Jak skutecznie zarządzać swoim pierwszym projektem

Właśnie zostałeś odpowiedzialny za ważny nowy projekt. Najwyraźniej twój szef oferuje tę szansę jako wotum zaufania do twoich umiejętności. I choć jesteś podekscytowany, po raz pierwszy jesteś odpowiedzialny za cały projekt.

Rozpoczęcie pracy po raz pierwszy jest trudne. Istnieją jednak sposoby, aby pomóc ci zmoczyć stopy. Zarządzanie projektami przekształciło się w proces z określonymi etapami i krokami, aby poprowadzić osoby, które są nowi w zarządzaniu projektami w kierunku udanego projektu.

5 etapów procesu projektu:

1. Inicjacja: Projekt jest inicjowany, gdy zidentyfikowana jest potrzeba zmiany
2. Planowanie: Planowanie pracy projektu
3. Wykonanie: wykonywanie pracy
4. Zarządzanie i kontrolowanie: cała praca, którą wykonujesz podczas projektu w celu monitorowania postępów
5. Zamknięcie: Ukończenie i dostarczanie projektu i odlewanie zespołu 

Te kroki są identyczne dla każdego projektu. I pamiętaj, że jesteś kierownikiem projektu, a nie nadzorcą linii frontu. Twoim zadaniem jest zarządzanie projektem, a nie ludzi.

Podstawowe kroki dla początkującego projektu:

Podczas etapu inicjacji projekt jest tworzony i opracowuje się karta upoważniająca do bycia menedżerem programu i ustanowienia łańcucha raportowania. Faza planowania to miejsce:

Zdefiniuj zakres 

Pierwszym i najważniejszym krokiem w każdym projekcie jest określenie zakresu projektu. Co masz osiągnąć lub stworzyć? Jaki jest cel projektu? Równie ważne jest zdefiniowanie tego, co nie jest uwzględnione w zakresie twojego projektu. Jeśli nie masz wystarczającej definicji od swojego szefa, sam wyjaśnij lunety i wyślij go z powrotem na górę, aby uzyskać potwierdzenie.

Chociaż ten przykład jest nieco poza tematem biznesowym, wszyscy możemy odnosić się do przyjęcia weselnego. Planując przyjęcie weselne, możesz mieć jako swój zakres: Przygotuj przyjęcie weselne dla 100 gości wraz z obiadem, otwartym barem, ciastem weselnym i zespołem na żywo do tańca do określonej randki za koszt nie przekraczający 20 000 $. 

Określ dostępne zasoby

Jakie osoby, sprzęt i pieniądze będą dostępne do osiągnięcia celów projektu? Jako kierownik projektu zwykle nie będziesz mieć bezpośredniej kontroli nad tymi zasobami, ale będziesz musiał zarządzać nimi za pośrednictwem Matrix Management. 

Zarządzanie matrycą odnosi się do użycia ustalonej hierarchii w firmie, aby osiągnąć to, co potrzebujesz. Jeśli Joe pracuje w twoim projekcie, a także dla swojego działu, musi posłuchać dwóch szefów. Jako kierownik projektu staraj się pozostać w kontakcie z przełożonymi ludem lub właścicielami pożyczonego sprzętu, abyś mógł rozwiązać konflikty.

Zrozum harmonogram

Kiedy projekt musi zostać ukończony? Gdy opracowujesz swój plan projektu, możesz mieć pewną elastyczność w zakresie wykorzystania czasu podczas projektu, ale terminy są zwykle ustalane, jak w przypadku przyjęcia weselnego. Jeśli zdecydujesz się na wykorzystanie godzin nadliczbowych, aby spełnić harmonogram, musisz zważyć to w stosunku do ograniczeń swojego budżetu.

Szczegń pracę

Jakie są główne elementy lub komponenty, które należy utworzyć, aby ukończyć projekt? Na przykład przyjęcie weselne wymaga na wysokim poziomie: sali recepcyjnej, jedzenia, picia, ciasta, gości i rozrywki. Oczywiście każdy z tych większych elementów można podzielić na wiele dodatkowych przedmiotów. To jest następny krok. 

Na powyższym przyjęciu weselnym prawdopodobnie masz zespół lub osobę odpowiedzialną za różne komponenty. Współpracuj z członkami zespołu, aby przeliterować szczegóły niezbędne do osiągnięcia każdego głównego przedmiotu.

Osoba odpowiedzialna za żywność musi zrozumieć opcje, ograniczenia kosztów i dokonać wyboru, które wspierają osiągnięcie zakresu. Wymień mniejsze kroki w każdym z większych kroków. Ile poziomów głębokich w szczegółowych krokach będzie zależeć od wielkości i złożoności Twojego projektu.

