Ważne umiejętności zawodowe dla menedżerów biur

Często mylone z sekretarzem lub asystentem administracyjnym, menedżerowie biur w wielu firmach działają na wysokim poziomie z jednym z najtrudniejszych miejsc pracy w firmie. Menedżerowie biur zazwyczaj prowadzą i ściśle współpracują z innymi szefami działów w celu zbudowania zdrowego środowiska pracy.

Ci, którzy chcą zatrudnić kierownika biura, będą selektywne. Jeśli chcesz tego rodzaju pracy, możesz zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie, wiedząc, które z twoich umiejętności i doświadczeń należy podkreślić podczas procesu aplikacji i rozmowy kwalifikacyjnej.

Jakie umiejętności potrzebujesz, aby być kierownikiem biura?

Menedżerowie biur biorą odpowiedzialność za upewnienie się, że całe biuro lub kompleks biur działają płynnie. Może to obejmować obowiązki takie jak zarządzanie i nadzór jednego lub kilku asystentów administracyjnych. 

Menedżerowie biur zwykle nie potrzebują specjalistycznej edukacji, ale potrzebują wielu odpowiednich doświadczeń i dobrze rozwiniętych umiejętności zarówno w rolach administracyjnych, jak i zarządzających.

Nie wszystkie stanowiska menedżera biura wymagają dokładnie tego samego zestawu umiejętności. Wiele zależy od liczby asystentów biurowych, które musisz nadzorować, ile osób korzysta z biura, a jakiego rodzaju oprogramowanie i inne systemy używa Twojego pracodawcy.

Rodzaje umiejętności zarządcy biura

Administracyjny

Jako kierownik biura będziesz odpowiedzialny za wykonanie kilku zadań administracyjnych. Obejmują one zatrudnienie i zwolnienie pracowników, prowadzenie ocen wydajności, szkolenie nowych pracowników i nadzór innych. 

Zatwierdzanie formalnych zapotrzebowań, prowadzenie ogólnych operacji biznesowych i utrzymanie dokumentacji dokumentacji i personelu może również należeć do twojej jurysdykcji.

• Wielozadaniowość
• Zarządzanie informacją
• Przetwarzanie poczty
• Planowanie
• Rozwiązanie konfliktu
• Delegacja
• Podejmowanie decyzji

Analityczny

Częścią twojej roli będzie znalezienie sposobów na lepsze wykonywanie pracy. Jeśli możesz zidentyfikować nieefektywności w zakresie działania biura i zapewnienia rozwiązań, możesz zaoszczędzić pracodawcy dużo pieniędzy i zaoszczędzić kolegom dużo pogorszenia.

Świetny kierownik biura będzie stale zadawać sobie pytanie, jeśli chodzi o wszystkie procesy, praktyki i procedury: „Czy to ma sens? Czy to najlepsze, co możemy zrobić?„Zaleca się zawierać listę umiejętności analitycznych w CV.

• Kreatywność
• Optymalizacja
• Rozwiązywanie problemów
• Krytyczne myślenie
• Zarządzanie procesem
• Rozumowanie dedukcyjne
• Rozumowanie indukcyjne

Dbałość o szczegóły 

Jako menedżer biura, złotówka zatrzymuje się z tobą. Będziesz odpowiedzialny za zamawianie odpowiednich materiałów biurowych w odpowiednim czasie, za dokładne i zorganizowane rejestry oraz za śledzenie potrzeb i problemów wszystkich innych w biurze.

Jeśli dobrze wykonasz swoją pracę, biuro będzie się działać. Jeśli źle dostaniesz jakieś szczegóły, inne osoby mogą nie być w stanie w pełni wykonać swojej pracy.

• Ewidencjonowanie
• Zorientowane na szczegóły
• Intuicja
• Proaktywność
• Dokładność
• Identyfikacja problemów systemowych

Komunikacja

Podobnie jak asystenci biurowi, często będziesz jedną z pierwszych osób, które widzą odwiedzający, a czasami możesz być jedynym, który widzą, czy jeden z profesjonalistów pracujących w twoim biurze jest poza domem. Musisz działać jako skuteczny recepcjonista, jednocześnie wykonywanie innych obowiązków.

Możesz być również głównym punktem kontaktu między różnymi osobami, które korzystają z biura i być może między biurem a innymi w tej samej organizacji.

