Jak stworzyć podręcznik wolontariuszy dla swojej organizacji non -profit

Kiedy Twoja organizacja non -profit zaczyna przyciągać wolontariuszy, może to być ekscytujący czas rozwoju i społeczności dla wszystkich zaangażowanych. Jednak gdy wolontariusze zaczynają przesyłać strumieniowo, może być przytłaczające dla na pokładzie, szkolenia, a nawet zarządzać nimi. To znaczący problem, ale Twoja organizacja może tworzyć systemy i standardy, aby wspierać wolontariuszy.

Tam jest niezbędny podręcznik wolontariuszy. Podobnie jak podręczniki pracowników i materiały szkoleniowe w firmach, podręcznik wolontariuszy służy informowaniu, edukacji i wspieraniu wolontariuszy.

Co to jest podręcznik wolontariuszy?

U podstaw wolontariuszy jest zasobem (drukowanym lub cyfrowym), który wyraźnie określa, co robi Twoja organizacja non -profit i jak wolontariusze pomagają organizacji. Może wyjaśnić zasady wolontariatu, a także określić zadania lub oczekiwania.

Podręcznik powinien być wykorzystywany do rekrutacji, na pokładzie i szkolenia wolontariuszy, aby wszyscy zaczynali od tej samej wiedzy.

Jest to również „starszy” zasób, którego każdy może korzystać w miarę rozwoju wraz z Twoją organizacją.

Po co go tworzyć?

Organizacje non -profit w wielu przypadkach mają ograniczone zasoby i personel. Spędzanie czasu na rekrutację, szkolenie i nadzorowanie wolontariuszy może szybko się sumować, szczególnie jeśli masz wiele zainteresowanych osób.

Na szczęście podręczniki wolontariuszy mogą pomóc w zmniejszeniu czasu i pieniędzy związanych z rekrutacją wolontariuszy i wdrażaniem. Ponadto podręczniki wolontariuszy nie muszą być drogie ani opracowane. Prosty internetowy plik PDF może standaryzować wrażenia wolontariuszy i nie wymaga dużo czasu, pieniędzy ani materiałów drukowanych.

Co najlepsze, podręcznik wolontariuszy zapewnia konsekwentne zasoby, które mogą odwoływać się pracownicy, wolontariusze, a nawet darczyńcy. Takie postępowanie daje wszystkim jasny obraz tego, co robi Twoja organizacja i jak pomagają wolontariusze. Zamiast martwić się o niespójne doświadczenia treningowe lub wskazówki „słowo ust”, wolontariusze i pracownicy mają podręcznik, który pomaga im odnieść sukces.

Po uwzględnieniu metod komunikacji i danych kontaktowych zmniejszasz również ilość „pasowania pałki”, aby odpowiedzieć na pytanie wolontariuszy lub zorganizować harmonogramy. Podręcznik wolontariuszy umożliwia ludziom najlepszą pracę poprzez bezpośredni dostęp do osób, z którymi pracują.

Pisząc podręcznik, konieczne będzie rozważenie odbiorców. Możesz mieć młodych wolontariuszy, rodzinnych wolontariuszy i starszych wolontariuszy. W przypadku tych ostatnich szczególnie ważne jest, aby rozmawiać z nimi z szacunkiem bez użycia klisz i stereotypów.

Co trafia do podręcznika wolontariuszy?

W zależności od rozmiaru i sektora organizacji non -profit, twój podręcznik będzie różny rozmiar i szerokość. Każda organizacja non -profit jest inna i ma swoją własną strukturę, więc nie ma ani jednego spisu treści dla twojego podręcznika wolontariuszy.

Jednak wiele organizacji non -profit, zarówno małych, jak i dużych, używa podręczników, które zawierają przedmioty takie jak:

• Powitany list. Może to składać się z podziękowania lub ciepłego witania o zwiększeniu zainteresowania programem wolontariuszy. Nadaje również ton relacji pracowników/wolontariuszy organizacji. Możesz nawet podkreślić, w jaki sposób korzyści wolontariuszy wolontariusze, aby ludzie byli jeszcze bardziej zainteresowani dołączeniem do Twojego programu.
• Misja organizacji. Misja wyjaśnia, kto, co i dlaczego Twoja organizacja.
• Lista pracowników i zarządu.
• Programy i kampanie. Wymień wszystkie programy oferowane przez Twoją organizację non -profit, a także każdy zasięg społeczności. Obejmują oferowane usługi, finansowane programy i otwarte lokalizacje.
• Role i obowiązki wolontariuszy. Ta sekcja może zawierać pozycje i zadania do wypełnienia. Możesz także podkreślić wpływ wolontariusze i informacje na temat różnorodności i reprezentacji.
• Zasady wolontariusze. Zarys kwalifikacji na stanowiska wolontariuszy. Na przykład, jeśli potrzebują kontroli przeszłości, testów lub certyfikatów. Uwzględnij formularze aplikacji. Wyjaśnij politykę braku i terminu terminu
• Postępowanie i zachowanie. Wyjaśnij kod ubioru, oczekiwania dotyczące zachowania zawodowego i gdzie wolontariusze mogą zgłaszać obawy. Niektóre organizacje mogą zawierać kodeks etyczny, zwłaszcza jeśli praca wolontariusza jest wrażliwa, taka jak opieka nad dziećmi, niepełnosprawna lub starsza.
• Operacje i zarysy pracy. Organizacje non -profit mogą uczynić tę sekcję specyficzną dla różnych ról wolontariuszy lub zapewnić ogólny szablon do tego, gdzie zgłaszać lub w co się ubrać. Uwzględnij również wytyczne dotyczące bezpieczeństwa, proces pracy i informacje na temat zmian i harmonogramów.
• Informator. Obejmują członków personelu lub liderów wolontariuszy, którzy są odpowiedzialni. Wymień niezbędne numery telefonów, narzędzia grupowe i strony internetowe, które pomogą wolontariuszom śledzić ich zadania lub harmonogram.

