Jak pisać skuteczne e -maile

Wielu z nas nie nauczyło się pisać e -maili w szkole, ale wiedza o napisaniu e -maila jest nieocenioną umiejętnością w miejscu pracy. Jest to szczególnie prawdziwe dla osób pracujących w (lub szukających) pracy telekomunikacyjnej. Oprócz dobrej etykiety telefonicznej prawdopodobnie nie ma żadnych umiejętności tak ważnych jak e-mail, jeśli chodzi o zdobycie-i utrzymanie pracy w domu.

Dobrze napisany e-mail ułatwia odbiorcy zrozumienie i działanie na podstawie wiadomości. W poszukiwaniu zadań e-mail może poprzedzać, a nawet zastąpić pierwsze pierwsze wrażenie, więc właściwa interpunkcja i spójna wiadomość jest kluczowa. A w pracy niejasne e -maile powodują zamieszanie i opóźnienia. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby pisać skuteczne e -maile do współpracowników, klientów, potencjalnych klientów, menedżerów ds. Zatrudniania, a nawet znajomych i rodziny.

01 z 09

Najpierw rozważ wiadomość i odbiorcę

Marc Romanelli / Getty Images

E -mail powinien zacząć się w pamięci, a nie palcami na klawiaturze. Aby skutecznie napisać e -mail, najpierw rozważ Dlaczego piszesz. Jakiej odpowiedzi chcesz? Jaką wiadomość chcesz przekazać? Jeśli żądasz informacji, ubieganie się o pracę lub zapytanie o otwory, upewnij się, że prośba o działanie odbiorcy jest jasne.

Następnie rozważ punkt widzenia odbiorcy. Jakie informacje potrzebują, aby podjąć działania lub zrozumieć Twoją wiadomość? Podaj niezbędne (ale nie nadmierne) informacje podstawowe. Pamiętaj również o odpowiedniej etykiecie dla tego konkretnego odbiorcy. Emotikony i skróty, takie jak OMG lub LOL, nie są odpowiednie do aplikacji pracy i większości e -maili biznesowych.

02 z 09

Napisz opisowy adres e -mail

Kiedy piszesz e-mail, nie pisz czegoś niejasnego w temacie, takim jak „Cześć” lub „Praca w domu” ani nie zostawiaj go pustego. E -maile z tego rodzaju tematem mają duże szanse na skończenie w pudełku spamu odbiorcy lub po prostu zignorowane. Jeśli ubiegasz się o pracę, umieść nazwę pozycji w temacie. Jeśli e -mail jest do kolegę, spraw, aby Twój temat był krótką frazą, która podsumowuje cel wiadomości.

Kolejną zaletą napisania opisowego tematu jest to, że łatwiej będzie znaleźć w skrzynce odbiorczej. Coś z linią e -mailową, taką jak „pytanie”, nie będzie pomocne.

03 z 09

Pozdrów odbiorcę prawidłowo

Jeśli znasz nazwę swojego odbiorcy, ale nie znasz ich osobiście, przywitaj się za pomocą tytułu, np. Droga MS. Brunelli. (Użyj „MS.„Dla kobiet, gdy są niepewne, czy„ Pani.”Lub„ Miss ”jest odpowiednie.) Jeśli nie masz pewności co do płci, po prostu użyj nazwiska i nazwiska, ja.mi. Drogi Chris Smith. Jeśli nie znasz imienia osoby, zacznij swój e -mail bez powitania lub użyj prostego powitania, np. Witam, pozdrowienia, drogi menedżerze itp.

Jeśli e -mail jest do kolegę lub kogoś, kogo znasz, użyj nazwiska osobiście lub przez telefon.

04 z 09

Użyj prawidłowej gramatyki i interpunkcji

Bardzo ważne jest użycie prawidłowej gramatyki w e -mailu. Świadomie lub podświadomie czytelnicy karają nadawców za błędy gramatyczne.

• Zdania - Kiedy piszesz e -mail, nie oszczędzaj okresów. Ta niewielka przerwa daje czytelnikom czas na przyjęcie słów „znaczenia. Krótkie zdania pozwalają na więcej tych maleńkich pauz. Rozbij długie zdania, nawet jeśli nie są technicznie odrywającymi zdaniami.
• Przecinki - Za mało lub zbyt wiele przecinków może być mylące. Naucz się prawidłowo używać przecinka.
• Umowa podmiotu - Zdania z tego rodzaju błędem to czerwone flagi dla pracodawców szukających kandydatów z dobrymi umiejętnościami komunikacyjnymi. Przegląd reguł umowy podmiotu.

