Jak obniżyć koszty podróży służbowych pracowników

Z pewnym współczuciem dla pracodawców, którzy próbują kontrolować koszty podróży, proszenie pracowników o dzielenie pokoi nie jest od miejsca, w którym można zacząć - ani skończyć.

Te pomysły są mniej stresujące i obraźliwe dla przeciętnego pracownika, który podróżuje do firmy dla swojego pracodawcy. Pracownicy to normalni ludzie, którzy chcą prywatności i odległości od współpracowników podczas podróży służbowej, szczególnie jeśli spędzili dzień z współpracownikami. Pracodawcy nie muszą prosić pracowników o dzielenie się pokoi.

Inne sposoby oszczędzania kosztów podróży służbowych pracowników

• Wymagać od pracowników podróżowania tego samego dnia, gdy tylko jest to możliwe.
• Opracuj i wdrożenie firmy, która zawiera szczegółowe informacje na temat płatności diety w różnych miejscach, preferowane łańcuchy hotelowe, w których pracodawca mógł ustanowić stopę dyskontową, zwrot kosztów i limitów, które wymagają podpisu menedżera z wyprzedzeniem.
• Trzymaj pracowników listu prawa, jak stwierdzono w polityce podróży bez uprzedniej zgody wyjątków. Nie zwracaj wydatków, które nie były dozwolone przez politykę ani wyjątek.
• Renegocjuj lub negocjuj stawki korporacyjne z łańcuchami hotelowymi wspólnymi dla twoich miejsc docelowych. Poszukaj hoteli, które oferują udogodnienia, takie jak bezpłatne śniadanie, bezpłatna godzina koktajlu, popołudniowe przekąski i przekąski oraz lodówki i producentów kawy w pokojach. Wymagać od pracowników korzystania z tych hoteli i udogodnień, gdy są dostępne.
• Podczas rezerwacji skorzystaj z tańszej sieci hoteli. Większość pracowników rozdałaby gwiazdę dla prywatnego pokoju. Nie oczekuj niższych standardów w obszarach takich jak czystość i inne udogodnienia dla pracowników z hoteli, które są oceniane z mniejszą liczbą gwiazd. Ankieta okresowo podróżujących pracowników, aby upewnić się, że wybrane lokalizacje zaspokajają ich potrzeby.
• Skorzystaj z konsekwentnej usługi rezerwacji podróży, takiej jak American Express Global Business Travel, aby pomóc kontrolować koszty. Pomogą ci zaplanować, przyjąć zasady, zaoszczędzić koszty i ograniczyć wydatki pracowników. Nawet lokalne usługi podróży mogą pomóc w oszczędzaniu podróży służbowych. Ale zaletą firmy American Express jest jej zasięg w kraju i za granicą oraz usługi online.
• Zorganizuj z jedną linią lotniczą, aby korzystać z ich usług, gdy tylko jest to możliwe, aby otrzymać zniżkę korporacyjną na każdy lot. Wymagaj od pracowników korzystania z usługi rezerwacji linii lotniczych, na przykład Southwest Airlines Corporate Travel. Pracodawcy mogą również oszczędzać, gdy samoloty są zarezerwowane z dużym wyprzedzeniem.
• Spraw, aby pracownicy, którzy podejmują decyzje dotyczące podróży w ostatniej chwili, uzyskali autoryzację. W jednym przypadku w spółce klienckiej bilet lotniczy, który kosztowałby 300 USD, gdyby zarezerwowałby kilka tygodni z góry, kosztował ponad 1200 USD, gdy pracownik dokonał rezerwacji dwa dni przed wydarzeniem. Powinno to się zdarzyć tylko w nagłych wypadkach, ponieważ większość biletów można przenieść, nawet jeśli nie podlegają zwrotowi.
• Zmniejsz koszty podróży w innych obszarach, takich jak posiłek i alkohol na diety i transport. Zmieniaj diety według lokalizacji. Na przykład Nowy Jork jest drogi w porównaniu z Las Vegas. Mniejsze, nie-resortowe obszary są jeszcze tańsze. Twoja polityka podróży powinna odzwierciedlać koszty, jakie będą doświadczać twoi pracownicy, gdy podróżują do różnych stanów i lokalizacji.
• Eksperymentuj z wirtualnymi spotkaniami, usługami takimi jak Skype for Business i filmy. Chociaż początkowo niewygodne spotkania nie są nabytą umiejętnością. Pracownicy stają się bardziej komfortowe, ponieważ z czasem korzystają z tych usług. Seminaria internetowe działają dobrze na różne rodzaje szkoleń, zwłaszcza seminaria, które pozwalają wielu pracownikom uczestniczyć.
• Wymagaj od pracowników korzystania z tańszych usług transportu publicznego i wahadłowców, gdy są one dostępne, a nie taksówki, szczególnie gdy pracownicy podróżują między lotniskami i hoteli. Większość dużych konferencji oferuje bezpłatny transfer między hotelami a centrum konferencyjnym. Mniejsze zużycie taksówek lub wymóg zebrania pracowników, aby zapłacić za grupę taksówkę, może zaoszczędzić dużo pieniędzy.

Proszenie dorosłych pracowników o dokonanie terminowych zastrzeżeń, wydatków budżetowych na wycieczkach biznesowych oraz odkrycie opcji innych niż podróże na spotkania i szkolenie to właściwe podejście do usprawnienia kosztów podróży służbowych. Szanują pracowników.

Korzystają z pracodawcy, ponieważ pracownicy czują się szanowani i troszczeni, co powoduje pozytywne morale. Utrzymują pozytywny cykl związku poruszający się we właściwym kierunku.