System informacji o zasobach ludzkich (HRI)

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to oprogramowanie lub rozwiązanie online w zakresie wprowadzania danych, śledzenia danych i informacji o danych ludzkich, płac, zarządzania i księgowości w firmie. Przydatne jest dla wszystkich procesów, które chcesz śledzić, i na których masz nadzieję zebrać przydatne i celowe dane.

Zwykle pakowane jako baza danych, setki firm sprzedają jakąś formę HRI, a każda HRI ma różne możliwości. Wybierz HRI ostrożnie w oparciu o możliwości potrzebne w swojej firmie. Ponieważ HRI staje się coraz bardziej wyrafinowane, wybór wśród różnych systemów stał się wystarczający, aby praktycznie sparaliżować dział HR.

Oglądanie firmy technologicznej, w której istnieją eksperci komputerowe, przechodzą trzy różne systemy HRI w ciągu dziesięciu lat, zanim ostatecznie zdecydowali się na ich obecny system, było wykształceniem w zakresie złożoności. Ich możliwości w pracy i używanych rzadko spotykały się z szumem sprzedaży, który doprowadził do wyboru. Właśnie dlatego wybór HRI jest poważnym przedsięwzięciem dla firmy.

Kluczowe rozważania, patrząc na opcje HRIS

Wybór HRI jest stresującą sytuacją, ponieważ istnieje tak wiele opcji. Wybór opcji, które są najlepsze dla Twoich potrzeb w Twojej firmie, jest trudne. Przeglądanie informacji dostarczonych przez każdy system jest również trudne.

Sprzedawcy są często zleceni salespeple, którzy ustnie mogą ci powiedzieć, że system zaspokoi Twoje potrzeby. Upewnij się, że sprawdź to z wieloma źródłami, w tym obecnymi klientami, grupami dyskusyjnymi, LinkedIn, inni członkami SHRM i recenzji Google.

Są to inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę, wybierając swój HRI.

Liczba pracowników

Pamiętaj, że nawet jeśli Twoja firma jest dziś tylko kilka osób, może mieć dwa razy więcej lub nawet 10 razy więcej niż wielu pracowników w przyszłości, więc wybierz system, który może się rozwijać w Twojej firmie.

Możliwości systemowe

Kolejnym kluczowym czynnikiem, który musisz wziąć pod uwagę, jest to, że wielu HRI jest w stanie osiągnąć tylko część tego, czego potrzebujesz automatyzacji. W takich przypadkach będziesz chciał upewnić się, że komponenty wszelkich dodatków lub dodatkowych systemów działają bezbłędnie. Ponownie nie bierz słowa sprzedawcy o działaniu systemów. Wykonaj swoje badania, aby upewnić się, że tak.

Szkolenie i wsparcie

Sprawdź także, jakie rodzaje szkoleń i bieżące wsparcie są dostępne dla twojego personelu. Należy również upewnić się, że obietnice konsultanta ds. Sprzedaży dotyczącej szkolenia i następczy po zakupie zostały zapisane bezpośrednio w umowie, aby kupić HRIS. I skontaktuj się z innymi organizacjami, aby upewnić się, że wybrana firma ma doświadczenie w ciągłym, pomocnym wsparciu. Wielu nie.

Oczekiwana funkcjonalność lepszych wyborów HRI

Zazwyczaj lepsze systemy informacji o zasobach ludzkich (HRI) zapewniają ogólnie:

Zarządzanie wszystkimi informacjami pracowników:

Dane takie jak nazwy, tytuły, adresy i pensje to podstawowy początek. Historia wynagrodzeń i pozycji, struktury raportowania, historie oceny wyników i inne krytyczne informacje o pracownikach.

Dokumenty związane z firmą: 

To zawieraTakie przedmioty, jak podręczniki pracowników, procedury ewakuacji awaryjnej i wytyczne dotyczące bezpieczeństwa.

Administracja świadczeń: 

Będziesz chciał administracji świadczeń, w tym rejestrację, zmiany statusu i aktualizację danych osobowych. W idealnym systemie możesz pozwolić pracownikom wyszukiwać i przeglądać własne informacje, w tym śledzenie wakacyjne.

Pełna integracja z płacą:

Ta integracja obejmie również inne oprogramowanie finansowe i systemy księgowe firmy. Po ich połączeniu możesz upewnić się, że wypłaty są prawidłowe. Nigdy nie ma rozłączenia między oficjalną stawką wynagrodzeń, a informacją, że płaca. Jeśli systemy nie integrują się, łatwo jest zaktualizować pensję w jednym systemie, a nie w drugim.

