań dotyczących wydarzenia, nadszedł czas, aby zbadać możliwe miejsca na spotkanie. Ważne jest, aby ściśle współpracować z organizatorem wydarzeń/gospodarzem, aby określić rodzaj miejsca i gdzie seminarium może być najwygodniejsze zarówno dla organizatora, jak i gościa (lista pomysłów może być nieograniczona):

• Lokalny hotel
• Lokalny obiekt konferencyjny
• Prywatna przestrzeń restauracji
• Prywatne muzeum klubu/galeria sztuki

04 z 10

Zarys potrzeby seminarium i propozycje miejsc.

Większość miejsc chętnie udziela oszacowania możliwego seminarium. Kontakt z cateringiem lub sprzedażą będzie wymagał następujących informacji BEO:

• Możliwe daty wydarzenia
• Liczba uczestników
• Styl konfiguracji pokoju (klasa, kształt litery U itp.)
• Czas wydarzenia (konto konfiguracji/łzy)
• Wymagania dotyczące żywności i napojów
• Potrzeby A/V (w tym ekrany, MIC itp.)
• Konfiguracja pokoju

Wskazówka: Zatrudnij technika klimatyzacyjnego, który ma zostać poświęcony wydarzeniu z hotelu.

05 z 10

Potwierdź i/lub opracuj program

Bardzo ważne jest, aby planista wydarzeń ściśle współpracował z organizatorem/gospodarzem wydarzeń, ponieważ program wydarzenia często zmienia się od pierwszej rozmowy do faktycznego dnia wydarzenia. Planista wydarzeń musi być gotowy do dostosowania planu i ściśle współpracować z miejscem, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie.

06 z 10

Potwierdź umowę BEO

Gdy planista zna ukierunkowaną liczbę uczestników i wymagania logistyczne na seminarium, powinni zabezpieczyć przestrzeń zdarzeń i powiązane wymagania. Większość umów powinna umożliwić planistę możliwość zmniejszenia/zwiększenia wymagań dotyczących żywności i napojów do określonej liczby dni przed wydarzeniem. Jednak wiele umów ograniczy, ile pozwoli grupie na zmniejszenie ilości, więc dobrze oszacuj.

07 z 10

Utwórz komunikację i materiały zdarzeń

Jest to przedmiot, w który mogą być zaangażowani niektórzy planiści, podczas gdy inni mogą nie. Zasadniczo niektórzy planiści spotkań będą odpowiedzialni za każdy z poniższych:

• Tworzenie zaproszeń na wydarzenia
• Agenda drukowania i inne materiały
• Zabezpieczenie prezentów/loterii uczestnika
• Produkowanie odznaki nazw
• Oznakowanie i wyświetlacze zdarzeń wysyłkowych

08 z 10

Ściśle współpracuj z hostem wydarzeń, aby sfinalizować logistykę

Przed wydarzeniem istnieje kilka ważnych kroków, które planista spotkania zakończy przed wydarzeniem. Obejmuje to potwierdzenie następujących:

• Mówcy wydarzeń
• Wymagania dotyczące zdarzenia A/V
• Liczba uczestnika wydarzenia
• Role i obowiązki hosta
• Potrzeby materiały zdarzeń (sprawdź wiele razy)

09 z 10

Konfiguracja zdarzeń

Pamiętaj, aby zezwolić na czas w harmonogramie BEO na konfigurację zdarzeń i zaleca się przybycie około dwóch godzin przed wydarzeniem.

Wskazówka: Jeśli seminarium jest zaplanowane rano, poproś kontakt z sprzedażą, aby umożliwić grupę ustanowienie poprzedniej nocy (ale nie zostawiaj niczego cennego na stronie publicznej).

Wszystkie materiały zdarzeń, materiały informacyjne, oznakowanie, wyświetlacze, prezenty, tabele rejestracyjne, odznaki i inne muszą być gotowe na wydarzenie.

Ostrzeżenie: Mówcy czasami zmieniają się poprzedniej nocy i zapewniają nowe prezentacje, które należy dodać do PowerPoint 10 minut przed wydarzeniem.

10 z 10

Wykonanie zdarzenia

Po przygotowaniu nadszedł czas na seminarium. Spodziewaj się następujących:

• Niektórzy uczestnicy zawsze przybędą wcześnie.
• Niektórzy uczestnicy zawsze przybywają późno.
• Często jest jakiś usterka techniczna.