Jak dać profesjonalne powitanie poczty głosowej dla swojego działu

Jeśli Twoja firma korzysta z wydziałowych pól poczty głosowej do przychodzących połączeń. Ten rodzaj powitania poczty głosowej różni się nieco od osobistego powitania poczty głosowej, które jest powiązane z pudełkiem poczty głosowej jednostki. Na przykład, jeśli Twój system telefoniczny pozwala na „połączenie grupy rozszerzeń telefonicznych, aby obsłużyć wszystkie ogólne połączenia księgowe, wszystkie rozszerzenia działu księgowego mogą być połączone w ramach ogólnego rozszerzenia działu rachunkowości. Gdy zautomatyzowany towarzysz przenosi połączenie z tym rozszerzeniem, następne dostępne rozszerzenie odbędzie się połączenie. Jeśli wszystkie rozszerzenia działów księgowych są zajęte lub niedostępne, połączenie zostanie przeniesione do skrzynki poczty głosowej działu.

Opcje powitania poczty głosowej

W zależności od systemu telefonicznego, który masz w swojej firmie, mogą istnieć różne opcje dotyczące pozdrowienia poczty głosowej, którą możesz komponować. Obejmują one:

• Powitanie ogólnej poczty głosowej: używane jako domyślne powitanie poczty głosowej, jeśli nie ustawiono żadnego innego typu powitania.
• Powitanie wewnętrznej poczty głosowej: Kiedyś witał osoby, które dzwonią do twojego działu z własnej firmy (ja.mi. z innego rozszerzenia). Zasadniczo dotyczy to tylko bardzo dużych firm.
• Zewnętrzne powitanie poczty głosowej: grał dla osób, które dzwonią spoza Twojej firmy. Zautomatyzowany assentant systemu telefonicznego może zagrać powitanie ogólnej firmy, którą usłyszą wszyscy zewnętrzni dzwoniący. Jeśli nazwisko Twojej firmy jest wymienione w tym pozdrowieniu, nie musisz mówić tego ponownie w swoim wydziałowym powitaniu.
• Tymczasowe lub poza biurem powitanie poczty głosowej: Jest to ustalone, gdy cały dział będzie niedostępny przez określony czas. Na przykład departament pracuje tylko między 8:00 a 17:00 lub istnieje obowiązkowe spotkanie działu, które usuwa wszystkie osoby z odbierania telefonu. Większość systemów poczty głosowej pozwoli ci ustawić datę i godzinę ważności, więc nie musisz pamiętać, aby ją wyłączyć, gdy Twój dział powróci do normalnych operacji.
• Przez telefon (zajęty) Powitanie poczty głosowej: To powitanie służy do informowania dzwoniących, że dział jest dostępny, ale nikt nie może natychmiast odebrać połączenia, ponieważ wszystkie rozszerzenia w puli działów są zajęte innymi dzwoniącymi.

Elementy dobrej poczty głosowej

• Nazwa oddziału
• Stwierdzenie, że nie możesz teraz odebrać ich telefonu
• Zaproszenie do zostawienia wiadomości
• Kiedy mogą spodziewać się połączenia zwrotnego
• Dostępne dodatkowe opcje (e.G. „Naciśnij klawisz funta, aby powrócić do…”)
• Adres strony internetowej, jeśli może podać znaczące informacje
• Nie dłużej niż 20-25 sekund (zasada)
• Nie zaczynaj od „Twoje połączenie jest dla nas bardzo ważne…”. To zdanie jest nadużywane i zwykle jest „wyłączeniem” wobec dzwoniących.
• Unikaj przekazywania zbyt dużej ilości informacji i robienia zbyt długiego powitania.

Próbka dobrych pozdrowień

• Dotarłeś do działu księgowości. Wszyscy nasi przedstawiciele są zajęci obsługą innych dzwoniących. Zamiast marnować cenny czas zawieszony, chcielibyśmy oddzwonić w ciągu dwóch godzin pracy. Jeśli chcesz wrócić do poprzedniego menu, naciśnij Star teraz. W przeciwnym razie zostaw nam szczegółową wiadomość z Twoim nazwiskiem i numerem. Po nagraniu wiadomości możesz nacisnąć klawisz Pound, aby uzyskać więcej opcji. Dzięki, że zadzwoniłeś.
• Dotarłeś do działu sprzedaży w Operations Tech, Inc. Wszyscy nasi przedstawiciele handlowi są zajęci obsługą innych klientów, ale chcielibyśmy oddzwonić jak najszybciej. Aby uzyskać aktualne informacje o cenach lub sprawdzić status Twojego zamówienia, odwiedź nas w Internecie. W przeciwnym razie zostaw nam wiadomość z nazwiskiem i numerem po tonie. Jeśli chcesz wrócić do poprzedniego menu, naciśnij teraz klawisz Star.
• Dotarłeś do działu księgowości w Operations Tech, Inc. Departament jest obecnie zamknięty. Nasze normalne godziny operacji to od 8:00 do 17:00 od poniedziałku do piątku. Jesteśmy zamknięci w soboty i niedziele. Możesz nacisnąć klawisz Star w dowolnym momencie, aby powrócić do poprzedniego menu. W przeciwnym razie zostaw nam wiadomość z Twoim nazwiskiem i numerem, a my oddzwonimy do ponownego otwarcia biura. Możesz się rozłączyć po opuszczeniu wiadomości lub naciśnięcie klawisza funta, aby uzyskać dodatkowe opcje. Dzięki, że zadzwoniłeś.

Złe pozdrowienia poczty głosowej

• Dotarłeś do działu sprzedaży. Zostaw nam wiadomość.
• Cześć. Dotarłeś do działu księgowości w XYZ.com. Wszyscy księgowi uczestniczą obecnie w obowiązkowym spotkaniu departamentu i nikt nie jest dostępny do odebrania telefonu. Twoje połączenie jest dla nas bardzo ważne i chcielibyśmy oddzwonić, gdy tylko wrócimy. Jest to jednak koniec roku, a nasze zaległości są bardzo długie. Jeśli dzwonisz o dokonywaniu płatności na spóźnionym koncie, pamiętaj, aby powiedzieć nam w swojej wiadomości, abyśmy mogli oddzwonić. W przeciwnym razie poczekaj na ton i zostaw nam szczegółową poufną wiadomość.
• Departament jest zamknięty. Zostaw wiadomość po tonie.