Jak wypełnić formularz USCIS I-9

Przed sfinalizowaniem zatrudniania nowych pracowników musisz wykonać ich listę nowych dokumentów dotyczących wynajęcia. Jednym z dokumentów na tej liście jest weryfikacja kwalifikacji kwalifikacyjnej Formularz I-9. Aby wypełnić formularz, pracownik musi pokazać dokumenty weryfikujące, że są uprawnione do pracy w U.S.

Dowiedz się, jak działa formularz I-9, w tym sposób, w jaki ty i twoi nowi pracownicy możesz wypełnić ten ważny formularz.

Kluczowe wyniki

• Formularz I-9 musi zostać ukończony dla każdego nowego wynajmu w Twojej małej firmie, aby zweryfikować uprawnienia osoby do pracy w U.S.
• Pracownik musi przedstawiać dokumenty pokazujące zarówno tożsamość, jak i uprawnienia do pracy, a pracodawca musi przejrzeć i zweryfikować dokumenty.
• Nie musisz przesyłać formularza I-9 do U.S. Służba celna i imigracyjna, ale należy prowadzić podpisane kopie w przypadku audytu lub dochodzenia.

Co to jest formularz I-9? 

Formularz I-9, lub formularz weryfikacji kwalifikowalności zatrudnienia, jest wymagany przez U.S. Służba celna i imigracyjna (USCIS) w celu zapewnienia dokumentacji, że nowo zatrudniony pracownik jest upoważniony do pracy w U.S. Nowy pracownik musi wypełnić ten formularz i dostarczyć odpowiednią dokumentację (a) tożsamości i (b) uprawnienia do zatrudnienia, a pracodawca musi sprawdzić i zweryfikować dokumenty.

Formularz I-9 jest okresowo aktualizowany. Aby upewnić się, że masz najnowszy formularz, spójrz na datę ważności w prawym górnym rogu. Aby uzyskać więcej informacji o datach rewizji formularza I-9, możesz zarejestrować się, aby otrzymywać aktualizacje e-mail z USCIS.

Kto musi ukończyć formularz I-9? 

Formularz I-9 musi zostać ukończony przez każdego nowego pracownika i ich pracodawcę w momencie zatrudnienia-to przed lub w pierwszym dniu zatrudnienia. Ale nie możesz wymagać, aby ktoś wypełnił formularz, zanim zaakceptuje pracę w Twojej firmie.

Nie musisz używać I-9 do weryfikacji kwalifikowalności niezależnych kontrahentów (osoby niebędące pracownikami, przypadkowymi pracownikami domowymi lub pracownikami nie pracującymi w U.S.). Właściciele samozatrudnień nie muszą wypełniać tego formularza, ponieważ nie są pracownikami. Jeden wyjątek: właściciele korporacji czasami pracują jako pracownicy. W takim przypadku wypełnij formularz I-9 i mieć go w pliku dla każdego właściciela/pracownika.

Masz prawo nie zatrudniać wnioskodawcy ani nie rozwiązać pracownika, który nie wyprodukuje wymaganych dokumentów weryfikacji zatrudnienia lub, o których wiesz, że nie jest upoważniony do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Jak wypełnić formularz I-9

Wypełnienie formularza I-9 to proces dwuetapowy. Po pierwsze, pracownik uzupełnia swoją część, z danymi osobowymi i informacjami o ich uprawnieniu do pracy w U.S. Następnie pracownik przedstawia dokumenty potwierdzające ich oświadczenia, a pracodawca dokonuje przeglądu dokumentów i weryfikuje je.

Pracownik musi przedstawiać dokumenty pokazujące zarówno tożsamość, jak i kwalifikowalność. Mogą to zrobić na jeden z dwóch sposobów:

• Przedstawienie jednej listy dokumentu (jak paszport) pokazujący zarówno tożsamość, jak i kwalifikowalność
• Przedstawienie listy B dokumentu pokazującego tożsamość i dokument typu C pokazujący uprawnienia do pracy.

Listy dokumentów można znaleźć online w I-9 Central (z próbkami każdego typu dokumentu) lub w instrukcjach formularza I-9. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz podręcznik USCIS dla pracodawców.

