Jak zarządzać zmianami w projektach

Kierownicy projektów spędzają dużo czasu na tworzeniu planów i ustalaniu celów zespołowych. Sponsorzy, interesariusze i zespoły spędzają następnie dużo czasu na wprowadzaniu zmian w zakresie pracy i procesu wdrażania. Wprowadzenie wyraźnego, łatwego procesu zarządzania zmianami i startowanym okiem na szerszym obrazie, nawet gdy niektóre szczegóły się zmieniają, znacznie przyczynia się do utrzymania projektu i umożliwienie zachowania chłodu.

Zaakceptuj tę zmianę

Zmiany zachodzą praktycznie w każdym punkcie cyklu życia zarządzania projektem. Uznanie, że zmiany są nieuniknione - rzeczywiście, często korzystne - części procesu pozwalają najlepszym menedżerom projektów na przyjęcie bardziej zwinnych podejść do planowania i wykonania. Posiadanie strategii skutecznego radzenia sobie ze zmianami, ponieważ występują, jest najszybszym sposobem na zachowanie nagrody wszystkich, nawet w obliczu tego, co czasami może wydawać się ciągłym przesunięciem kierunku.

Zdefiniowany, ustrukturyzowany proces zarządzania zmianami to Twój podręcznik wykonania; Twoja strategia „Biblia”. Zdefiniuje to, jak najlepiej zareagować jako lider sugestii - nawet wymagań - zmiany w procesie rozwoju. Pomoże ci poruszać się z wdziękiem i z pewnością, czasem spornemu wspólnemu krajobrazowi w kierunku osiągnięcia ostatecznych celów wszystkich stron.

Proces zarządzania zmianami

Proces zarządzania zmianami wygląda tak:

• Otrzymuj żądanie/zapotrzebowanie na zmianę procesu w projekcie
• Oceń wniosek o zmianę/zapotrzebowanie, koncentrując się na budżecie projektu na temat:
  • materiały
  • Wszelkie odpowiednie wymagania dotyczące zezwoleń
  • Człowiek
  • czas zagubiony/zyskał
• Przygotuj się i obecność dla akcjonariuszy projektu/łącznik swoich zaleceń dotyczących postępowania w stosunku do żądania (-ów)
• Otrzymuj zatwierdzenie lub deklinację decyzji akcjonariusza w celu postępowania

Spójrzmy na każdy z tych kroków:

Otrzymuj żądanie/zapotrzebowanie na zmianę procesu w projekcie

Otrzymasz prośbę o zmianę projektu na setki różnych sposobów: na spotkaniu, za pośrednictwem e -maila, przez telefon, w korytarzu, gdy wieczorem wypędzasz biuro. Idealnie otrzymasz informacje o formularzu żądania zmiany, ale powinieneś wiedzieć, że w prawdziwym życiu wielu ważnych interesariuszy uważa, że ​​wypełnienie tego rodzaju dokumentów jest zadaniem menedżera projektu - aw Twojej firmie może być to.

Szablon żądania zmiany projektu (więcej na ten temat w ciągu minuty) powinien dokładnie i zwięźle uchwycić wszystkie szczegóły żądania, jednak nieformalnie przybywają do Ciebie. Gdy poczujesz, że wszystkie szczegóły są dokładnie zarejestrowane, uruchom formularz obok inicjatora w celu weryfikacji, że wszystkie punkty zostały w pełni rozwiązane.

Pamiętaj, że zmiany mogą również polegać na pobraniu ćwiczeń. Nie zawsze zakładaj, że zmiany będą się odnosić do wkładania pracy. Proces jest taki sam, niezależnie od tego, czy zwiększasz, czy zmniejszasz zakres projektu.

Przeprowadzić ocenę zmian

Spójrz szczegółowo na żądanie zmiany. Będziesz oceniać wpływ na:

• Harmonogram
• Dokumentacja
• Praca wykonana do tej pory i praca
• Budżet
• Miary jakości
• Zakres
• Dostępność zasobów

Na przykład zmiana oprogramowania można oszacować na pięć dni. To nie tylko dodałoby pięć dni do harmonogramu, ponieważ wypchnąłoby to kolejne zadanie i poruszałoby to w ramach czasowych, w których kluczowym zasobem jest wakacje. To zadanie również musiałoby zostać przeniesione, więc ogólnie ta zmiana dodałaby osiem dni do harmonogramu. Kosztowałoby to 5 000 USD, a dodatkowe osiem dni popycha nas na kolejny miesiąc z umową dostawcy, więc należy też rozważyć koszty. Jakość pozostaje taka sama, ale zmiany zakresu w celu włączenia nowej zmiany. WSZYSTKIE istotna dokumentacja musiałaby zostać zaktualizowana, w tym plan projektu i podręczniki szkoleniowe, które już zostały uruchomione.

