Przygotowanie do audytu pracowników fizycznych

Podobnie jak wielu właścicieli firm, możesz obawiać się myśli o fizycznym audycie odszkodowań pracowników. Perspektywa audytu może wydawać się mniej zniechęcająca, jeśli wiesz, czego zapisy będzie potrzebować ubezpieczyciela i zorganizować je z wyprzedzeniem. Pewne zaawansowane przygotowanie z Twojej strony pomoże zapewnić, że audyt pójdzie szybko i płynnie.

Planowanie audytu

Jeśli ubezpieczyciel odszkodowań pracownika planuje przeprowadzić fizyczny audyt, powinien on powiadomić Cię listem lub telefonem krótko po wygaśnięciu polityki wynagrodzeń pracownika. Audyt powinien być zaplanowany na datę, która jest dla Ciebie wygodna. Będziesz potrzebował odpowiedniego czasu realizacji, aby zebrać potrzebne informacje. Zapytaj ubezpieczyciela o listę danych, których audytor będzie wymagał audytu. 

Zauważ, że przypisany audytor może być pracownikiem ubezpieczyciela, ale nie musi. Niektórzy ubezpieczyciele utrzymują wewnętrzny dział audytu, który pracował w swoich pracownikach. Inni zlecą funkcję audytu niezależnej firmy audytorskiej. Proces powinien być taki sam, niezależnie od tego, czy pracownik ubezpieczyciela czy wykonawca wykonuje audyt.

Zapisy, których będziesz potrzebować

Audytor będzie potrzebował danych finansowych w okresie objętym kontrolą polityki. Oto rodzaj informacji, o które możesz zostać poproszony:

• Księga księgowa
• Formularze podatkowe, szczególnie w formularzu 941 i 944, Federalna zeznanie podatkowe pracodawcy (odpowiednio kwartalnie i roczna)
• Zapisy wypłat gotówki
• Płatności za usługi świadczone przez niezależnych wykonawców. Audytor będzie musiał sprawdzić, czy ci pracownicy nie są Twoimi pracownikami.
• Płatności za usługi świadczone przez podwykonawców
• Certyfikat ubezpieczenia dla każdego zatrudnionego podwykonawcy
• Formularze W-2 i 1099
• Opis stanowiska dla każdego pracownika. Upewnij się, że dokładnie opisuje obowiązki pracownika.
• Opis twoich operacji biznesowych
• Rekordy płac na okres polityki. Audytor będzie musiał zweryfikować wszystkie źródła wynagrodzenia dostarczone każdemu pracownikowi (pensje, premie itp.).
• Ograniczenia płac obowiązujące dla dyrektorów wykonawczych, partnerów, jednoosobowych właścicieli lub innych dyrektorów objętych polisą
• Twoje doświadczenie oceniania doświadczenia w arkuszu

Po zebraniu niezbędnych danych musisz je zorganizować. Umieść wszystkie rekordy płac (takie jak formularze W-2, odcinki płatności i rekordy nadgodzin) razem, aby informacje były łatwe do dostępu. Podobnie umieść wszystkie informacje związane z podwykonawcami, w tym kwoty płatnicze i certyfikaty ubezpieczeniowe, w jednym miejscu. Twoje wysiłki się opłacą, dzięki czemu audyt jest łatwiejszy.

Spotkanie z audytorem

Kiedy nadejdzie audytor, skieruj go do cichej lokalizacji, w której jednostka może pracować bez zakłócenia. Staraj się współpracować i odpowiedzieć na pytania audytora tak dobrze, jak możesz. Jeśli poprosisz zaufanego pracownika o spotkanie z audytorem w Twoim imieniu, upewnij się, że on lub ona:

• Dobrze zna twoją firmę
• rozumie wszystkie fazy działalności Twojej firmy
• wie, jakie zadania wykonują każdy pracownik
• rozumie politykę odszkodowań pracowników Twojej firmy, w tym zawierane przez nią klasyfikacje
• rozumie dokumentację finansową Twojej firmy, w tym dane płacowe, aby mogła odpowiedzieć na pytania od audytora

Jeśli Twoja firma wykorzystuje firmę księgową do obsługi funkcji księgowych i płacowych, czy możesz wysłać audytora do biura księgowego? NIE! Twój księgowy może dostarczyć dokumentację finansową potrzebną audytora, ale w Twojej lokalu musi zostać przeprowadzony audyt fizyczny.

