Umiejętności zarządzania poziomem 1

Poziom 1 Piramida umiejętności zarządzania pokazuje podstawowe umiejętności, jakie każdy menedżer musi opanować. Jest to podstawa piramidy umiejętności zarządzania, która pokazuje umiejętności, które menedżer musi opanować, aby odnieść sukces i pokazuje, jak te umiejętności zarządzania gromadzą się na siebie w kierunku sukcesu.

Podstawowe umiejętności zarządzania

Istnieją cztery podstawowe umiejętności zarządzania, które każdy musi opanować, aby odnieść sukces w pracy zarządzającej. Te cztery podstawowe umiejętności to planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie i są one szczegółowo omówione osobno poniżej.

Plan

Planowanie jest pierwszym i najważniejszym krokiem w każdym zadaniu zarządzania. Jest to również najczęściej pomijany lub celowo pominięty krok. Chociaż ilość planowania i wymagane szczegóły będą się różnić w zależności od zadania, pominięcie tego zadania jest zaproszenie pewnej katastrofy, z wyjątkiem ślepego szczęścia.

To właśnie zapewnia stare powiedzenie 6 p planowania: wcześniejsze planowanie i przygotowanie zapobiega złej wydajności (lub 7 p: właściwe, wcześniejsze, planowanie, zapobiega, sikanie, słabe, wydajność) w zależności od tego, jak liczą.

Chociaż większość ludzi kojarzy termin planowanie z ogólnym planowaniem biznesowym, faktycznie istnieją trzy różne poziomy planowania:

• Planowanie strategiczne
• Planowanie taktyczne
• Operacyjne planowanie

I różne rodzaje planowania są wykorzystywane do osiągnięcia poziomów i obszarów gotowości:

• Planowanie katastrof
• Planowanie sukcesji
• Planowanie kryzysowe
• Planowanie odszkodowań

Podstawowe umiejętności zarządzania potrzebne do skutecznego planowania

Są to niektóre przykładowe umiejętności, które musisz skutecznie zaplanować.

• Wyobraź sobie przyszły stan
• Zorganizuj mentalnie niezbędną misję i wizję, które przeniesie cię do przyszłego pożądanego stanu
• Określ ogólną strategię, która osiągnie pożądany przyszły państwo
• Wybierz krótkoterminowe cele i działania, które Cię tam dostaną

Zorganizować

Menedżer musi być w stanie organizować zespoły, zadania i projekty, aby wykonać pracę zespołu w najbardziej wydajny i skuteczny sposób. Jako menedżer początkowy możesz organizować mały zespół roboczy lub zespół projektowy. Te same umiejętności będą wymagane w dalszej części kariery, gdy będziesz musiał zorganizować dział lub nowy oddział firmy.

Oczywiście istnieje nakładanie się planowania pracy a organizacją. Gdzie planowanie koncentruje się na tym, co musisz zrobić, organizowanie jest bardziej operacyjne i bardziej koncentruje się na jak najlepiej wykonać pracę.

Podstawowe umiejętności zarządzania potrzebne do skutecznego organizowania

Kiedy organizujesz pracę, musisz:

• Określ role potrzebne do realizacji planu
• Przypisywanie zadań do ról
• Określ najlepsze zasoby (osoby lub sprzęt) do tej roli
• Uzyskaj zasoby i przeznacz je na role
• Przypisz zasoby do ról i przekazuj im władzę i odpowiedzialność.

Niezależnie od tego, czy przypisano ci mały zespół, czy projekt do zarządzania, początkujący menedżerowie muszą również być w stanie organizować biura i systemy danych.

Bardziej związane z organizowaniem

Możesz nie być w stanie fizycznie przenosić ludzi, aby zebrać swój zespół, ale powinieneś rozważyć taką możliwość. Z drugiej strony może być konieczne przeniesienie kilku osób do małej przestrzeni i będziesz musiał zorganizować rzeczy, aby zespół mógł skutecznie pracować w tej przestrzeni. W dalszej części kariery może być konieczne zorganizowanie biura, aby pomieścić zespoły z kilku różnych działów i ich konkretne potrzeby.

Będziesz także musiał zorganizować wszystkie systemy komputerowe, które będą obsługiwać dane, które Twój zespół potrzebuje do zbierania lub dystrybucji. Musisz zdecydować, czy na przykład musisz skonfigurować udostępnione strony internetowe w intranecie firmy, czy tylko na folderze udostępnionym na serwerze plików. Zdecyduj, jak zamierzasz zorganizować systemy, aby każdy, kto potrzebuje informacji, miał do niego dostęp (i że nie jest dostępny dla tych, którzy nie powinni go widzieć, jak twoi konkurenci).

Jeśli Twój zespół potrzebuje lub produkuje coś innego niż informacje, musisz zorganizować, aby Twój zespół dostał to, czego potrzebuje, kiedy go potrzebuje, i może wydostać się do innych, które produkuje twój zespół we właściwym czasie.

Zorganizuj siebie

Nie zapomnij o zorganizowaniu siebie. Nawet jako menedżer początkowy musisz być w stanie zorganizować siebie, swój czas i przestrzeń, abyś mógł być najbardziej skuteczny.

Wreszcie przekonasz się, że rzadko wystarczy organizować projekty. Przy ciągłych zmianach zasobów, celów i czynników zewnętrznych zwykle trzeba zreorganizować, aby je dostosować.

