Ważne umiejętności zawodowe dla sekretarzy prawnych

Nie mylić z asystentami, sekretarzy prawni pełnią istotną rolę w kancelariach w całym kraju. Podczas gdy asystentki często wykonują obowiązki adwokackie pod nadzorem adwokata, sekretarze prawni muszą śledzić wszystkie szczegóły okrążenia kancelarii prawnej.

Prawo było i zawsze będzie światem biurokracji i semantyki. Prawnicy muszą być w pełni przygotowani na każde postępowanie prawne. Jako takie, zarówno prawnicy, jak i asystentka zależą w dużej mierze od swoich sekretarzy prawnych.

Jakie umiejętności potrzebujesz, aby być sekretarzem prawnym?

Rola sekretarzy prawnych, znana również jako asystenci administracyjni lub asystenci prawniczej, ewoluowała w ciągu ostatnich dwóch dekad. Podobnie jak w przypadku wszystkiego innego, technologia nadal przekształca tradycyjną kancelarię prawną.

Sekretarze prawni muszą przekraczać konwencjonalne role pisania i odpowiadania na telefony w celu nadzorowania działań o wysokiej wartości między prawnikami i klientami oraz w odniesieniu do postępowań prawnych.

Sekretarze prawni robią to, co może zrobić każdy asystent administracyjny, z wyjątkiem tego, że świat prawny jest nieco bardziej skomplikowany. Wykonują obowiązki sekretarskie za pomocą terminologii prawnej, procedur i dokumentów. Sekretarze prawni również przygotowują dokumenty prawne i korespondencję, w tym wezwanie, skargi, ruchy i wezwania. Mogą również pomóc w badaniach prawnych.

Rodzaje umiejętności prawnego sekretarza

Role sekretarza prawnego ewoluowały z czasem. Te umiejętności pomogą Ci odnieść sukces w biurach pojedynczych prawników i większych kancelariach.

Umiejętności technologiczne

Wielu prawników nie ma ani czasu, ani wiedzy specjalistycznej na dobre prowadzenie technologii kancelarii. Opierają się na rezygnacji z sekretarzy prawnych w zakresie wykonywania różnych zadań komputerowych, takich jak budowanie arkuszy kalkulacyjnych, przygotowywanie prezentacji, kontroli arkuszy czasu pracy, zarządzanie fakturami, tworzenie/pisanie dokumentów, utrzymanie kalendarzy i śledzenie terminów.

Dlatego sekretarze prawni, którzy są biegli w różnych aplikacjach komputerowych, będą mieli największe możliwości kariery. Niektóre z najczęstszych technologii, które muszą opanować sekretarze prawni, obejmują:

• Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
• Microsoft Office Suite
• Prezentacja
• Zarządzanie informacją
• Organizacja plików cyfrowych
• Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych danych
• Dane do faktury
• Fakturowanie
• Transkrypcja
• Publikowanie komputerów stacjonarnych
• Wideokonferencje
• Zarządzanie e -mail

Umiejętności interpersonalne

Sekretarze prawni codziennie wchodzą w interakcje z prawnikami, asystentami, personelem, klientami, przeciwnikiem, personelem sądowym, dostawcami i innymi.

Niezbędne są najwyższej klasy umiejętności interpersonalne i komunikacyjne. Oprócz kontaktu twarzą w twarz sekretarze komunikują się przez systemy e-maili, telefonu i wideokonferencji.

• Przyjęcie
• Etykieta telefonu
• Komunikacja werbalna
• Inteligencja emocjonalna
• Inicjatywa
• Formalność
• Łożysko

Komunikacja pisemna

Czy uważasz, że prawnicy tworzą własną pisemną korespondencję? Pomyśl jeszcze raz. Sekretarze prawni są często odpowiedzialni za opracowywanie rutynowej korespondencji i notatek, oprócz korekty dokumentów prawnych pod kątem pism, briefów, odkrywania i transakcyjnych celów.

Pisanie jest integralną częścią pracy sekretarza prawnego; Ci, którzy rozwijają silne umiejętności pisania, staną się niezbędne dla prawników, których pomagają.

• Kompozycja e -mail
• Po ścisłych formatach dokumentów
• Dbałość o szczegóły
• Listy motywacyjne
• Silne umiejętności gramatyczne
• Transkrypcja

Umiejętności organizacyjne

Ponieważ sekretarze prawni są osobą „praworęczną”, umiejętności organizacyjne są niezbędne do skutecznego zarządzania praktyką prawną lub działem prawnym korporacyjnym.

Sekretarze prawni muszą utrzymywać pliki papierowe i elektroniczne, zarządzać projektami, śledzić wiele terminów, utrzymywać kalendarze, planować spotkania, organizować wydarzenia i zachować uporządkowanie i dostępność.

• Dbałość o szczegóły
• Zarządzanie kalendarzami
• Zarządzanie plikami
• Poufne zarządzanie informacjami
• Transkrypcja
• Proces pakowania i wysyłania dokumentów prawnych
• Odbieranie i organizowanie oświadczeń
• Uwaga

Umiejętności transkrypcyjne

Umiejętności transkrypcyjne są podstawowe dla praktyki sekretarskiej. Oprócz szybkiej szybkości pisania (wymagania pracodawcy wahają się od 50 do 100 słów na minutę), do zrozumienia plików dyktowania głosowego wymagane są aktywne umiejętności słuchania.

Konieczne są silne umiejętności gramatyki, pisowni, słownictwa i języka, a także zrozumienie terminologii prawnej. Jak wspomniano powyżej, sekretarze muszą być biegli w aplikacjach do edytora tekstu i sprzęcie transkrypcyjnego.

