Jak pisać listy upominków o wynikach pracowników

Listy do nagany są listy napisane przez menedżera w celu przedstawienia oficjalnego oświadczenia o problemie z wydajnością, który pracownik musi poprawić. Litery upomnienia są często krokiem w formalnym procesie działania dyscyplinarnego, który może skutkować dodatkowymi działaniami dyscyplinarnymi dla pracownika aż do rozwiązania zatrudnienia, jeżeli pracownik nie uda się poprawić.

Listy upominane są znaczącym elementem dokumentacji problemu z wydajnością pracownika dla pracownika i pracodawcy. Pisemne listy upomnienia jasno i konkretnie określą wydajność, która musi się poprawić, i konsekwencje, jeśli wydajność nie poprawia się.

Te formalne listy biznesowe zwykle następują po wszelkich próbach coachingu werbalnego przez przełożonego. Jednak często pojawiają się przed korektą werbalną dla pracownika, zwodził ustne ostrzeżenie lub formalne ostrzeżenie werbalne. Wszystkie kroki powinny koncentrować się na problemach o wydajności lub powiązanych problemach związanych z wydajnością.

Komponenty liter upominające

Skuteczne litery upomnienia mają kilka wspólnych elementów. Powinny mieć jasne stwierdzenie problemu lub problemu wydajności, który pracownik musi poprawić. List może wyliczyć kilka przykładów sposobów, w jakie pracownik może zmienić swoją wydajność, aby przestrzegać oczekiwań dotyczących wyników. Podanie przykładów zapewnia pracownikowi wspólne dzielone obrazy, które mają oczekiwania menedżera i firmy.

W razie potrzeby uwzględnij harmonogram, w ramach którego wydajność pracownika musi się poprawić. To odniesienie może być w formie terminu lub terminu zakończenia, w którym to czasie menedżer ponownie oceni wydajność pracownika.

Wyjaśnij, w jaki sposób niewymieniona jest nie tylko pracownicy, ale także miejsce pracy i sukces organizacji. List do nagany powinien również przedstawić jasne stwierdzenie o konsekwencjach, których pracownik może się spodziewać, jeśli jego wyniki nie poprawi się zgodnie z opisem w liście upominanym.

Znaczenie podpisów

Podpis przełożonego lub kierownika pracownika jest ważny, jeśli chodzi o nagany. List ogólnie zawiera oświadczenie, że podpis pracownika reprezentuje, że otrzymał list. Niekoniecznie wskazuje, że zgadzają się z jego treścią. Musisz być konkretny w sformułowaniu, aby pracownik zrozumiał, że uznał otrzymanie listu, a nie wykrocze.

Daj szansę na odpowiedź pracowników

Powinieneś dać pracownikowi szansę na odpowiedź na kwestie podniesione w liście upominają. Sprzeciw powinien być na piśmie, datowany i podpisany przez pracownika. Pracownik może się zgodzić, nie zgodzić, wyrazić skruchy i tak dalej. Obalenia napisane przez pracownika są dołączone do oryginalnych listów upominania.

Przykładowy litera nagana

To jest przykład litery nagany. Pobierz szablon Letter of Reciprimand (kompatybilny z Dokumentami Google i Word Online) lub zobacz poniżej, aby uzyskać więcej przykładów.

Przykładowa litera nagana nr 1 (wersja tekstowa)

Do: Jeffery Jones

Od: George Peterson

Data: 1 września 2018 r

Re: List do nagany

Jest to formalny list upominany, aby powiadomić Cię, że twoje wyniki nie spełniają oczekiwanych poziomów wkładu. W pracy jako ekspert techniczny w zakresie obsługi klienta, oczekiwania pracy zostały opracowane przez całą grupę ekspertów technicznych i ich menedżera. Oznacza to, że są akceptowanym standardem dla wyników każdego eksperta ds. Wsparcia technicznego.

Nie wykonujesz w następujących sposobach.

• Liczba klientów, których obsługujesz w ciągu tygodnia, jest 30% poniżej standardu, którym spotykają się reszta ekspertów wsparcia technicznego.
• Stopień trudności z problemami, na które zdecydujesz się odpowiedzieć, jest 40% poniżej standardu, który reszta pracowników osiągnie.
• Czas, jaki klienci spędzają na telefonie, przekracza resztę personelu o 25%.