Często podręczniki wolontariuszy zawierają o wiele więcej przedmiotów niż wymienione tutaj. Na przykład krajowe fundamenty dzikiej przyrody obejmują sekcje zarządzania rekordami, kodeksu ubioru, frekwencji i czasu, wymagane minimalne godziny, szkolenie, ocena, rozpoznawanie, palenie i narkotyki, bezpieczeństwo i odpowiedzialność, zwrot wydatków, bezpieczeństwo i bezpieczeństwo, molestowanie seksualne, seksualne molestowanie seksualne i konflikty interesów. 

Dostosowywanie

Powyższa lista jest tylko punktem wyjścia dla Twojej organizacji non -profit; W żaden sposób nie jest to jedyny format, jaki możesz wybrać. Organizacje non -profit mogą stworzyć pełną wersję podręcznika lub mogą podjąć więcej podejścia „Orientacja” wolontariusza.

Podręcznik orientacyjny może koncentrować się tylko na rolach i zadaniach wolontariusze będą wykonywać dla Twojej organizacji. Opisy te można dostosować do każdej pozycji lub mogą służyć jako ogólny podręcznik orientacyjny, który otrzymuje wszyscy wolontariusze. Orientacja może również obejmować filmy, które wolontariusze mogą uzyskać dostęp do zdalnie lub grupę lub indywidualne spotkanie.

Niektóre organizacje non -profit mogą wymagać dodatkowych sekcji w swoich podręcznikach, takie jak wytyczne dotyczące zwrotu kosztów lub procedury ewakuacji awaryjnej. Mogą być również pewne zrzeczenia się prawne lub ubezpieczenia, takie jak informacje o odpowiedzialności za szkody i informacje o „Dobrym stanie Samarytanom.„Poświęć chwilę, aby zapytać, czy są jakieś„ niezwykłe ”zadania, które poprosisz o swoich wolontariuszy, i utwórz sekcję w swoim podręczniku, który je zwraca.

Jak zrobić podręcznik wolontariuszy (szybko)

Piękno podręcznika wolontariuszy polega na tym, że nie musi być skomplikowana. Możesz użyć istniejących dokumentów szkoleniowych lub dyskusji między pracownikami a wolontariuszami, aby zdecydować, co uwzględnić.

Możesz także użyć podręczników innych organizacji non -profit jako zarysu (ale nie kopiuj!). Należy również pamiętać, że twój podręcznik nie musi być doskonały; Można zacząć od pierwszej edycji i aktualizacji w miarę rozwoju.

Kluczem jest po prostu zacząć.

Korzystając z dokumentów Microsoft Word lub Google, jeden z twoich wolontariuszy lub pracowników może wybrać profesjonalne szablony ręczne, szablony broszury lub po prostu użyć podstawowego dokumentu. Aby ułatwić przeglądanie, staraj się jednak uwzględnić:

• Jasny tytuł ze wszystkimi odpowiednimi informacjami (nazwa, adres, dane kontaktowe)
• Spis treści
• Przerwy strony między sekcjami
• Prosta, łatwa do odczytania treści
• Łatwe do odczytania czcionki i kolory
• Dane kontaktowe koordynatora programu w celu bezpiecznej komunikacji

Możesz oznaczyć swój podręcznik, aby pasował do kolorów, czcionek i stylu obrazu organizacji. Spraw, aby Twój podręcznik był jak najczystszy, zorganizowany i zwięzły.

Po edytowaniu pierwszego podręcznika i gotowego do pracy możesz go wydrukować lub utworzyć internetowy pdf na swoją stronę internetową. PDF jest najtańszą opcją. Dzięki internetowi PDF możesz dystrybuować podręcznik za pośrednictwem poczty elektronicznej, mediów społecznościowych lub witryny. Posiadanie instrukcji w wirtualnej formie znacznie ułatwia często aktualizowanie.

Przykłady

Szukam inspiracji? Oto kilka przykładów tego, jak może wyglądać Twój podręcznik wolontariuszy:

• Słyszenie Instrukcji Orientacji Wolontariatu Mowy i głuchotliwości
• Katolickie organizacje charytatywne wolontariatu Maine
• Warunki i procedury. National Wildlife Foundation
• Podręcznik wolontariatu o wzmocnieniu pozycji kobiet
• Znajdź podręcznik wolontariuszy banku żywności

Pamiętaj, że nie ma podejścia „jeden rozmiar dla wszystkich” do tworzenia podręcznika wolontariuszy. Zastanów się, jakie informacje musisz konsekwentnie podzielić się ze swoimi wolontariuszami i jakie zasoby chcesz mieć. Zawsze możesz dodać aktualizację później

Zaoszczędź czas, pieniądze, energia i stres, dając swoim personelowi i wolontariuszom zasob.