Sekcja 1

Pracownik uzupełnia tę część formularza, podając swoje imię i inne dane osobowe. Muszą również potwierdzić swój status pracy, z odpowiednimi numerami dokumentów:

• Obywatel U.S.
• Noncitizen National
• Uzasadniający stały mieszkaniec
• Alien upoważniony do pracy do daty ważności

Jeśli ktoś tłumaczy dla pracownika, musi zawierać informacje tłumacza.

Sekcja 2

W tej sekcji pracodawca zawiera informacje o dokumencie lub dokumentach, które daje im pracownik. Wprowadź jeden dokument z listy A lub jednego dokumentu z każdej z listy B i listy C:

• Tytuł dokumentu
• Wydawanie organu
• Numer dokumentu
• Data ważności (lub „nie dotyczy”, jeśli nie ma)

Musisz także dołączyć pierwszą datę zatrudnienia pracownika i przekazać informacje o podpisieniu formularza i pracodawcy lub upoważnionym przedstawicielu.

Musisz spojrzeć na dokumenty dostarczone przez każdego pracownika i musisz je zaakceptować, jeśli wydają się one prawdziwe. Nie możesz przyjmować kopii, z wyjątkiem aktu urodzenia. USCIS nie weryfikuje konkretnych dokumentów, chyba że zostaną przesłane za pośrednictwem systemu e-weryfikacji.

Sekcja 3

Ta sekcja jest przeznaczona do ponownej weryfikacji. Możesz użyć tej części formularza do ponownej weryfikacji pracownika dla wygaśnięcia dokumentu.

Gdzie składasz formularz I-9?

Nie musisz wysyłać kopii każdego formularza I-9 do USCIS.Upewnij się, że masz wypełniony formularz (zarówno pracodawca, jak i sekcje pracowników) dla każdego pracownika i zachowaj formularze, w których możesz je odzyskać w przypadku audytu lub kontroli.

Często zadawane pytania (FAQ)

Do czego służy formularz I-9?

U.S. Służba celna i imigracyjna (USCIS) wymaga od pracodawców korzystania z formularza I-9 do weryfikacji tożsamości nowych pracowników i kwalifikowalności pracownika do pracy w U.S. Pracownicy muszą przedstawić pracodawcy dokumenty, które pokazują zarówno tożsamość, jak i kwalifikowalność, a pracodawca musi przejrzeć i zweryfikować dokumenty, odnotowując tytuły dokumentów.

Zarówno pracodawca, jak i pracownik potwierdzają dokumenty, z karami, jeśli popełniają krzywoprzysięstwo, podając fałszywe informacje. Pracodawca nie może zatrudnić ani zwolnić nowego zatrudnienia lub pracownika, który nie ma odpowiedniej dokumentacji lub nie jest upoważniony do pracy w U.S.

Czy istnieje elektroniczna wersja formularza I-9?

Formularz I-9 jest dostępny w wypełnionej wersji PDF, której można użyć do wypełnienia informacji w pustych miejscach i zapisywaniu ich na komputerze. Możesz także pobrać go na urządzeniu mobilnym. Wersji do pobrania nie można podpisać elektronicznie, więc nawet jeśli wprowadzisz informacje w formularzu PDF, musisz wydrukować ją, aby zostać podpisanym przez przedstawiciela swojej firmy, jak i nowego pracownika.

Możesz także uzyskać hiszpańską wersję formularza I-9, ale można go używać tylko w Puerto Rico. Angielska wersja formularza musi być używana we wszystkich innych u.S. stany i terytoria.

Jaka jest kara za brak ukończenia formularza I-9?

Pracodawcy mogą zostać ukarani za krzywoprzysięstwo (złożone fałszywe oświadczenia) za świadomie zatrudnienie nieautoryzowanego pracownika, pracodawcom zabrania się również zatrudnienia każdego, w tym u.S. Obywatele, bez weryfikacji ich tożsamości i upoważnienia do zatrudnienia na formularzu I-9.

Pracodawcy mogą zostać ukarani grzywną, jeśli formularz nie zostanie odpowiednio zakończony, a osoby fizyczne mogą być ścigane w celu świadomego i umyślnego wprowadzania fałszywych informacji. Kary i grzywny za te naruszenia mogą być nałożone dla każdego (pracownika), który był nieautoryzowany lub niezweryfikowany. Musisz zapisać wszystkie formularze I-9 i mieć je dostępne, jeśli USCIS sprawdzi Twoją firmę.