Być może będziesz musiał ćwiczyć rozwiązywanie konfliktów i delegować pracę. Wszystko to składa się na wiele komunikacji, zarówno pisemnych, jak i ustnych, z których wszystkie muszą być dokładne, wydajne, przyjazne i profesjonalne.

• Komunikacja pisemna
• Komunikacja werbalna
• Przyjęcie
• Etykieta telefonu
• Przystępny
• Aktywne słuchanie

Komputer

Ważne jest, aby menedżerowie biur mieli szeroki zakres umiejętności komputerowych. Szczegóły będzie zależeć od twojego pracodawcy, ale zwykle obejmują wprowadzanie danych, arkusze kalkulacyjne i ogólne zadania IT.

Zarządzanie biurami może obejmować ogromną odpowiedzialność. Kierownicy biur ogólnie pracują na szczycie organizacji, z rękami w każdym aspekcie firmy. Jeśli ta centralna rola się do Ciebie przemówi, kontynuuj sprawdzanie listy umiejętności, aby sprawdzić, czy może to być dla Ciebie kariera.

• Microsoft Office Suite
• System operacyjny
• Wprowadzanie danych
• Kalendarze cyfrowe
• Zarządzanie e -mail
• Oprogramowanie KPI
• Rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem
• Udostępnianie plików

Finanse

Twoje obowiązki mogą obejmować księgowość, fakturowanie, budżetowanie i rachunkowość. Możesz być również zobowiązany do obsługi wpisów płac, drobnych gotówki i QuickBooks. Raporty kwartalne i półroczne mogą również należeć do twojego zakresu obowiązków. Przynajmniej jeśli twoje biuro w ogóle zajmuje się pieniędzmi, będziesz ostatecznie odpowiedzialny za upewnienie się, że jest dobrze obsługiwane.

• Księgowość
• Asygnowanie
• Oprogramowanie księgowe
• Sprawozdania finansowe
• Faktury
• Zgodność
• Uczciwość

Przywództwo

Jako przełożony tego, co może być duża grupa asystentów biurowych, musisz zachować motywację i skoordynowanie wszystkich. Będziesz musiał sprawić, by praca zespołowa się wydarzyła.

Twoja praca będzie obejmować ustanowienie standardu pracy dla wszystkich innych i upewnienie się, że te standardy zostaną spełnione.

Wiodący często oznacza pomoc innym ludziom w rozwoju w ich karierze i pomagać ludziom samodzielnie startować i dobrze się komunikować.

• Koordynacja
• Ustalanie i zarządzanie oczekiwaniami
• Praca w zespole
• Współpraca
• Motywacja
• Przewodnictwo
• Kierownictwo
• Umiejętności interpersonalne

Więcej umiejętności menedżera biura

• Audyt
• Benchmarking
• Integracja
• Dane do faktury
• Publikowanie komputerów stacjonarnych
• Transkrypcja
• Formalność
• Łożysko
• Proces pakowania i wysyłania dokumentów prawnych
• Uwaga
• Pamięć
• Wrażliwość na problem
• Zarządzanie czasem
• Ustalanie priorytetów
• Tolerancja na stres
• Rozwiązywanie problemów
• Zarządzanie mediami społecznościowymi
• Korekta
• Rewizja
• Redakcja
• Właściwe korzystanie z wyszukiwarek
• Pisanie raportu
• Opracuj i utrzymuj standardowe procedury operacyjne (SOP)
• Terminy
• Wielojęzyczne
• Profesjonalizm
• Obsługa klienta
• Odporność

Jak wyróżnić swoje umiejętności

Dodaj odpowiednie umiejętności do swojego CV: Użyj nazwisk swoich odpowiednich umiejętności jako słów kluczowych w swoim CV, aby nadzorca zatrudniania wyraźnie zobaczył, że masz to, czego szukasz.

Podkreśl umiejętności w liście motywacyjnym: Upewnij się, że Twój list identyfikuje twoje podstawowe kompetencje za pomocą niektórych umiejętności wymienionych powyżej.

Używaj umiejętności w rozmowie o pracę: Przygotowując się do rozmowy kwalifikacyjnej, wymyśl co najmniej jeden konkretny przykład czasu, w którym wykorzystujesz swoje najbardziej odpowiednie umiejętności.