Struktury zarządzania projektem

Zarządzanie może być jednym z bardziej suchych przedmiotów w zarządzaniu projektami, ale jest to również jeden z najważniejszych. W ten sposób kierownictwo wyższego szczebla wie, że ich zespoły wykonują dobrą robotę, i zapewnia im, że projekt się rozwija tak, jak powinien. Zapewnia również czeki i salda niezbędne, aby menedżerowie wiedzieli, że pieniądze są wydawane w odpowiedni sposób i dostosowywane do uzasadnienia biznesowego.

Ostatecznie obowiązkiem sponsora projektu jest zapewnienie odpowiedniego zarządzania, ale menedżerowie projektów mogą również odgrywać aktywną rolę w tym. Niezależnie od roli, pomaga zrozumieć zarządzanie projektami i jak pomaga zespołom osiągnąć swoje cele.

Definiowanie zarządzania projektem

„Zarządzanie”, pod względem zarządzania projektem, odnosi się do zasad, procesów, standardów, procedur i wytycznych, które określają, w jaki sposób projekty są prowadzone, uruchamiane i kontrolowane przez Twoją organizację. Jest to ramy, w których postępuje projekt. Obejmuje aspekty finansowe projektu, a także logistykę, personel i materiały związane z projektem.

Zarządzanie może być obszerne i „ciężkie”, z dużą ilością biurokracji lub „światła” z minimalnym nadzorem. Menedżerowie powinni dążyć do odpowiedniego poziomu zarządzania dla swojego środowiska i kultury. Upewnienie się, że polityka zarządzania pasuje do celu projektu, jest kluczowym czynnikiem zapewniającym, że są one skuteczne.

Zarządzanie zaczyna się na szczycie. W dużych firmach powinno to obejmować zobowiązanie do wytycznych dotyczących zarządzania projektem z zarządu spółki. Postawa i standardy, które są oczekiwane przez członków zarządu, odfiltrują się do tablic projektowych, liderów projektów i zespołów.

Dlaczego zarządzanie projektami ma znaczenie

Twój sponsor projektu i inni kluczowi interesariusze chcą wiedzieć, że wydasz budżet projektu we właściwy sposób. Chcą zobaczyć, że skutecznie śledzisz postęp swojego projektu i wkraczasz w celu zarządzania ryzykiem projektu jako konieczne, ale uzasadnienie dobrego zarządzania projektem idzie dalej.

Zarządzanie to nie tylko wewnętrzna kwestia. Zarządzanie są wymagane przez klientów, zwłaszcza tych w sektorze publicznym. Rządy i organy regulacyjne pytają (aw niektórych przypadkach egzekwują) pewne standardy dla niektórych projektów. Wiele firm musi przestrzegać wytycznych dotyczących przepisów zewnętrznych, takich jak prawo Sarbanes-Oxley, które zostało przyjęte w 2002 r., Aby wymagać od firm, aby zapewnić dokładne audyty, rozliczalność i przejrzystość. Silne zarządzanie projektami to tylko jeden niewielki sposób na udowodnienie, że Twoja firma działa skutecznie i w ramach określonych wytycznych i przepisów dotyczących Twojej branży.

Zarządzanie projektem również pomaga:

• Poprawić zwrot z inwestycji i skutecznie śledzić te inwestycje
• Zdobądź wpis na projekty
• Unikaj powszechnych przyczyn niepowodzenia projektu, tworząc więcej możliwości rozpoznania ich na początku procesu
• Komunikować się bardziej skutecznie
• Wprowadź standaryzację między projektami, ułatwiając porównanie wydajności
• Zminimalizować ryzyko
• Rozwijaj i motywuj personel w ustrukturyzowanym środowisku

Jak wygląda zarządzanie projektem

Więc jak wygląda dobre zarządzanie projektem w projekcie? Rozpoznajesz pewne działania i cechy, gdy projekt ma właściwe zarządzanie.

Istnieje zdyscyplinowany cykl życia zarządzania projektami Obejmuje to zdefiniowane punkty do zatwierdzenia. Są to punkty, w których omawiana jest rentowność projektu i podejmuje się decyzja o tym, czy kontynuować pracę, czy nie.

