Ważne umiejętności pracy urzędnicze

Prace duchowne zapewnia, że ​​biuro działa płynnie i wydajnie. Obejmuje codzienne zadania administracyjne biura, takie jak odpowiadanie na telefony, terminowe spotkania, wysyłanie faksów i dokumenty składania dokumentów.

Umiejętności duchowne i administracyjne są przydatne dla prawie każdego, kto pracuje w biurze. Większość pracowników musi wykonywać przynajmniej trochę pracy w dziedzinie. Dlatego umiejętności te są ważne niezależnie od oficjalnego stanowiska. Urzędnicy i sekretarze muszą mieć szczególnie silne umiejętności biurowe. Pracownicy na tych stanowiskach wykonują większość codziennych zadań biura.

Rodzaje prac biurowych

Podczas gdy niektórzy ludzie używają tych miejsc pracy zamiennie, urzędnicy biurowe i sekretarze różnią się od asystentów administracyjnych. Asystenci administracyjne często potrzebują stopnia naukowego i otrzymują więcej obowiązków, w tym projekty kierowania, a czasem zarządzając zespołami.

Natomiast urzędnicy i sekretarze zazwyczaj nie potrzebują obszernej edukacji poza dyplomem w szkole średniej (chociaż istnieją programy wyższego edukacji, które koncentrują się na pracach duchownych i sekretariatu). Urzędnicy i sekretarze zarządzają codziennymi działaniami biura, ale ogólnie nie mają obowiązków kierowniczych.

Urzędnicy i sekretarze pracują w różnych branżach, w tym finanse, biznes, medycyna, rząd i prawo.Niektóre z tych pozycji wymagają określonych umiejętności. Istnieją jednak podstawowe umiejętności, które są niezbędne na prawie każde stanowisko asystenta biurowego i administracyjnego.

Najlepsze umiejętności urzędnicze

Poniższa lista opisuje umiejętności biurowe, których pracodawcy szukają kandydatów do zatrudnienia. Uwzględniono szczegółową listę pięciu najważniejszych umiejętności biurowych, a także dodatkowe listy powiązanych umiejętności administracyjnych.

Dbałość o szczegóły

Praca urzędnicza polega na zwróceniu uwagi na codzienne szczegóły dotyczące biurowych, które inni ludzie mogą przeoczyć, jako odpowiadanie i śledzenie wiadomości e-mail, śledzenie spotkań i przeglądania dokumentów. Jako urzędnik lub sekretarz ważne jest, aby skupić się na tych szczegóła. Na przykład oczekuje się, że urzędnicy dokonują przeglądu dokumentów pod kątem literówek lub błędów, zanim przejdą do interesariuszy.

• Aktywne słuchanie
• Analityczny
• Pracowitość
• Identyfikacja ryzyka
• Dokonywanie ustaleń dotyczących podróży
• Obserwacja
• Organizacja
• Planowanie
• Ustalanie priorytetów
• Rozwiązywanie problemów
• Rozumowanie
• Ewidencjonowanie
• Planowanie spotkań
• Zarządzanie czasem
• Pisanie na maszynie

Komunikacja

Pracownicy biurowi muszą mieć silne umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej z przełożonymi, współpracownikami i klientami. Zazwyczaj odpowiadają na telefony, piszą notatki, wysyłać e -maile oraz witają klientów i klientów.Muszą być w stanie mówić i pisać jasno i skutecznie, w sposób łatwy do zrozumienia. Urzędnicy i sekretarze komunikują się z wieloma różnymi osobowościami na co dzień, więc wiedza o tym, jak skutecznie komunikować się ze współpracownikami, będzie oznaczać różnicę między karierą długoterminową a krótkoterminową. 

• Odpowiadanie na telefony
• Komunikacja
• Korespondencja
• Obsługa klienta
• Delegowanie
• E-mail
• Faksowanie
• Recepcja
• Umiejętności językowe
• Słuchający
• Komunikacja werbalna
• Korekta
• Praca w zespole
• Komunikacja pisemna

Znajomość obsługi komputera

W dzisiejszych czasach umiejętności komputerowe mają kluczowe znaczenie dla każdej pracy biurowej. Urzędnicy i sekretarze muszą być szybkimi i dokładnymi maszynistami. Zazwyczaj są one wymagane do wprowadzenia danych, więc powinny zapoznać się z Microsoft Excel i innym oprogramowaniem do wprowadzania danych. Powinny również znać inne oprogramowanie Microsoft Office, takie jak Word i PowerPoint. Wszelkie dodatkowe umiejętności komputerowe, takie jak możliwość projektowania lub edytowania stron internetowych, byłyby uważane za duży plus.

• Rachunki płatne/należne
• Wprowadzanie danych
• Zarządzanie danymi
• Wizualizacja danych
• Płynność bazy danych
• Publikowanie komputerów stacjonarnych
• Kalendarze cyfrowe (Google, Outlook itp.)
• Komunikacja e -mail
• Microsoft Office
• Maszyny biurowe
• Arkusze kalkulacyjne
• Pisanie na maszynie
• Przetwarzanie tekstu

Liczenie

Praca urzędnicza obejmuje liczenie, co wymaga podstawowych umiejętności matematycznych do zrozumienia informacji liczbowych. Niektóre urzędników są, w pewnym stopniu, księgowości i/lub uwzględniające spółkę, między innymi obowiązkami liczbowymi. Urzędnicy, którzy są w stanie wykonać te funkcje szybko i skutecznie, będą się rozwijać w tych rolach. Jeśli nie jesteś wielkim matematykiem, nie martw się. Pamiętaj tylko, aby mieć podstawowe umiejętności matematyczne i myślenie analityczne. 