Opracować wstępny plan

Złóż wszystkie swoje kroki w planie. Dobrym sposobem, aby to zrobić. Formalne praktyki zarządzania projektami wymagają opracowania tego, co nazywa się schematem sieci i identyfikowanie ścieżki krytycznej. Chociaż może to wykraczać poza twoje potrzeby lub poziom wiedzy, głównym problemem jest sekwencjonowanie działań we właściwej kolejności, a następnie przydzielenie zasobów na działania.

Pytania, które należy zadać, to: Co się stanie pierwszy? Jaki jest następny krok? Które kroki mogą kontynuować w tym samym czasie z różnymi zasobami? Kto zrobi każdy krok? Jak długo to zajmie? Dostępnych jest wiele doskonałych pakietów oprogramowania, które mogą zautomatyzować wiele tych szczegółów dla Ciebie. Zapytaj innych na podobnych pozycjach, czego używają.

Utwórz swój plan podstawowy

Uzyskaj opinie na temat swojego wstępnego planu od swojego zespołu i innych interesariuszy. Dostosuj swoje harmonogramy i harmonogramy pracy, aby pasowały do ​​projektu do dostępnego czasu. Dokonaj wszelkich niezbędnych dostosowań do wstępnego planu opracowania planu wyjściowego.

Poproś o dostosowania projektu

Prawie nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, pieniędzy lub talentu przydzielonych do projektu. Twoim zadaniem jest zadowolić się ograniczonymi zasobami, które masz. Jednak często istnieją limity, które są po prostu nierealne. Musisz zrobić swoją sprawę i przedstawić ją szefowi i poprosić o zmianę nierealistycznych limitów. Poproś o zmiany na początku projektu. Nie czekaj, aż będzie miała kłopoty, aby poprosić o zmiany, których potrzebujesz.

Kiedy zacząłeś pozyskiwać zasoby i zamawiać niezbędne materiały, jesteś w fazie wykonania. W tej fazie jesteś także:

Zespół zespołu projektowego

Zbierz ludzi w swoim zespole razem i rozpocznij dialog. Są ekspertami technicznymi. Dlatego ich funkcjonalny kierownik przypisał je do projektu. Twoim zadaniem jest zarządzanie zespołem.

Pracuj swój plan

Stworzenie planu jest ważne, ale plan można zmienić. Masz plan jazdy do pracy każdego ranka. Jeśli jedno skrzyżowanie jest zablokowane przez wypadek, zmieniasz swój plan i idziesz inną drogą. Zrób to samo ze swoimi planami projektu. Zmień je w razie potrzeby, ale zawsze pamiętaj o zakresie i zasobach.

W miarę realizacji planu planu i pracy wprowadzasz fazę monitorowania i kontrolowania. W tej fazie pracujesz nad kontrolowaniem kosztów, zasobów i jakości, a także:

Monitoruj postępy swojego zespołu

Zrobisz niewielkie postępy na początku projektu, ale zacznij, aby monitorować to, co wszyscy robią. To ułatwi złapanie problemów, zanim staną się problemami.

Dokumentuj wszystko

Prowadzić rekordy. Za każdym razem, gdy zmienisz swój plan podstawowy, zapisz, jaka była zmiana i dlaczego była to konieczna. Za każdym razem, gdy nowy wymóg jest dodawany do projektu, zapisuje, skąd pochodzi wymóg i jak skorygowano harmonogram lub budżet. Nie pamiętasz wszystkiego, więc zapisz je, a będziesz mógł je spojrzeć na recenzję końca projektu i poznawać od nich.

Informuj wszystkich

Informuj wszystkich interesariuszy projektu o postępach przez cały czas. Poinformuj ich o swoim sukcesie, gdy wypełniasz każdy kamień milowy, ale także poinformuj ich o problemach, gdy tylko się pojawią.

Informuj również swój zespół. Jeśli rozważane są zmiany, powiedz zespołowi o nich tak daleko, jak to możliwe. Upewnij się, że wszyscy w zespole są świadomi tego, co robią wszyscy inni.

Wykonaj kroki

Nie musisz być formalnym kierownikiem projektu, aby poprowadzić inicjatywę projektową. Należy jednak zastosować narzędzia, logikę i kroki zarządzania projektami, aby wyjaśnić swoje cele, szczegółowo opisać pracę i zbudować zespół do wykonania podczas zarządzania tym wszystkim.