Plusy i wady 3 struktur organizacyjnych projektu

Sposób, w jaki Twoja organizacja jest ustrukturyzowana, wpływa na sposób zarządzania i prowadzenia projektów. Może to również wpłynąć na to, ile autorytetu i zasięg musisz wykonać swoją pracę jako kierownik projektu.

Istnieją trzy wspólne struktury organizacyjne, a menedżerowie projektów pracują we wszystkich z nich: funkcjonalny, projekt i macierz. Rzućmy okiem na zalety i wady każdego.

Funkcjonalna struktura organizacyjna 

W funkcjonalnej strukturze organizacji kierownik projektu i wszystkie zasoby pracują w tym samym dziale firmy, takim jak dział sprzedaży i marketingu. Zasadniczo menedżer funkcjonalny ma większy autorytet niż kierownik projektu.

Zalety

Struktura funkcjonalna zapewnia najmniejszą moc jako menedżera projektu, ale oferuje wiele innych zalet:

• Działa dobrze dla małych zespołów i małych projektów, ponieważ funkcja ma pełną kontrolę nad członkami zespołu i inne wymagane zasoby.
• Możesz łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych ekspertów, ponieważ znajdują się w tym samym obszarze funkcjonalnym.
• Szybko zgromadzi wszystkich, aby rozwiązać problemy związane z projektem.
• Możesz ograniczyć narzędzia do komunikacji projektu, których musisz użyć, ponieważ zespół jest stosunkowo mały i prosty.
• Często otrzymujesz entuzjastycznych członków zespołu, którzy chcą pracować nad projektem, ponieważ zapewnia im to możliwości kariery. Praca projektu może być świetnym sposobem na motywowanie twojego zespołu.
• Jeśli przekazujesz projekt zespołowi funkcjonalnego, będzie to zespół funkcjonalny, w którym pracujesz, co może ułatwić zamknięcie projektu.

Niedogodności

Chociaż ta struktura ma wiele zalet, rozważ także niektóre wady: 

• Prace odbywają się w silosie, co może oznaczać, że nie masz dostępu do osób spoza podziału funkcjonalnego.
• Ludzie w zespole projektowym mogą być bardziej lojalne wobec swojego działu lub kierownika zespołu niż w przypadku ich pracy nad projektem, co może tworzyć konflikty.
• Duży projekt może skończyć z funkcjonalnym menedżerem projektu dla każdej funkcji. Może to spowodować spadek pracy, jeśli wszyscy menedżerowie projektów nie pracują harmonijnie razem.
• Prace funkcjonalne mogą być izolujące, ponieważ nie masz możliwości szerokiej sieci z firmą. Utrzymanie strategicznego skupienia może być trudniejsze.

Struktura organizacyjna projektu

Dedykowane zespoły są tworzone do pracy nad projektami w strukturze organizacyjnej projektu. Kierownik projektu prawdopodobnie ponosi odpowiedzialność za zarządzanie linią za członków zespołu projektowego. Przykłady tego obejmowałyby duże konstrukcje, ale także inicjatywy korporacyjne, które wymagają dedykowanego zespołu. Kierownik projektu ma Ultimate Authority, zgłaszając się do sponsora projektu i Rady Projektu. Osoby w zespole pracują bezpośrednio dla kierownika projektu.

Zalety

Oczywistą zaletą struktury projektu jest to, że masz większą kontrolę nad zespołem, ale istnieją również inne zalety:

• Zespoły mogą mieć silne poczucie tożsamości. Jest to najłatwiejsza struktura, w której można stworzyć silną kulturę zespołu.
• Cały zespół koncentruje się na celach zespołu, więc istnieje konflikt lojalności wraz z pracą dla osób pracujących nad projektem. Ich codzienną pracą jest projekt.
• Zasoby są poświęcone projektowi, więc o wiele łatwiej jest zaplanować pracę. Będziesz wiedział, kiedy członkowie zespołu są dostępni i nie ma ryzyka, że ​​zostaną wykonane w krótkim czasie dla pracy biznesowej dla innego menedżera.
• Projekty prowadzone w tej strukturze są świetnym środowiskiem poprawy umiejętności zarządzania projektami, a także bardziej technicznymi umiejętnościami przywódczymi.

