Jak pisać i wysyłać profesjonalne e -maile

Niezależnie od tego, czy szukasz pracy, tworzenie nowych połączeń sieciowych, czy po prostu próbujesz przodować w bieżącej pracy, ważne jest, aby wiedzieć, jak pisać i wysyłać profesjonalne wiadomości e -mail.

To może być trudniejsze niż się wydaje. Wielu profesjonalistów przyzwyczaiło się do bardzo swobodnego podejścia do wiadomości e -mail w życiu osobistym. Podczas gdy slang, emotikony i textSpeak są zwykle akceptowalne, gdy wysyłają e -maile na bliskich znajomych, nie będą latać w korespondencji pracy. Ważne jest, aby wiedzieć, jak posprzątać swoją komunikację, kiedy potrzebujesz.

Kiedy możesz wysłać profesjonalny e -mail? Istnieje wiele możliwości. Być może będziesz musiał wysłać list motywacyjny do potencjalnego pracodawcy, list z podziękowaniami do kolegi, który zgodził się na referencję, list rezygnacyjny do obecnego szefa lub prośba o list zalecenia.

Możesz mieć inne powody wysyłania nieosobowych e-maili, a w rzeczywistości dobrym pomysłem jest upewnienie się, że cały e-mail jest zorganizowany i profesjonalny.

Ilekroć wysyłasz profesjonalne wiadomości e -mail, bardzo ważne jest, aby upewnić się, że wiadomość jest idealna. Nie chcesz wysadzić okazji, popełniając jakieś błędy-czy to w sposób wysyłania e-maili lub ich śledzenie.

Dowiedz się, co uwzględnić w swoich wiadomościach, czego nie uwzględnić i jak zamykać, podpisywać i wysyłać wiadomości e -mail.

Profesjonalne wytyczne e -mail

Przejrzyj te kroki, aby napisać wysokiej jakości profesjonalny e-mail, a zawsze zrobisz wielkie wrażenie na odbiorcy.

Co dołączyć do wiadomości e -mail

• Wiersz tematu: Temat powinien zwięźle przekazać twój cel pisania. Twój temat może być tak prosty jak „dziękuję” lub „prośba o rekomendację."
• Powitanie: Nawet jeśli piszesz bardzo krótki e -mail, dołącz powitanie. Jeśli znasz imię osoby, dołącz to. Chyba że jesteś na zasadzie pierwszej nazwy z osobą, zadzwoń do nich według ich tytułu.
• Długość: Zachowaj swój e -mail tak zwięzły, jak to możliwe. Ludzie mają tendencję do przeglądania długich e -maili, więc zawierają tylko niezbędne informacje.
• Zamknięcie: Wypisz się z krótkim „Dziękuję”, „Best” lub innym prostym wysłanie, a potem twoje imię. Większość kont e -mail pozwala osadzić podpis z Twoim nazwiskiem, tytułem i informacjami kontaktowymi w każdym e -mailu. To wspaniały sposób na uczynienie każdej korespondencji bardziej profesjonalistą.

Czego nie należy uwzględnić w wiadomości e -mail

• Styl czcionki: Unikaj ozdobnych, zabawnych lub kolorowych czcionek; Te po prostu odwracają uwagę odbiorcy od twojej faktycznej wiadomości. Unikaj również nadużywania odważnych i kursyw.
• Duże litery: Nie pisz też wszystkich liter kapitałowych; Wydaje się to gniewne lub przeglądane w e -mailu.
• Emotikony: Nie zawieraj emotikonów w profesjonalnym e -mailu; Zapisz je na osobistą korespondencję.