Co jest zawarte w płace?

Podstawą składek odszkodowań pracowniczych jest wynagrodzenie (płaca), wartość pieniężna usług świadczonych przez Twoją pracowników organizacji. Twój ubezpieczyciel oblicza twoją premię, pomnożąc stawkę czasów wynagrodzeń i podzielenie wyniku przez 100. NCCI i niektóre organy odszkodowań dla pracowników państwowych przedstawiają pisemną definicję wynagrodzenie. Chociaż definicja różni się w zależności od stanu, ogólnie obejmuje:

• Rażące pensje i płace, w tym wynagrodzenie i płace z mocą wsteczną
• Całkowite prowizje otrzymane przez pracownika, w tym wszelkie losowania przeciwko nim
• Bonusy, w tym plany bonusowe akcji
• Wakacje, wakacje i choroba
• Płaca za nadgodziny. W większości stanów wynagrodzenie za nadgodziny są obliczane w czasie prostym. Na przykład, jeśli stawka godzinowa pracownika wynosi 20 USD, a otrzymuje 600 USD za 20 godzin nadgodzin, tylko 400 USD wynagrodzenia za nadgodziny zostaną uwzględnione jako wynagrodzenie.
• Płatności dokonane przez ciebie, które w przeciwnym razie zostałyby wstrzymane z wynagrodzenia pracowników zgodnie z wymogami prawa społecznego, Medicare lub planu emerytalnego
• Płatność dla pracowników na podstawie pracy. Przykładami są PlaceEwork, podział zysków lub plany motywacyjne.
• Płatność lub dodatki na narzędzia ręczne lub ręczne elektronarzędzia, których pracownicy używają do wykonywania swoich prac
• Wartość wynajęcia mieszkania lub domu przekazana pracownikowi. Ponadto wartość innych zakwaterowania i posiłków otrzymanych przez pracownika w ramach jego wynagrodzenia
• Płatności odliczone od wynagrodzenia brutto pracowników za emeryturę, kawiarnię lub plany oszczędnościowe
• Lista płac dla pracowników nieubezpieczonych podwykonawców (patrz komentarze poniżej)

Co jest wykluczone z płac?

Znaczenie wynagrodzenie zazwyczaj wyklucza pewne koszty. Podczas gdy wykluczenia różnią się w zależności od stanu, większość stanów wyklucza następujące:

• Wskazówki i inne napiwki otrzymane przez pracowników
• Płatności pracodawcy na grupy ubezpieczenia lub plany emerytalne
• Odprawienie (inne niż za czas pracy)
• Zniżki na towary zakupione od pracodawcy
• Zwrot kosztów biznesowych
• Zapłacić za czynną służbę wojskową
• Jednostki jednolite

Klasyfikacje

Jednym z głównych zadań audytora jest zapewnienie właściwego klasyfikowania firmy. Aby dokonać tej oceny, audytor dokona przeglądu operacji Twojej firmy, a następnie ustali, czy klasyfikacje w Twojej polityce są odpowiednie.

Audytor zazwyczaj zaczyna od oceny twojego Podstawowa klasyfikacja. To klasyfikacja najlepiej opisuje Twój ogólny biznes. Często jest taki sam jak Klasyfikacja rządząca, która jest klasyfikacja przypisana jak najwięcej płac. Załóżmy na przykład, że obsługujesz warsztat maszynowy. Niektórzy z twoich pracowników pracują z tokarkami, podczas gdy inni obsługują prasy wiertarskie lub komputery stemplowe. Działania wykonywane przez pracowników różnią się w zależności od pracownika, ale wszystkie pasują do podstawowej klasyfikacji, maszynowy sklep. Ponieważ większość twoich płac trafia do pracowników maszynowych, maszyny jest twoją klasyfikacją rządzącą.