Niedogodności

Struktura projektu jest najłatwiejsza do pracy, ale nadal ma pewne wady:

• Posiadanie zespołu poświęconego jednego projektu jest kosztownym zobowiązaniem. Jest to opcja tylko w dużych projektach.
• Jeśli usuniesz ludzi z ich funkcjonalnych miejsc pracy, może mieć trudności z powrotem, zwłaszcza jeśli projekt jest długi. Praca w projekcie rozciąga Cię, więc powrót do poprzedniej roli po pracy w multidyscyplinarnym środowisku w nowym, wymagającym projekcie nie jest atrakcyjną perspektywą dla wielu osób. Zatem zarządzanie przejściem zespołu po zamknięciu projektu staje się jeszcze ważniejsze.
• Czasami zamykanie projektu może oznaczać utratę pracy, jeśli firma się przebiegła, a kolejna rola nie jest dla Ciebie dostępna.
• Z natury dedykowane zespoły wysysają zasoby do pracy nad jedną rzeczą. Mogą ograniczyć liczbę projektów, które firma może wykonać w dowolnym momencie, zwłaszcza gdy różne projekty wymagają tych samych umiejętności.
• Menedżerowie projektów w tego rodzaju strukturze zarządzają linią również dla swoich zespołów, co oznacza spędzanie czasu i wysiłku na zadania zasobów ludzkich, których nie musisz wykonywać w innych strukturach. Jeśli lubisz ten element pracy z ludźmi, ten czynnik może być zaletą. 

Struktura organizacyjna macierzy 

Trzecią opcją jest struktura macierzy. Zasoby są udostępniane zarówno w pracy biznesowej, jak i projektu. Może to oznaczać posiadanie dwóch menedżerów lub odpowiedzialności „kropkowanej” wobec kierownika projektu, a także za menedżera zespołu. Funkcjonalna struktura linii zarządzania jest zwykle na pierwszym miejscu, a kierownik projektu bierze linię kropkowaną.

Ta struktura dzieli moc i autorytet między funkcjonalnym lub kierownikiem zespołu dywizji a kierownikiem projektu. Musisz wykorzystać swoje umiejętności negocjacyjne do ich pełnej mocy.

Zalety

Struktury macierzy są bardzo powszechne, ponieważ pozwalają menedżerom dokonywać elastycznych wyborów z tym, jak ludzie spędzają czas. W pewnym momencie swojej kariery prawdopodobnie będziesz pracować w środowisku matrycowym. Zalety tej struktury to:

• Zasoby są wykorzystywane wydajnie i mogą poruszać się między projektami w razie potrzeby.
• Możesz pracować nad wieloma różnymi rzeczami, czasem równolegle-chociaż ten punkt można również argumentować jako wadę. 
• Zespoły i osoby mogą być bardzo responsywne. Jeśli pojawia się nowy projekt, który musi mieć pierwszeństwo, łatwo jest się obracać i nagle skupić się na czymś innym. Nie możesz tego łatwo zrobić w strukturze projektu, który rozwiązanie i przegrupowanie zajmuje więcej czasu.
• Struktura wymaga, aby każdy używał tego samego cyklu życia i metodologii zarządzania projektami, więc przemieszczanie się między projektami jest łatwe. Ludzie mogą dołączyć do zespołu projektowego o stosunkowo niewielkim wdrażaniu wymaganym, gdy terminologia i procesy są powszechne. 

Niedogodności

Podobnie jak w przypadku wszystkich konfiguracji, ten ma też swoje pułapki. Pomimo tego, że jest to wspólna struktura, niewiele nowoczesnych miejsc pracy złamało problemy z przeciążeniem. Dawanie osób zbyt wiele do zrobienia może być łatwe, jeśli nie masz systemów do zarządzania i monitorowania całego obciążenia pracą. Inne wady to:

• Konflikt między projektami jest powszechny, ponieważ możesz walczyć o te same zasoby, co inny projekt.
• Drugi projekt może podać pierścień najlepsze zasoby-najbardziej odpowiednie osoby z odpowiednimi umiejętnościami-lub ich kierownik linii mogą nie udostępnić ich do pracy projektowej.
• Mogą wystąpić konflikt między zadaniami biznesowymi i pracami projektowymi dla osób fizycznych, zwłaszcza gdy obaj menedżerowie dają im różne priorytety.
• Zasoby mogą mieć konflikt na temat tego, jaką ścieżkę rozwoju podążają za swoją przyszłą karierą. Chociaż możesz wiedzieć, że chcesz pozostać w zarządzaniu projektami, możesz mieć możliwość przejścia w bardziej funkcjonalną rolę seniorów lub roli bardziej zorientowanej na projekt. Ale posiadanie wielu opcji kariery jest dobrą rzeczą, nawet jeśli podejmuje trudne decyzje.

Struktura organizacyjna, która działa idealnie dla całej pracy biznesowej w zakresie, nie zawsze działa na projekty i musisz zarządzać w środowisku, w którym pracujesz. Zdobycie doświadczenia w każdej z tych struktur jest dobrym pomysłem, więc możesz ich doświadczyć z pierwszej ręki. Pomoże Ci zdecydować, które środowisko najbardziej Ci odpowiada i pasuje do twoich umiejętności i preferencji. Następnie możesz dokonać świadomego wyboru, jeśli masz szansę zdecydować o przyszłym środowisku pracy.

Zrozumienie zalet i wad każdej struktury organizacyjnej projektu daje szansę na ustalenie, gdzie najlepiej spędzić czas i wpływ, aby jak najlepiej wykorzystać swój zespół i pomóc Twojemu projektowi zakończyć pomyślnie.