Jak zreorganizować swój dział lub firmę

„Reorganizacja” jest jednym z tych przedmiotów biznesowych, który zwykle przywołuje cyniczną reakcję i może wypełniać strony kreskówek Dilbert. Ta sceptyczna reakcja jest niestety często zasłużona, ponieważ reorganizacja jest często wynikiem procesu projektowania organizacyjnego, który rozpoczął się i zakończył z wykresem organizacyjnym, a nie przemyślanym przywództwem.

Powody, dla których menedżerowie restrukturyzacja

Istnieje wiele powodów, dla których liderzy działu lub firmy decydują się na restrukturyzację. Niektóre z najczęstszych to:

• Kluczowa osoba wyszła: Pozostawia pustkę i stwarza okazję do zakwestionowania istniejącej struktury. W przeciwieństwie do tego, co mówią podręczniki zarządzania, wykresy organizacyjne są zwykle budowane wokół osób, a nie „pozycji.„Często, gdy odejdzie kluczowa osoba, pozycja powinna pozostać.
• Są problemy: Obejmują one nieefektywność, niedopasowania talentów, nakładające się role, nierównowaga obciążenia pracą i inne problemy operacyjne. Praca nie jest wykonywana lub nie jest dobrze wykonane.
• Należy wykorzystać nową okazję: JakiśPrzykładem byłby nowy rynek, produkt lub usługę, a Twoja obecna struktura nie została zaprojektowana do wspierania nowych celów biznesowych.

Chociaż są to wszystkie dobre powody, reorganizację należy uznać za jedną możliwą opcję. Często istnieją mniej zakłócające sposoby osiągnięcia tych samych celów. Jeśli uważasz, że restrukturyzacja jest konieczna, ważne jest, aby ostrożnie obsługiwać proces.

Kto powinien być zaangażowany w reorganizację?

Jeśli zaangażowany jest tylko lider departamentu, istnieje stracona szansa na krytyczny wkład i wpis. Z drugiej strony, jeśli cała firma jest uwzględniona, transformacja może być zbyt powolna, a samolubne interesy mogą przeszkadzać. Najlepiej znaleźć środkowy grunt, włączając lidera i mały zespół zaufanych doradców. Zazwyczaj są to osoby, które mają wystarczające zaufanie do swojej pozycji w nowej firmie, aby odłożyć na bok własny interes.

Proces zmian organizacyjnych

Chociaż nie ma doskonałej nauki w zakresie rozwoju reorganizacji, oto kilka wskazówek:

• Zacznij od strategii:Bardzo ważne jest, aby wiedzieć, dokąd zmierza organizacja lub zespół. Na przykład, co jest ważne, co nie jest i jakie są konkretne cele? Chociaż brzmi to oczywisto, jest to często pomijany krok. Jeśli zmagasz się ze strategią, dowiedz się, jak ją utworzyć przed restrukturyzacją wykresu organizacyjnego. Pamiętaj, że struktura zawsze przestrzega strategii.
• Rozwinąć swoje kryteria:Wymień problemy, które próbujesz rozwiązać, oraz możliwości, których szukasz. Następnie oceń każdy wysoki, średni lub niski według priorytetu. Staje się kryteriami, których użyjesz do oceny alternatywnych projektów strukturalnych i pomiaru sukcesu.
• Opracuj i oceniaj alternatywy projektowe:Wiele zespołów zakochuje się w jednym pomyśle, a następnie spędza czas albo próbując usprawiedliwić pomysł, albo go doskonalić. Zamiast tego wymyślcie trzy lub cztery pomysły i oceniaj te wbrew Twoim kryteriom. Pamiętaj, że żadna opcja nie jest nigdy idealna. Zawsze istnieją kompromisy i ryzyko. Po prostu wybierz najlepszy i wymyśl plan działania, aby ograniczyć ryzyko.
• Przetestuj ostateczny projekt z scenariuszami:Poświęć czas na testowanie projektu, omawiając, jak działałyby różne procesy biznesowe w nowej strukturze. Te dyskusje „co jeśli” pomagają dostosować strukturę i wyjaśnić role.

Wartość komunikacji i zaangażowania zespołu

Podobnie jak w przypadku każdej zmiany organizacyjnej, dobra komunikacja ma kluczowe znaczenie. A dobra komunikacja to nie tylko ogłoszenie w jedną stronę o zmianie.

Zainteresowane strony, w tym pracownicy, częściej wejdą na pokład, jeśli nie tylko podzielisz się „co” i „dlaczego”, ale wyjaśniłeś alternatywy, których nie wybrałeś i dlaczego. Poinformuj interesariuszy, że zdajesz sobie sprawę, że nie ma jednego doskonałego wyboru i potwierdzić potencjalne wady Twojego planu. Ten rodzaj szczerości, otwarty dialog i autentyczność leży lepiej niż próba „sprzedaży” swoich pomysłów na zmianę jako idealne rozwiązanie.

Nie oczekuj, że ludzie to zrozumieją lub od razu się w to kupią; są szanse, że na początku nie. Jeśli traktujesz ludzi jak inteligentnych dorosłych, szacunek, który pokazujesz, zostanie zwrócony, a także wsparcie interesariuszy.

Po komunikowaniu się z niezbędnymi ludźmi, nie wstydź się prosić o pomoc. Ludzką naturą ludzi będzie wspierać to, co pomogli stworzyć, i chociaż twój zespół mógł nie mieć okazji stworzyć nowej struktury organizacyjnej, mogą odgrywać ogromną rolę w wdrażaniu zmiany. To kolejna okazja, aby uzyskać cenne dane wejściowe w celu dostosowania nowej struktury.

Restrukturyzacja jest zawsze destrukcyjna i pełna wyzwań i ryzyka. Nigdy nie należy go lekceważyć, a wszelkie zmiany powinny zawsze mieć okres przydatności do spożywania co najmniej pięciu lat. Jeśli postępujesz zgodnie z tymi wskazówkami, będziesz miał większą szansę na osiągnięcie swoich celów i zminimalizowanie zakłóceń i niepokoju.