Wskazówki dotyczące zapewnienia doskonałych profesjonalnych wiadomości e -mail

Po napisaniu e -maila przejrzyj wszystkie te kroki przed kliknięciem przycisku „Wyślij”:

• Upewnij się, że Twoja wiadomość jest kompletna: Sprawdź dwukrotnie, aby upewnić się, że temat twojego e-maila jest wypełniony, zawiera podpis, wysyłasz wiadomość do właściwej osoby kontaktowej i wypełniłeś BCC pole, aby wysłać kopię do siebie, więc masz zapis wiadomości e -mail.
• Dowód na swoją wiadomość e -mail: Przed uderzeniem wyślij, upewnij się również, że sprawdzasz zaklęcia i sprawdź gramatykę i kapitalizację. Są tak samo ważne w korespondencji e -mail, jak w liście papierowym.
• Wyślij testową wiadomość e -mail: Zanim faktycznie wyślesz swój e -mail, najpierw wyślij wiadomość do siebie, aby sprawdzić, czy formatowanie działa i że nic nie wygląda nie na miejscu. Jeśli wszystko wygląda dobrze, śmiało i wyślij wiadomość e -mail do firmy lub osoby, z którą się kontaktujesz.
• Wyślij kopię wiadomości e -mail do siebie: Użyj BCC pole, aby wysłać kopię wiadomości e -mail do siebie, więc masz zapis po wysłaniu wiadomości i do kogo wysłałeś. Możesz także znaleźć te informacje w folderze wysłanym.
• Złóż kopie: Dzięki wielu programom e -mail możesz skonfigurować foldery, aby ułatwić znalezienie ważnych wcześniejszych wiadomości e -mail. Skonfiguruj foldery dla wszystkich e -maili z poszukiwania pracy i innych profesjonalnych e -maili i złożył kopie po wysłaniu wiadomości.

Przejrzyj profesjonalne przykłady e -mail

Przykładowa wiadomość e -mail nr 1: List rezygnacji

Wiersz tematu: Rezygnacja-bob Smith

Droga MS. Jones,

Piszę, aby przesłać moją rezygnację ze stanowiska koordynatora jednostki w Town Hospital, obowiązującym 10 czerwca.

Jestem bardziej wdzięczny, niż mogę powiedzieć za całe twoje wsparcie i pomoc w ciągu ostatnich pięciu lat. Praca tutaj była edukacją pierwszej klasy w zakresie pracy zespołowej, administracji opieki zdrowotnej i wykonywania pracy. Będę tęsknić za pracą z wami wszystkimi i mam nadzieję, że pozostaniesz w kontakcie.

Daj mi znać, jeśli mogę być z jakąkolwiek pomoc podczas przejścia.

Z poważaniem,

Bob Smith
B.Smith@e -mail.com
555-123-4567

Przykładowa wiadomość e -mail nr 2: żądanie skierowania

Temat: Prośba Cynthia Dailey-Referral

Droga Barbara Cho,

Niedawno na LinkedIn zauważyłem reklamę pracy dla stanowiska asystenta marketingu w XYZ CORP. Jak wiem, że byłeś tam od kilku lat, zastanawiałem się, czy możesz być skłonny do tej pracy.

Byłem szczególnie podekscytowany, widząc, że praca polega na intensywnej współpracy z zespołem na e -mail marketingu i kampaniach w mediach społecznościowych. Odkąd ostatnio pracowaliśmy razem w ABC LLC, zyskałem duże doświadczenie w Hubspot, Google Analytics i SurveyMonkey. Bardzo chciałbym, aby te umiejętności działały dla XYZ.

Dołączyłem kopię mojego CV i link do mojego portfolio, abyś mógł zobaczyć moje ostatnie doświadczenie. Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania lub jeśli chcesz zobaczyć kolejne próbki mojej pracy. 

To, co najlepsze,

Cynthia Dailey

Cynthia@e -mail.com
odcinek portfela.com/cdailey
555-091-7865

Kluczowe wyniki

Zachowaj profesjonalistę: Korespondencja biznesowa powinna być dopracowana, nawet gdy wysyłasz ją za pośrednictwem poczty e -mail.

Bądź zwięzły: Przejdź do swojego punktu i bądź tak jasny, jak to możliwe, o tym, czego potrzebujesz lub musisz zaoferować.

Edytuj, korekt, test: Upewnij się, że Twoja wiadomość jest wolna od błędów i literówek. Wyślij do siebie wiadomość testową, zanim naciśnij „Wyślij."

Prowadzić rejestr: BCC siebie w ważnej korespondencji i złożył każdą wiadomość w odpowiednim folderze e -mail do przyszłego odniesienia.