Tak więc na dużym zdjęciu prosta pięciodniowa zmiana ma ogromne efekty. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie istotne czynniki przed podjęciem decyzji wdrożenia, ponieważ pełny obraz może zmienić wynik.

Przygotuj i przedstawiaj zalecenia

Uzbrojony w zrozumienie pełnego wpływu żądanej zmiany lub zmian, przedstaw swoje zalecenia dotyczące rentowności zmiany.

W niektórych przypadkach zmiany nie zostaną wdrożone, ponieważ postrzegana korzyść będzie mniejsza niż koszt. W innych przypadkach można znaleźć wystarczającą korzyść, aby zrównoważyć koszt wykonywania dodatkowej pracy. Inne przypadki okazują się, że zmiany są nieuniknione i poza twoją kontrolą, niezależnie od negatywnego skutku, wynikające z problemów regulacyjnych lub zgodności z lub wewnętrznymi, takimi jak restrukturyzacja organizacyjna.

Decyzja

W przypadku niewielkich zmian, które mieszczą się w limicie autoryzacji, decyzja o zaakceptowaniu lub odrzuceniu zmian spoczywa na tobie (z odpowiednim wkładem zespołu). Wszystko większe powinno zostać zatwierdzone przez sponsora projektu lub tablicy projektowej. Warunki dotyczące tego, w ramach której kategoria są ogólnie określane jasno na początku dowolnego projektu.

Niezależnie od wyniku, ważne jest, aby wszyscy zaangażowani w proces poinformowania o procesie. Wydajenianie członków zespołu w dowolnym momencie rozwoju może kosztować integralność całego projektu, a także wszelkie przyszłe współpraca.

Narzędzia zarządzania zmianami

Opracowano szereg narzędzi do zarządzania zmianami, aby ten proces ułatwiał i bardziej usprawnionemu procesowi. Centralne dla każdego zestawu narzędzi zarządzania zmianami powinno być:

• Lista kontrolna lub mapa procesu spaceruje interesariuszy poprzez odpowiednie kroki w celu podniesienia zmiany w zakresie projektu
• Formularz żądania zmiany szablonu (Notatka: Jeśli twoje projekty działają online z automatycznego przepływu pracy, świetny pomysł jest zawarty w liście dokumentów)

Opracowanie formularza żądania zmiany projektu

Formularz żądania zmiany projektu powinien obejmować:

• Imię i nazwisko osoby, która prosząca o zmianę („żądanie”).
• Unikalny identyfikator, taki jak numer zmiany (możesz to dodać do siebie później, ponieważ jest mało prawdopodobne, aby każda z osób podnoszących żądanie i korzystanie z formularza będzie wiedziały, co tu wejść).
• Opis proponowanej zmiany, z jak najwięcej szczegółów.
• Kategoria zmiany. Idealnie byłoby, gdyby prośba o wybór kategorii prepopulowanej dla tej sekcji, więc musieli tylko zaznaczyć pole. Jest to dobre miejsce, w którym należy zwrócić uwagę, czy żądanie zmiany dotyczy regulacji czy zgodności wewnętrznej - jeśli jest (naprawdę), możesz ominąć wiele kroków w zakresie planowania i oceny i po prostu się z tym pogodzić.
• „Dlaczego” zmiany. Jakie jest uzasadnienie dla jego wdrożenia? Dlaczego żądnik tego chce?
• Potencjalny wpływ proponowanej zmiany na różne elementy projektu, w tym czas, koszty, jakość i zakres. Żądnik może nie mieć wszystkich szczegółów, więc może wymagać pomocy w wypełnieniu tych pustych przemyśle poprzez etap oceny zmiany. Minimum, którego szukasz w tym momencie, to wyjaśnienie, czy może to zwiększyć, zmniejszyć lub zmienić istniejące parametry projektu.