Jak widać, w trzech najważniejszych pomiarach wydajności swojej pracy nie masz sukcesu. Twój przełożony wielokrotnie rozmawiał z tobą i otrzymałeś dodatkowe szkolenie. W związku z tym wierzymy, że nie chcesz wykonywać. Ma to negatywny wpływ na obciążenie reszty personelu technologicznego.

Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę we wszystkich trzech obszarach wydajności lub nastąpi dodatkowe działania dyscy. Mamy wiarę, że możesz poprawić. Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę.

George Peterson, przełożony

Marian Demark, kierownik ds. Zasobów ludzkich

Przykładowa litera upominania nr 2 (wersja tekstowa)

Do: Linda Rodriguez

Od: Mary Wilmont

Data: 1 września 2018 r

Re: List do nagany

Celem tego listu upomnienia jest formalne powiadomienie, że Twoja frekwencja niekorzystnie wpływa na twoją zdolność do wykonania pracy. Chociaż zwolnieni pracownicy nie są zobowiązani do pracy w określonych godzinach, czterdzieści godzin pracy jest standardowy i oczekiwany.

Nie udało ci się pojawić w pracy przynajmniej jeden dzień w tygodniu od rozpoczęcia nowej pracy i pracujesz tylko trzydzieści dwa godziny tygodniowo. Twój menedżer poinformował Cię o dostępności czasu wolnego od FMLA na problemy medyczne osobiste lub rodzinne. Zapytał również, czy potrzebujesz zakwaterowania, abyś mógł skutecznie wykonać swoją pracę.

Zasugerował, abyś odwiedził dział zasobów ludzkich, aby omówić te problemy i twoją frekwencję. Odrzuciłeś wszystkie trzy możliwości, które zaoferowaliśmy, aby pomóc Ci poprawić tę słabą wydajność.

Rzeczywistość jest taka, że ​​nie możesz wykonywać swojej pracy w mniej niż czterdzieści godzin. Brakuje terminów na zadania pracy, a Twoja spóźnienie niekorzystnie wpływa na pracę współpracowników działu marketingu. Brakuje im terminów w wyniku braku wykonania. 

Ponadto, twoja niedokończona praca, gdy jest przypisana do współpracowników, wkłada swoje obciążenia w przeciążenie, ponieważ mają już pracę, która wymaga czterdziestu godzin pracy tygodniowo. Jest to niesprawiedliwe i nie będziemy tolerować tych negatywnych wpływu na miejsce pracy, rozpoczynając. 

Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę Twojej frekwencji, inaczej zakończymy twoje zatrudnienie. Oznacza to, że musisz uczestniczyć w pracy pięć dni w tygodniu. Jeśli nie będziesz uczestniczyć w pracy pięć dni w tygodniu, nie możesz osiągnąć celów, do których zostałeś zatrudniony.

Nasz standardowy płatny czas wolny daje ci sześć płatnych dni chorobowych i dwa dni osobiste, z których musisz skorzystać przez ponad rok. Musisz ubiegać się o dni wakacji z wyprzedzeniem.

Użyłeś już czterech dni chorych i wszystkich swoich osobistych dni z obecnymi nieobecnościami. Nie planujemy dać ci więcej czasu. To pozostawia tylko dwa dni chorobowe i płatny czas wakacji, o który musisz poprosić z góry.

Jeśli masz nieobecność powyżej dostępnego płatnego czasu wolnego, zakończymy Twoje zatrudnienie. Mamy nadzieję, że rozumiesz, jak blisko jesteś utrata pracy. Nie otrzymasz więcej ostrzeżeń.

Pozdrowienia,

Mary Wilmont, menedżer

Thomas Credence, dyrektor ds. Zasobów ludzkich

Uznanie przez pracownika potwierdzenia

Ważne jest, aby stworzyć papierowy ślad działań upominających pracowników. Proces ten pozwala na stworzenie dowodu, że pracownik otrzymał odpowiednie powiadomienie o problemach i krokach-jak poradnictwo-w celu rozwiązania sytuacji.

Proste potwierdzenie potwierdzenia za wskazówki wyjaśnia, że ​​pracownik otrzymał naganę.