• Aktywne słuchanie
• Pisanie na maszynie
• Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
• Urządzenia do nagrywania audio
• Pamięć
• Komunikacja pisemna

Dbałość o szczegóły

Dbałość o szczegóły ma kluczowe znaczenie w zawodzie prawnym. Na przykład wpisanie 600 000 USD w ofercie rozliczeniowej zamiast 60 000 USD może kosztować Twoją firmę klienta. Sekretarze prawni zajmują się drobiazgami codziennej praktyki prawa, a dbałość o szczegóły jest ważna w prawie każdym zadaniu sekretarskim, od opracowywania i korekty dokumentów do planowania spotkań i terminów kalendarza.

• Uwaga
• Uważny
• Audyt
• Rozumowanie indukcyjne
• Rozumowanie dedukcyjne
• Wprowadzanie danych
• Dokładność
• Proaktywny

Znajomość dokumentów prawnych i terminologii

Jaka jest różnica między sekretarzem a prawny sekretarz? Sekretarze prawni znają wszystkie rzeczy dotyczące postępowania prawnego i sądowego. Warunki takie jak „wezwanie”, „pro se” i „voir dire” nie mylaj sekretarzy prawnych. 

Rozumieją niuanse procedury prawnej i mają zdolność tworzenia i formatowania pism pism, odkrywania i dokumentów transakcyjnych.

• Krótko mówiąc
• Amicus krótki
• Appellate Brief
• Odpowiedz krótko
• Przesłuchania
• Proces odwoławczy
• Wills & Testaments
• Skargi prawne, odwołania i odpowiedzi
• Quitclaim Akt
• Umowa gwarancyjna
• Żądanie wezwania do wezwania

Praca w zespole

Praca zespołowa ma kluczowe znaczenie dla roli sekretarzy prawnych w świadczeniu usług prawnych. We wszystkich praktykach Ustawienia od dużych korporacyjnych działów prawnych po sekretarze lekarzy-lekarzy muszą połączyć współpracę z prawnikami, asystentami, sekretarkami, urzędnikami, dostawcami i innymi osobami, aby skutecznie świadczyć usługi prawne.

Najbardziej wydajni sekretarze prawni wiedzą, jak dogadać się ze współpracownikami i współpracować z stronami trzecimi, aby wykonać pracę.

• Aktywne słuchanie
• Komunikacja werbalna
• Komunikacja pisemna
• Wrażliwość na problem
• Współpraca

Umiejętności wielozadaniowe

Większość sekretarzy prawnych pracuje dla więcej niż jednej osoby na więcej niż jednym pliku.

Wykonywanie wielu zadań jednocześnie powinno być drugie w stosunku do właściwego sekretarza prawnego. 

Wiedzą, jak żonglować wieloma zadaniami i konkurencyjnymi priorytetami oraz jak zarządzać rosnącymi obciążeniami w dzisiejszym ruchliwym kancelarii, w której jedna osoba często wykonuje trzy miejsce.

• Dbałość o szczegóły
• Zarządzanie czasem
• Ustalanie priorytetów
• Delegacja
• Planowanie
• Tolerancja na stres

Umiejętności badawcze

Sekretarze prawni przeprowadzają badania w Internecie w wielu zadaniach, takich jak znalezienie wskazówek, gromadzenie informacji o kliencie, badanie konkurencji i lokalizacja świadków ekspertów.

Wielu sekretarzy prawnych, szczególnie tych w małych biurach prawniczych, również wykonuje obowiązki prawne, w tym badania prawne, sprawdzanie i śledzenie orzecznictwa. Uczenie się platform badawczych, takie jak Westlaw lub Lexis/Nexis, mogą zapewnić przewagę konkurencyjną.

• Czytanie ze zrozumieniem
• Wywiad
• Uwaga
• Zauważanie trendów
• Analiza danych
• Rozumowanie indukcyjne
• Rozumowanie dedukcyjne
• Oprogramowanie prawa badawczego

Więcej umiejętności prawnych

• Rozwiązywanie problemów
• Zarządzanie mediami społecznościowymi
• Korekta
• Rewizja
• Redakcja
• Pisownia
• Właściwe korzystanie z wyszukiwarek
• Pisanie raportu
• Ostateczna produkcja manuskryptu
• Marki
• Opracuj i utrzymuj standardowe procedury operacyjne (SOP)
• Terminy
• Wielojęzyczne
• Życzliwość
• Zdolność adaptacji
• Efektywność
• Krytyczne myślenie
• Zgodność
• Księgowość
• Profesjonalizm
• Obsługa klienta
• Odporność
• Umowy przedprocesowe
• Maszyny faksowe
• Utrzymuj biblioteki prawa
• Zarządzaj plikami spraw
• Lexisnexis
• Pacer

Jak wyróżnić swoje umiejętności

Dodaj odpowiednie umiejętności do swojego CV: Pamiętaj, aby podkreślić powyższe umiejętności w swoim podsumowaniu i historii pracy. Firmy prawne dbają o swoje doświadczenie i dbałość o szczegóły, szczególnie w zakresie budowy swojego CV.

Podkreśl umiejętności w liście motywacyjnym: Nie marnuj słów w swoim liście. Ponieważ tworzenie listów motywacyjnych jest znaczącą częścią pracy jako asystenta prawnego, trzymaj się sedny i zademonstrować zdolność do bycia jasnym i bezpośrednim.

Używaj umiejętności w rozmowie o pracę: Przygotuj się na omówienie rodzajów projektów, które zarządzałeś w innych rolach bez naruszenia poufności klienta w innych kancelariach. Nie bój się opisać, w jaki sposób korzystałeś z powyższych umiejętności w innych role poza światem prawnym, jeśli doświadczenie ma zastosowanie do szukanej roli.