Niektórzy pracownicy mogą wykonywać zadania wymagające osobnych klasyfikacji. Załóżmy na przykład, że Twój maszynowy warsztat zatrudnia pracownika duchownego, który wykonuje swoją pracę w zamkniętym biurze z dala od innych pracowników. Pracownikowi prawdopodobnie zostanie przypisany do klasyfikacji pracownika biura biura, a nie sklep maszynowy.

Systemy klasyfikacji odszkodowań pracowników oparte są na złożonych zasadach, które mogą być trudne dla ubezpieczających do zrozumienia. Jeśli audytor przeklasyfikuje Twoją firmę lub oblicza twoją premię w sposób, którego nie rozumiesz, poproś go o proste wyjaśnienie. Jeśli nadal jesteś zdezorientowany, poproś swojego agenta lub brokera o pomoc.

Podwykonawcy

Wiele stanów ma przepisy, które nakładają odpowiedzialność na wykonawców, którzy zatrudniają nieubezpieczonych podwykonawców. Przepisy te będą miały zastosowanie do Ciebie, jeśli Twoja firma będzie działać jako kontrahent, a podwykonawstwo pracuje dla innych.

Załóżmy na przykład, że Twoja firma, ABC Construction, zatrudnia podwykonawcę o nazwie P&J Plumbing do wykonywania pracy w budynku, w którym odnawiasz. Pracownik P&J jest ranny w pracy i próbuje zebrać świadczenia z tytułu odszkodowania dla pracowników od swojego pracodawcy. Pracownik nie powiodła się, ponieważ P&J nie kupił ubezpieczenia od wynagrodzeń pracowników. W większości stanów poszkodowany pracownik może szukać świadczeń zgodnie z polityką odszkodowań pracownika.

Ubezpieczyciele są zobowiązani przez prawo w celu zapewnienia rannym pracowników nieubezpieczonych podwykonawców zatrudnionych przez ich ubezpieczających. W ten sposób audytor dokona przeglądu dokumentów podatkowych, w tym wszystkich 1099 formularzy wydanych podwykonawcom. On lub ona zweryfikuje, że uzyskałeś certyfikat ubezpieczenia od każdego zatrudnionego podwykonawcy. Jeśli jakikolwiek podwykonawca nie dostarczył dowodów ubezpieczenia od wynagrodzeń pracowników, audytor naliczy dodatkową składkę za ochronę ubezpieczeniową tego wykonawcy.

Stawka naliczona dla nieubezpieczonego podwykonawcy zależy od rodzaju pracy wykonanej przez podwykonawcę. Na przykład, jeśli podwykonawca wykonał prace dachowe, zostanie użyta prędkość odpowiedniej klasyfikacji dachowej. Stawka zostanie zastosowana do całości lub części kosztów pracy z podwykonawstwa. Jeśli pieniądze, które zapłaciłeś podwykonawcy, dotyczyły tylko pracy, wówczas cały koszt (podzielony przez 100) zostanie wykorzystany jako podstawa premii.

Wykonawca kontra podwykonawca

Jeśli Twoja firma nie jest kontrahentem, czy jesteś odpowiedzialny za obrażenia odniesione przez pracowników niezależnych wykonawców, których zatrudniasz? Odpowiedź jest na ogół nie. Wykonawca prowadzi niezależną firmę i jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikom świadczeń odszkodowań swoim poszkodowanym pracownikom.

Załóżmy na przykład, że jesteś właścicielem sklepu detalicznego. Zatrudniasz fantastyczną podłogę, wykonawcę podłogowy, aby wyrwać starą podłogę w sklepie i zastąpić ją nową. Zarysujesz pożądany wynik (nowa podłoga), a Fabulous wykonuje pracę. Wspaniały przełożony nadzoruje pracę, ustalając harmonogramy pracy i dyktując sposób wykonania pracy. Jeśli wspaniały pracownik zostanie ranny podczas instalowania nowej podłogi, fantastyczne (nie Twoja firma) będzie zobowiązane do zapewnienia świadczeń.

Istnieją pewne sytuacje, w których firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za obrażenia pracowników niezależnego wykonawcy. Dlatego powinieneś nalegać, aby wszyscy niezależni wykonawcy zapewnili świadectwo ubezpieczenia, że ​​kupili ubezpieczenie od wynagrodzeń pracowników.