Śledzenie i wznowienia kandydatów:  

Gdy system jest bezproblemowy, rekruter może kliknąć wynajęty przycisk, a wszystkie informacje od wnioskodawcy są przenoszone na stronę pracowników. To oszczędza tyle czasu, ponieważ wprowadzanie danych i dokumenty praktycznie znikają.

Jeśli wnioskodawca wkłada własne informacje podczas wniosku, możesz zapewnić dokładność. Jeśli list oferty jest generowany z tego samego systemu co system płac, pensja będzie się idealnie pasować i nie ma nieporozumień.

Plany rozwoju wydajności:

Nie wystarczy tylko mieć plany, jeśli zostaną zarejestrowane w systemie centralnym, wówczas mogą łatwo śledzić pracownika od pozycji. Kierownictwo wyższego szczebla może prowadzić raporty, aby zobaczyć, gdzie są ludzie i co ich poszczególni menedżerowie planują w zakresie planowania sukcesji dla ich przyszłości.

Działania dyscyplinarne:

Ważne jest, aby śledzić, kto został zawieszony, zdegradowany lub miał inne negatywne działania przeciwko nim odnotowane-nawet po opuszczeniu pracownika organizacji. Kiedy firma dzwoni i prosi o odniesienie do byłego pracownika, administratorowi w dziale HR poszukuje i zgłosiła, czy dana osoba kwalifikuje.

Rejestry szkoleń: 

Jest to szczególnie krytyczne w firmie, w której wymagane są certyfikaty i licencje. W innych firmach dokumentacja szkoleniowa może nie mieć takiego poziomu znaczenia, ale nadal może się okazać, że posiadanie informacji jest przydatne w miarę rozwoju pracowników, co jest kluczowym czynnikiem, którego chcą od pracy.

Podsumowując, HRI, które najbardziej skutecznie obsługuje firmy, śledzi te informacje:

• frekwencja i używanie PTO,
• Pay podwyżki i historia,
• Ochody i stanowiska wynagrodzeń,
• Plany rozwoju wydajności,
• Otrzymane szkolenie,
• Otrzymane działanie dyscyplinarne,
• Informacje o osobistym pracownikach i czasami,
• Zarządzanie i kluczowe plany sukcesji pracowników,
• Wysoki potencjalny identyfikacja pracowników i
• Śledzenie, rozmowy kwalifikacyjne i wybór kandydatów.

Korzyści z właściwego HRI

Skuteczne HRI dostarcza informacji o prawie wszystkim, czego firma potrzebuje do śledzenia i analizy na temat swoich pracowników, byłych pracowników i wnioskodawców. Twoja firma będzie musiała wybrać system informacyjny zasobów ludzkich i dostosować go, aby zaspokoić Twoje potrzeby. Jeśli Twoja firma jest na ścieżce wzrostu, wybierz system, który może się z tobą rozwijać.

Wdrożenie podstawowych HRI jest dość niedrogie, ale upewnij się, że wszystko, co wdrożenie zaspokoi rzeczywiste potrzeby firmy. Czy chcesz móc prowadzić raporty o obrotach? Wykresy organizacyjne? Pozwól menedżerom na elektroniczny dostęp do poprzednich oceny wyników? Czy chcesz, aby wszystko musiało być wykonane za pośrednictwem działu HR, czy też chcesz, aby menedżerowie sami uzyskali dostęp do informacji?

Dzięki odpowiedniemu HRI pracownicy zasobów ludzkich umożliwiają pracownikom wykonywanie własnych aktualizacji i zająć się zmianami, uwalniając w ten sposób pracowników HR w celu bardziej strategicznych funkcji. Ponadto ułatwiane są dane niezbędne do zarządzania pracownikami, rozwoju wiedzy, rozwoju i rozwoju kariery oraz równego leczenia.

Wreszcie, menedżerowie mogą uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do legalnego, etycznego i skutecznego wspierania sukcesu swoich pracowników raportowania. Mogą prowadzić własne raporty i wprowadzić plany do systemu, aby pomóc w sukcesji.

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to oprogramowanie lub rozwiązanie online w zakresie wprowadzania danych, śledzenia danych i informacji o danych ludzkich, płac, zarządzania i księgowości w firmie.

Dolna linia

Zwykle pakowane jako baza danych, setki firm sprzedają jakąś formę HRI, a każda HRI ma różne możliwości. Wybierz HRI ostrożnie w oparciu o obecne i przewidywane możliwości potrzebne w swojej firmie.