Bezpośredni

Reżyserowanie jest krokiem działania. Zaplanowałeś i zorganizowałeś pracę. Teraz musisz skierować swój zespół, aby wykonać pracę. Zacznij od upewnienia się, że cel jest jasny dla wszystkich w zespole. Czy wszyscy wiedzą, jaki jest cel? Czy wszyscy wiedzą, jaka jest ich rola w doprowadzeniu zespołu do celu? Czy mają wszystko, czego potrzebują (zasoby, autorytet, czas itp.) Aby wykonać swoją część?

Ciągnij, nie pchaj

Będziesz bardziej skuteczny w kierowaniu zespołem w kierunku celu, jeśli pociągniesz (poprowadzisz ich) zamiast naciskać (usiądź i wydawaj zamówienia). Chcesz zmotywować ludzi w Twoim zespole oraz pomóc i zainspirować ich do celów zespołu.

Podstawowe umiejętności zarządzania potrzebne do reżyserii

Kiedy kierujesz pracą zespołu, musisz:

• Zapewnij jasny kierunek, aby zespół mógł odnieść sukces
• Upewnij się, że członkowie zespołu są jasne co do roli, którą muszą odgrywać, aby zespół odniósł sukces
• Zapewnij drużynie najmniejszy kierunek, aby zespół był upoważniony do sukcesu
• Zapewnij inspirację i kontynuację, aby utrzymać obecność na poparcie zespołu

Kontrola

Niektórzy pisarze próbują „zmiękczyć” tę podstawową umiejętność zarządzania, nazywając ją „współrzędnymi” lub podobnymi warunkami. Silniejszy termin, kontrola, jest jednak niezbędny, dzięki czemu menedżer był w stanie kontrolować działania zespołu.

W powyższych krokach zaplanowałeś pracę, zorganizowałeś zasoby, aby stały się to najbardziej wydajne, i polecili zespołowi rozpoczęcie pracy. Na etapie kontroli monitorujesz wykonaną pracę. Porównujesz faktyczny postęp z planem. Sprawdzasz, czy organizacja działa podczas jej projektowania.

Jeśli wszystko idzie dobrze, nie musisz nic robić, tylko monitorować. Jednak rzadko się to zdarza. Pracownik zachoruje, baza danych trwa dłużej każdą iterację niż przewidywana, kluczowy konkurent obniża ceny, pożar niszczy budynek obok i musisz ewakuować się przez kilka dni lub inny wpływ na Twój plan.

Dostosowanie projektu

Krok kontroli nakazuje teraz podjęcie działań, aby zminimalizować wpływ i jak najszybciej przywrócić projekt do pożądanego celu. Często oznacza to powrót do etapu planowania i dostosowanie planów. Czasami może to wymagać zmiany w organizacji. I będziesz musiał przekierować wszystkich w kierunku nowych celów i zainspirować ich. Następnie oczywiście kontrolujesz nowy plan i dostosowujesz w razie potrzeby. Ten cykl trwa do momentu wykonania zadania.

Podstawowe umiejętności zarządzania potrzebne do kontrolowania

Kiedy kontrolujesz pracę, musisz:

• Monitoruj postęp zespołu i projektów
• Upewnij się, że każda rola pełni pracownik
• Ustaw standardy wydajności i jakości
• Pomóż zespołowi rozwiązać problemy i usunąć bariery dla ich sukcesu
• Przekaż informacje zwrotne na temat podjętych działań i postępów zespołu
• Zapewnij nagrody i uznanie dla sukcesów i postępów zespołu
• W razie potrzeby dokonaj dostosowań do decyzji podejmowanych na fazach planowania, organizowania i kierowania

Menedżerowie również kontrolują narzędzia

Na etapie kontroli ustawiasz standardy wydajności i jakości, a następnie monitorujesz, aby upewnić się, że są spełnione. Dostępnych jest tyle narzędzi, ile musisz monitorować.

• Narzędzia do planowania: Wiele narzędzi programowych umożliwia wprowadzanie harmonogramu, a następnie regularnie aktualizować postęp. Program wyróżni zmiany w harmonogramie, abyś mógł zidentyfikować działania naprawcze.
• Kontrole finansowe: jako menedżer zwykle będziesz mieć budżet. Raporty z działu finansowego poinformują cię, w jaki sposób wydatki (na osoby i inne zasoby) pasują do planu.
• Ludzie kontrolują: musisz upewnić się, że wszyscy ludzie w twoim zespole występują zgodnie z planem. Jeśli nie, musisz znaleźć i naprawić przyczynę. Czy nie rozumieją celu? Czy nie mają pewnych zasobów ani umiejętności, których potrzebują? Czy zadanie jest dla nich zbyt duże i musi zostać zmodyfikowane lub przypisane do innego zasobu? Twoja praca jako menedżera oznacza przekazanie opinii członków zespołu na temat tego, jak ich wyniki spełnia plan. Kiedy tak nie jest, musisz podjąć działania naprawcze.

Dolna linia

Początkowe umiejętności zarządzania: planuj, organizuj, bezpośredni i kontrola są fundamentalne dla zdolności menedżera do osiągnięcia przydzielonych celów, projektów oraz produktów pracy i postępu części organizacji, za którą odpowiedzialny jest menedżer. Z sukcesem w każdej z tych podstawowych umiejętności menedżer jest na dobrej drodze do udanej kariery zarządzania.