05 z 09

Sprawdź pisownię i kapitalizację

Użyj sprawdzania pisowni, ale nie polegaj na nim. Sprawdzanie pisowni nie złapie „oni” dla „The” lub „tam” dla „ich”, a ten rodzaj błędu wskazuje na nieostrożność. Nie używaj SMS -ów skrótów, takich jak „u” dla „ty” lub „tho” dla „."

Użyj prawidłowej likwidacji. Większość ludzi wie, aby wykorzystać początek zdania i właściwych rzeczowników, ale wielu nie robi tego w e -mailach. Pokaż, że nie masz nic przeciwko wzięciu dodatkowego ułamka sekundy, aby trafić na klucz Shift. Z drugiej strony zbyt wiele liter kapitałowych może odwrócić uwagę czytelnika. Unikaj pisania fraz we wszystkich czapkach (które wielu interpretuje jako odpowiednik krzyku osobiście), a także kapitalizacji, tylko dla podkreślenia, pierwszej litery słów, które nie są na początku zdania lub właściwych rzeczowników.

06 z 09

Użyj prostego formatowania w e -mailu

Pamiętaj, że wszystkie programy e -mail wyświetlają inaczej. To, co wygląda doskonale wyrównane na ekranie, może działać razem na czyimś. Z tego powodu unikaj wklejenia wysoce sformatowanego dokumentu przetwarzania słów, takiego jak CV lub list motywacyjny, w e-mailu. Użyj dokumentów napisanych w formacie prostym tekstem. 

Spraw, by akapity były krótkie. Podobnie jak okresy, przerwy w akapicie dają czytelnikowi odpocząć. Ktoś czyta e -mail na telefonie komórkowym skorzysta z krótkich akapitów. Ale uważaj, aby nadal przestrzegać podstawowych zasad dotyczących akapitów.

07 z 09

Być zwięzłym

Meandrujące e -maile, które zakopują punkt, zostaną złożone i ostatecznie zapomniane. Lub gorzej, mogą być źle zrozumiane. Wyjaśnij swój cel, używając zwięzłego języka.

• Wyeliminuj słowo - Pisz z aktywnymi czasownikami. „Jack wysłał mi formularze” używa aktywnego czasownika. „Formularze zostały wysłane do mnie przez Jacka” jest pasywny. Forma pasywna używa tylko kilku więcej słów, ale sumuje się. Co więcej, wymaga od czytelników zmiany pomysłów w ich głowach.
• Trzymaj się tematu - Oprzyj się pokusie dodawania obcych informacji lub pomysłów. Zapisz je na kolejny e -mail.
• Użyj punktów - Pozwalają czytelnikowi używać wskazówek wizualnych, aby wziąć to, co ważne. Ale w razie wątpliwości, w jaki sposób pociski wyświetlą się, użyj gwiazdek lub łączników, aby tworzyć pociski.

08 z 09

Odpowiednio podpisz e -mail

Jeśli domyślnie twój e -mail do standardowego podpisu, upewnij się, że jest on odpowiedni dla konkretnego wysyłanego e -maila. Podpisy z oświadczeniami politycznymi lub nazwami i wiekiem twoich dzieci są w porządku do osobistego e -maila, ale do pracy użyj mniej osobistego podpisu. W zależności od pracy i pracodawcy możesz nadal spersonalizować podpis e -mail z wyceną. Wybierz coś, co niekontrtywijne. Jeśli pytasz o pracę, użyj podpisu, aby podać odpowiednie informacje kontaktowe bez żadnych cytatów lub dodatkowej personalizacji.

09 z 09

Przeczytaj/przemyśla

Sprawdź błędy pisowni i interpunkcyjnych przed naciśnięciem Wyślij. Jeśli znajdziesz błąd w e -mailu dla aplikacji o pracę, napraw go, ponownie ponownie ponownie przeczytaj, zanim naciśniesz Wyślij. Ale także ponownie przeczytać treść. Jeśli Twój e -mail jest długi, pomyśl o sposobach, aby uczynić go bardziej zwięzłym. A jeśli Twój e -mail jest kontrowersyjny lub został napisany ze złości, naciśnij, a nie wyślij. Wróć do tego kilka godzin lub dzień później i sprawdź, czy nadal chcesz go wysłać.

Może to wydawać się wiele do zrobienia przed wysłaniem wiadomości e -mail, ale jeśli wysyłasz skuteczne e -maile i bardziej wydajnie organizujesz e -mail, przekonasz się, że masz więcej czasu, nie mniej czasu.