• Rachunkowość
• Dokładność
• Arytmetyka
• Obliczenie
• Dane do faktury
• Księgowość
• Asygnowanie
• Analityka danych
• Oszacowanie
• Koszt
• Logiczne myślenie
• Organizowanie informacji
• Arkusze kalkulacyjne
• Technologia
• Zrozumienie trendów
• Ważą różne opcje

Organizacja

Urzędnicy i sekretarze muszą być zorganizowani, ponieważ są odpowiedzialni za upewnienie się, że biuro działało sprawnie. Ich zadania będą obejmować śledzenie harmonogramu pracodawcy, odbieranie e -maili i połączeń telefonicznych oraz utrzymanie plików.

Posiadanie silnych umiejętności organizacyjnych pozwoli ci skutecznie wykonywać te zadania. Pomocne będzie podsumowanie obszarów, w których jesteś zorganizowany i nad czym powinieneś pracować. Na przykład zapisanie zadań i rzeczy do zapamiętania na lepkich notatkach jest sposobem na upewnienie się, że nic nie jest pomijane.

• Ocena
• Współpraca
• Podejmowanie decyzji
• Delegacja
• Dostarczanie poczty
• Dokumentowanie
• Wydajny
• Piłowanie
• Kierownictwo
• Wielozadaniowość
• Zarządzanie biurem
• Przeoczenie
• Kserokopowanie i zestawianie
• Organizacja fizyczna
• Planowanie
• Priorytety
• Ewidencjonowanie
• Sortowanie
• Zarządzanie czasem

Rozwiązywanie problemów

Bycie silnym rozwiązaniem problemów jest kluczem do skutecznego wykonywania funkcji i problemów biurowych. W zależności od zakresu swojej roli będziesz musiał rozwiązać problemy z klientami, kolegami lub usterkami technicznymi. Robienie tego w odpowiednim czasie, pozostając spokój pod presją, zapewni najlepszy wynik za każdym razem.

• Aktywne słuchanie
• Zdolność adaptacji
• Analiza
• Komunikacja
• Kreatywne myslenie
• Krytyczne myślenie
• Narzekania klientów
• Podejmowanie decyzji
• Delegowanie
• Umiejętności emocjonalne
• Interpersonal
• Zrównoważone
• Odporność
• Zarządzanie ryzykiem
• Rozwiązywanie problemów technicznych

Zaradność

Jako urzędnik, możliwość adaptacji pomoże ci rozwijać się w szybkim środowisku. Oczekiwasz, że wykonasz zadanie w czasach zmian i będziesz niezawodnym zasobem dla swoich kolegów. Takie postępowanie będzie wymagało szeregu umiejętności, od wielozadaniowego i krytycznego myślenia po otwartość. Mogą istnieć przypadki, w których twój szef lub przełożony nie jest w stanie pomóc w rozwiązywaniu problemów. Jeśli masz możliwość niezależnej pracy pod presją, będziesz wyróżniającym się pracownikiem.

• Couma administracyjna
• Kreatywne myslenie
• Elastyczność
• Obsługa zapytań
• Niezależność
• Monitorowanie zapasów biur
• Wielozadaniowość
• Otwartość
• Trwałość
• Kserokopowanie/skanowanie
• Proaktywny
• Rozwiązywanie problemów 
• Badania
• Samodyscyplina

Ważne umiejętności miękkie

Oprócz tych pięciu najlepszych umiejętności urzędników, najlepsi pracownicy biurowi mają również umiejętności miękkie, które często są wrodzonymi cechami osobowości, a nie wyuczonymi kompetencjami.

Należą do nich silne umiejętności interpersonalne, praca zespołowa, elastyczność, niezawodność, zdolność adaptacyjna i kreatywność. Są to istotne cechy dla menedżerów biur, recepcjonistów, asystentów osobistych, asystentów biurowych i asystentów wykonawczych. 

Kluczowe wyniki

Przeczytaj uważnie opis stanowiska: Każda praca będzie wymagała różnych umiejętności i doświadczenia, więc skup się na umiejętnościach wymienionych przez pracodawcę. Możesz przejrzeć nasze inne listy umiejętności wymienionych według pracy i według rodzaju umiejętności.

Użyj słów kluczowych w swoim CV: Pracodawcy używają systemów śledzenia kandydatów do poszukiwania określonych słów kluczowych, więc CV, które je włączą, będą częściej wybrane do dalszego przeglądu.

Dodaj słowa kluczowe do listu motywacyjnego: W ciele listu motywacyjnego spróbuj wspomnieć o jednej lub dwóch z tych umiejętności i podać konkretny przykład czasu, kiedy je demonstrowałeś w pracy.

Wspomnij o umiejętnościach w wywiadzie: Upewnij się, że masz co najmniej jeden przykład czasu, który pokazałeś każdą z pięciu najlepszych umiejętności wymienionych tutaj na rozmowę kwalifikacyjną.