Jak napisać raport o wydatkach biznesowych

Jeśli posiadasz małą firmę, prędzej czy później będziesz musiał śledzić codzienne wydatki swojej firmy, budując przedsięwzięcie od podstaw.

Może to wydawać się niepotrzebne, gdy zaczynasz, ponieważ twoje mniejsze wydatki inwestycyjne mogą wydawać się bezpodstawne i mieć niewielki wpływ na Twój biznes. Ale im szybciej zaczniesz utrzymywać raport o wydatkach biznesowych w regularnym odstępie czasu, tym mniej pracy musisz wykonać w sezonie podatkowym i czasach, gdy kapitał operacyjny jest niski.

Co to jest raport z kosztów biznesowych?

Jeśli nazwa jest jakąkolwiek wskazówką, raporty z kosztów biznesowych wydają się, jakby śledzą każdy cent, który wydasz podczas prowadzenia firmy, ale chociaż jest to prawdą do pewnego stopnia, nie jest to dokładnie takie, jakie są. Raporty z wydatków są zasadniczo formami wszystkich pieniędzy wydanych na podróż, posiłki, zakwaterowanie, szkolenie, incydenty i rozrywkę, które pracownik lub właściciel firmy kupuje z własnej kieszeni, w przeciwieństwie do wcześniejszego dostarczonego diety.

Formularz lub raport jest wypełniony regularnie (zwykle miesięcznie lub kwartalnie), a następnie przesyłane do księgowego firmy, działu płatnego lub właściciela. Po uzasadnieniu wydatków na zakup i zatwierdzenie firmy osoba, która złożyła raport, jest wysyłana czek na zwrot kosztów poniesionych.

Powody, dla których musisz skorzystać z raportu o wydatkach biznesowych

Raporty z wydatków mogą być żmudnym obowiązkiem, ale ostatecznie służą one najlepszego interesu firmy w przypadku sporu finansowego lub audytu. Regularnie składając te raporty, możesz upewnić się, że Ty i Twoi pracownicy prawidłowo budżetujecie na wydatki niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa finansowego firmy, a także utrzymania morale i firmy firmy.

Żaden pracownik (lub właściciel firmy) nigdy nie chciałby wykorzystać swoich funduszy osobistych do wykonywania pracy, do której są zatrudnione na wynagrodzenie. Tak więc prowadzenie i złożenie raportu wydatków pozostawia wszystkie strony zaangażowane w lepszą sytuację finansową, niż zezwolenie na przyjęcie takich kosztów przez pracownika lub właściciela zamiast firmy.

Jeśli jesteś solopreneurem lub prowadzisz mikro-biznes, raporty z wydatków mogą wydawać się głupie, ale znowu są tak samo ważne dla Twojej firmy, jak dla pracownika w korporacji takiej jak Apple lub Disney. Śledzenie, w których wydawisz fundusze na zaangażowanie się w działania zawodowe Twojej małej firmy, jest częścią kontroli fiskalnej Twojej firmy i należy go wykorzystać przy składaniu podatków w celu dokładnego uwzględnienia, ile pieniędzy wydała Twoja firma przez cały rok.

Jak złożyć raport z wydatków, który jest dostosowany do Twojej firmy

Poszczególne branże mogą decydować o tym, co powinny zawierać formularze raportów z kosztów małej firmy. Na przykład, jeśli wielu twoich pracowników jest w sprzedaży i oczekuje się, że od czasu do czasu przyjmą potencjalnych i ustanowionych klientów na lunch lub kolację, formularz raportu z wydatków firmy powinien odzwierciedlać możliwość dla członka zespołu sprzedaży na złożenie potwierdzenia żywności oraz rozrywka i szczegóły wydatków, aby mogły one zostać zwrócone za kwotę wydaną i jedząc klienta. Dlatego wejście lub kod posiłków powinien być standardem w formularzu raportu wydatków firmy.

Innym przykładem skutecznego dostosowania raportów dotyczących wydatków małej firmy jest umożliwienie kodu lub wpisu poświęconego opłatom szkoleniowym lub konferencyjnym. W wielu branżach dzisiejsze pozostanie na bieżąco z nową technologią, sesje burzy mózgów z think lub przedłużeniem certyfikacji jest konieczne, aby pozostać konkurencyjnym. Jeśli Twoja firma nie uwzględnia regularnie takich wydarzeń i warsztatów w rocznym budżecie, w tym opcja w dostosowanym raporcie wydatków na zwrot kosztów jest wygodnym i rozsądnym wyborem. 

Szablony lub próbki ogólnych raportów o wydatkach biznesowych można łatwo znaleźć w Internecie, ale każda mała firma jest wyjątkowa i powinieneś spróbować zmodyfikować szablony, aby odzwierciedlać twoje określone potrzeby biznesowe. Czasami szablony te są tylko w drukowanym formacie papieru, a inne są cyfrowe. Tak czy inaczej, pamiętaj, aby upewnić się, że wszystkie koszty wymagane za zwrot kosztów są obsługiwane przez fakturę lub paragon. Jest to nie tylko solidna miara dla plików księgowych, ale może być również potrzebne w przypadku konieczności kontroli podatkowej.

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z raportu z wydatków i nie możesz ustalić, czy chcesz użyć formularza papierowego lub opcji online, zacznij od raportu papierowego, dopóki nie osiągniesz zwyczaju napełniania jednego przed przejściem do chmury serwis lub aplikacja cyfrowa.

 Przykład podstawowego raportu z kosztów małej firmy znajduje się poniżej: 

Ten szablon może być uproszczony, ale rejestruje minimum tego, co powinny być śledzące raporty wydatków Twojej firmy, i można go łatwo zmodyfikować, aby zawierać więcej kategorii lub różnych wydarzeń. Pracownicy, którzy często podróżują na konferencje, bawili klientów lub angażują się w kilka warsztatów szkoleniowych i sesji każdego roku, powinni być w stanie wprowadzić wszystkie swoje informacje w ciągu miesiąca (lub dłużej) w każdym formularzu.

Jeśli powyższy szablon jest zbyt podstawowy, proste wyszukiwanie online może ujawnić duży wybór opcji raportów papierowych i cyfrowych do wyboru. Jeśli interesuje Cię usługi śledzenia raportów w chmurze, firmy takie jak ProCurify, Zoho wydatki i Rydoo oferują popularne systemy, które sprawiają, że nagrywanie wydatków są proste i intuicyjne.

Jak podjąć kontrolę podatkową nad swoją małą firmą

Właściciele małych firm mądrze zacząć korzystać z raportów z wydatków, gdy tylko będą w stanie oderwać się od firmy. Oprócz zapewnienia możliwości śledzenia, dokąd zmierzają pieniądze twojej małej firmy w danym momencie, pozwalają przygotować się do sezonu podatkowego i wyprzedzać audyt, a także zapewnia pracowników, którzy czują się cenione, znając swoją firmę obejmuje koszty poniesione, gdy byli skupieni na wykonywaniu pracy.

Firma odnosząca sukcesy to ta, w której kontrola fiskalna jest mocno zabezpieczona w rękach właściciela firmy, a ustalony system raportów o wydatkach biznesowych może pomóc w tym osiągnąć.