Zakup do zapłaty (P2P) Przegląd łańcucha dostaw

Zakup w celu zapłaty, znany również jako proces P2P, łączy procesy zamówień i całego łańcucha dostaw w ramach firmy za pośrednictwem procesu odbioru towarów, a na koniec do płatności wyemitowanej dostawcy.

W ostatnich latach firmy starannie przyjrzały się zakupowi, aby zapłacić procesy:

• Zmniejsz ogólny łańcuch dostaw i koszty zapasów
• Zwolnij potrzebne gotówkę
• Poprawić wydajność operacyjną
• Podejmować lepsze decyzje finansowe

Oprócz zmniejszenia ogólnego kosztów łańcucha dostaw i zapasów, poprawa zakupu w celu wynagrodzenia może zwiększyć widoczność, która umożliwia zarządzanie możliwość lepszej komunikacji z dostawcą co do miejsca, w którym przedmioty są w procesie dostawy, oraz płatność dla dostawcy.

Elementy zakupu, aby zapłacić proces

Istnieje wiele elementów w procesie P2P, z których każdy jest ważny w całym procesie. Proces rozpoczyna się od pozyskiwania przedmiotów i kończy się płatnością dla wybranego dostawcy.

Pozyskiwanie

Proces P2P rozpoczyna się od działu zakupów proszących przez badania i rozwój lub dział produkcji w celu znalezienia dostawcy specjalnego przedmiotu lub usługi. Dział badań i rozwoju mógł stworzyć specyfikację, w ramach której sprzedawca musi wykonać. 

W niektórych przypadkach przedmiot może być standardowym przedmiotem zapasowym, który jest potrzebny do procesu produkcyjnego, i może wymagać jedynie działu zakupów znalezienia pozycji najlepszej jakości w najlepszej cenie. W zależności od wymaganej pozycji lub usługi dział zakupów może wydać wniosek o cytat (RFQ) lub może wybrać odpowiednich dostawców na podstawie poprzednich relacji.

Umowy

Gdy dział zakupów wybrał odpowiedniego dostawcę lub dostawców, nastąpi proces umowy, w którym dostawcy i dział zakupów wynegocjują umowę na podstawie cen, warunków płatnych i harmonogramów dostaw.

Nabywczy

Po podpisaniu umów między spółką a dostawcą, zamówienia zakupu można zebrać i wysłać do dostawcy. Aby poprawić czas dostawy przedmiotów, firma może wysłać zamówienie zakupu elektronicznie, a nie wysyłać lub faksować.

Wysyłając elektroniczne zamówienie zakupu, informacje można wprowadzić bezpośrednio do systemu komputerowego dostawcy. Aby upewnić się, że istnieje widoczność, dostawca powinien dostarczyć informacje o postępach firmy, takie jak zaktualizowane daty dostawy i dokumenty, takie jak zaawansowane zawiadomienie o wysyłce (ASN).

Otrzymanie towarów

Po wysyłce pozycji od dostawcy następnym krokiem jest dotarcie do klienta. Przedmioty zostaną sprawdzone, aby upewnić się, że ilość jest taka sama jak zamówienie, a także sprawdzanie przedmiotów pod kątem szkód i jakości.

Jeśli wystąpi jakikolwiek problem z otrzymanymi pozycjami, klient poinformuje dostawcę, aby mógł zostać zwrócony lub ustanowiony rabat.

Fakturowanie

Sprzedawca może fakturować klienta w dowolnym momencie po wysłaniu przedmiotów. Korzystając z elektronicznego rozwiązania fakturowania, proces P2P może zostać usprawniony, aby informacje były wprowadzane do systemu płatnego rachunku klienta.

Po otrzymaniu pozycji, dopasowanych do faktury i zamówienia zakupu, może rozpocząć się przetwarzanie faktury.

Przetwarzanie faktury

W procesie P2P należy przetwarzać faktury, aby uzyskać wszelkie rabaty oferowane przez dostawcę. W wynegocjowanej umowie sprzedawca może zaoferować rabaty za płatność dokonaną przez klienta przed należną płatnością.

Na przykład dostawca może zaoferować pięcioprocentowy zniżkę za płatności dokonane mniej niż dziesięć dni po otrzymaniu przedmiotów.

Analityka

W ramach procesu P2P firma powinna mieć całkowitą rentowność wydatków na zakup. Ciągłe monitorowanie wydatków zidentyfikuje obszary, które mogą być przyczyną, takich jak dostawcy rosnące ceny lub nieuczciwe wydatki.

Proces P2P, który obejmuje najlepsze praktyki, może zaoszczędzić pieniądze. Powinien obejmować ograniczenia tego, co można kupić poza standardowym procesem P2P.

Umożliwiając niestandardowe zakupy, przypadki niepotrzebnych kosztów wzrośnie i policja tych zakupów może marnować zasoby, które można zaoszczędzić, jeśli zastosowano prawidłowy proces P2P.