Formularze żądań zmiany należy zaokrąglić z miejscem, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wypełnienia, ponieważ zmiana jest dalej omawiana. Szablon powinien również zawierać miejsce dla:

• Zmień decyzję: Zaakceptuj, odrzuć lub odroczyć
• Imię osoby podejmującej decyzję (lub grupę) oraz datę podjęcia decyzji i wszelkich dodatkowych komentarzy.

Zmiany i zarządzanie zakresem projektu

Zarządzanie zakresem projektu jest procesem, który filtruje i udoskonala rozróżnienia między tym, co jest konieczne do pomyślnego wykonania projektu, a tym, co nie. Po otrzymaniu wniosków o zmianę projektu należy rozważyć, w jaki sposób zmiany te mogą wpływać na ogólny projekt. Twój proces zarządzania zmianami pomaga udoskonalić i zdefiniować w kontekście, dlaczego zmiana jest praktyczna lub nie jest konieczna.

Przewodnik po zarządzaniu projektem OUGO KIEGODZI (Przewodnik PMBOK) - Warto wspomnieć o zarządzaniu zmianami projektu szóstej edycji, ponieważ nie jest tak intuicyjne, jak mogłoby się wydawać. „Przewodnik PMBOK”Zawiera doskonałe wytyczne startowe w postaci procesu o nazwie „Zakres sterowania” w sekcji zarządzania zakresem projektu. Jednak proces zarządzania zmianami w projektach musi być obsługiwany w bardziej zintegrowany sposób, co znajduje odzwierciedlenie w tekście. Użytkownicy „PMBOK Guide” powinni również odwołać się do procesu wykonania zintegrowanego kontroli zmian.

W celu zostania PMP ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób „Przewodnik PMBOK” obejmuje zarządzanie zmianami, ponieważ będzie to częścią twojego badania. Pamiętaj jednak, że proces zarządzania zmianami, którego faktycznie użyjesz w projektach, musi być zintegrowany, łatwy do naśladowania i praktyczny.

Prowadzenie zespołu przez proces zmiany

Zespół projektowy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdego projektu, więc pomaga je aktywnie zaangażować podczas zarządzania zmianami w procesie.

Oto pięć sposobów, w jakie możesz pomóc swojemu zespołowi szybko pogodzić się z procesem zarządzania zmianami projektu:

1. Bądź otwarty na zmiany. Poinformuj twój zespół, że oczekiwano zmiany w projektach.

2. Bądź otwarty na proces. Omówiony tutaj proces zarządzania zmianami nie przychodzi naturalnie wszystkim. Większość członków zespołu nie będzie wiedziała, czego się od nich oczekuje, dopóki nie zostaną poinformowane. Skonfiguruj odprawę, aby przejść z nimi proces i poinformuj każdego z nich, jaka jest ich rola w wykonaniu.

3. Uczynić to prostym. Zmiana projektu jest w najlepszym razie w najlepszym razie kontrolowana chaos. Kroki, które podejmujesz, aby pomyślnie go poruszać, definiują twój Mettle jako menedżera projektu. Twój zespół może znaleźć zmiany niepokojące - szczególnie duże lub te odwracające decyzje, które od dawna uważa się za rozstrzygnięte, a przeszkody są uważane za długo oczyszczone. Harmonogram jest zły, budżet może być inny, wymagania są z pewnością inne.

Twój zespół szuka do Ciebie w celu uzyskania wskazówek i stabilizacji. Uczyń proces tak łatwy, jak to możliwe.

4. Być tam, aby pomóc. Nowy sposób pracy wymaga czasu, aby skutecznie się zintegrować. Jeśli wcześniej zarządzałeś zmianą projektu w nieformalny sposób (lub wcale), zmiana na formalny proces może potrwać trochę czasu, aby stać się „sposobem, w jaki tu robimy”. Poinformuj zespół, że jesteś tam, aby im pomóc, jeśli potrzebują czegoś za ciebie.

5. Nie bój się odmawiać. Nie wszystkie zmiany są rozsądnymi propozycjami. Poinformuj twój zespół, że jeśli czują się mocno, że zmiana nie jest właściwą rzeczą dla projektu w tej chwili, że będziesz przy sobie w tej rozmowie z żądaniem zmiany.

Brak skutecznego zarządzania zmianami jest głównym wśród sposobów, w jaki projekt można całkowicie wykoleić, więc uważaj. Uzbrojony w właściwe informacje i procesy, zmiany projektu można rozwiązywać w kontrolowany, inteligentny i korzystny sposób dla wszystkich zaangażowanych.