Projekty mają wyraźny uzasadnienie biznesowe, a przypadki biznesowe mają wystarczające informacje, aby umożliwić zespołom zarządzającym podejmowanie właściwych decyzji. Decyzje te są odpowiednio udokumentowane i komunikowane.

Ludzie pracujące nad projektami mają zdefiniowane role i obowiązki. Osoby, które składają się na zespół projektowy, są doświadczane i zakwalifikowane w swoich odpowiednich rolach. Procesy i procedury powinny umożliwić zespołom projektowym przegląd ich projektu i poprosić o niezależne wsparcie w razie potrzeby.

Tam jest kultura ciągłego uczenia się To pozwala zespołom projektowym stale się poprawić i omawiać wnioski wyciągnięte w środowisku bez winy.

Zaangażowani są zainteresowane strony i ufają temu procesowi. Zarządzanie projektem jest powiązane ze strukturami zarządzania w organizacji. Głównym celem zarządzania projektami jest zapewnienie, aby projekty zostały przeprowadzone we właściwy sposób, który jest nieodłącznie związany z zarządzaniem finansami na poziomie korporacyjnym, zarządzaniem ryzykiem korporacyjnym i nie tylko.

Zarządzanie projektem powinno bezproblemowo w obecnych procesach organizacyjnych. Innymi słowy, nie tworz zupełnie nowego procesu zarządzania finansami, gdy masz już taki, który działa w innych obszarach! Użyj tego, co obecnie istnieje, i poprawiaj procesy korporacyjne, aby były odpowiednie do użycia w środowisku projektu.

5 obszarów koncentracji na zarządzanie projektem

Kiedy zaczniesz się tym szukać, zdasz sobie sprawę, że zarządzanie projektami jest wszechobecne przez wszystkie elementy zarządzania projektami. Istnieją jednak kilka kluczowych obszarów, w których zarządzanie jest szczególnie istotne.

• Metodologie i procesy: pomagają one dostarczać niezawodnie i zrównoważone pracę.
• Zarządzanie wiedzą: Ma to kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​organizacja uczy się z doświadczenia projektowego. Zarządzanie wiedzą jest niezbędne, jeśli chcesz przestać popełniać te same błędy wiele razy.
• Dojrzałość zarządzania projektami: w miarę dojrzewania zarządzania projektami organizacyjnymi poprzez doświadczenie, podobnie jak Twoja zdolność do pomyślnego dostarczania.
• WYMUKANIE SERIIU: Zobowiązanie do zarządzania projektem rozpoczyna się na szczycie. Jeśli masz wsparcie zarządcze, będzie to kaskadowe na wszystkich poziomach działalności, a podejście do zarządzania będzie bardziej zrównoważone.
• Kultura wspierająca: kultura wsparcia, a nie winna, zapewni, że menedżerowie projektów mają odpowiednie środowisko, w którym można się rozwijać. Kultura wspierająca, kierowana przez biuro zarządzania projektem lub dyrektor projektu, pomoże menedżerom projektom osiągnąć ich cele i cele projektu.

Co zrobić, jeśli nie ma standardu korporacyjnego

Wielu menedżerów projektów w mniejszych organizacjach znajduje się w projektach w środowisku, które jest wspierające i tam, gdzie jest wpisowa koncepcja zarządzania projektami, ale brakuje formalnych struktur organizacyjnych, z których można się odżywić.

W takiej sytuacji-co nie jest wyłączne dla małych organizacji--zaprojektujesz model zarządzania projektem od zera. Jeśli nie ma podejścia do zarządzania projektem, które możesz zdjąć półkę i dopasować swój projekt, musisz zbudować własne.

To nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Zacznij od skonfigurowania podstaw:

• Utwórz dokument „role i obowiązki”.
• Upewnij się, że masz sponsora projektu.
• Upewnij się, że masz tablicę projektową lub grupę sterującą i zorganizuj regularne spotkania, na które bierzesz i rozpowszechniasz minuty.
• Skonfiguruj proces zarządzania ryzykiem.
• Skonfiguruj proces zarządzania zmianami.
• Zbuduj punkty w swoim harmonogramie projektu, w którym sprawdzasz rentowność projektu w stosunku do pierwotnych celów sprawy biznesowej (koniec każdego etapu fazy jest naturalnym punktem do umieszczenia tych kontroli).