Jak udokumentować wydajność pracowników

Dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla właściwego podejmowania decyzji

W świecie zasobów ludzkich i zatrudnienia dokumentacja o wynikach pracownika może uczynić lub złamać twoją zdolność do dyscyplinowania, zakończenia lub uczciwego promowania, nagradzania i rozpoznawania pracowników.

Dokumentacja jest niezbędna dla menedżerów i pracowników HR, ponieważ należy podjąć poważny wysiłek, aby zarejestrować wszystkie wydarzenia w historii zatrudnienia swoich pracowników-pozytywne i negatywne incydenty wydajności.

Tutaj znajdziesz wszystko, czego menedżerowie i pracownicy HR potrzebują uważnie udokumentowania wydajności pracowników.

Dlaczego powinieneś dokumentować wydajność pracowników

• Dokumentacja dostarcza dowodów na to, że problemy z wydajnością zostały omówione z pracownikiem w odpowiednim czasie i zwięzły sposób.
• Dokumentacja oferuje historię poprawy pracownika lub braku poprawy wydajności w czasie. Jest to chronologiczne i precyzyjny opis działań pracownika, działania menedżera i wydarzenia, gdy się pojawią.
• Dokumentacja dostarcza dowodów, że popierają decyzje zarządzania w celu podjęcia niekorzystnych działań, takich jak dyscyplina lub wypowiedzenie z pracownikiem.
• Dokumentacja oferuje dowód, że pracownik zasługuje na dostępną promocję lub możliwość kwalifikujących się do innych pracowników, którzy również się kwalifikują.
• Dokumentacja dostarcza dowodów na uzasadnienie wzrostu pensji, zmniejszenia lub dlaczego pracownik nie otrzymał podwyżki.
• W przypadku pozwu kompletna i dokładna dokumentacja chroni interesy pracodawcy. Dokumentacja może wspierać działania kierownictwa w zakresie zakończenia nieudanego pracownika. Może również udowodnić, że pracownik został rozwiązany z powodów, które są legalne, w przeciwieństwie do innych, takich jak nielegalna dyskryminacja.

Co dokumentować

Menedżerowie muszą udokumentować wydajność pracowników, zarówno pozytywny wkład, jak i awarie wydajności. Muszą dokumentować dokładnie to, co pracownik zrobił i powiedział i co menedżer i powiedział w odpowiedzi podczas spotkania lub rozmowy.

Musisz udokumentować wszelkie umowy zawarte podczas rozmowy, ustalone cele, wymagane i oczekiwane ulepszenia oraz harmonogram ulepszeń. Dokumentacja powinna również zawierać zobowiązania, które menedżer podejmuje, aby pomóc pracownikowi.

Jak dokumentować

Dokumentacja powinna być napisana podczas spotkania lub rozmowy z pracownikiem lub bezpośrednio. Nigdy nie powinieneś przegapić zapisywania rozmowy z pracownikiem w dniu, w którym tak się stało. Czekanie do późniejszego lub następnego dnia wpływa na jakość dokumentacji, ponieważ opiera się na tym, co pamiętasz.

Jednym z najgorszych błędów popełnianych przez menedżerów jest wierzyć, że mogą w razie potrzeby zrekonstruować historię poradnictwa pracowników. Żadna osoba HR, która ma jakiekolwiek doświadczenie w przyzwoitej, terminowej dokumentacji, nie jest oszukana przez zrekonstruowaną zapis. Menedżerowie, którzy rekonstruują z pamięci, wnoszą niepotrzebne i niedopuszczalne ryzyko dla swojej firmy, ponieważ wymyślona historia nie utrzyma potencjalnego procesu.

Potrzebujesz dokumentacji, aby wyglądać profesjonalnie, schludne i zorganizowane. Napisz dokumentację, jakbyś mówił o historii wydarzeń z osobami trzecimi. Nigdy nie wiadomo, kto może przeczytać twoją dokumentację pewnego dnia, więc upewnij się, że odzwierciedla twój profesjonalizm. (Powrót serwetki koktajlowej, koperty lub lepkiej notatki nie kwalifikuje się jako profesjonalna dokumentacja.)

Twoja dokumentacja powinna trafić do nowego menedżera pracownika, jeśli pracownik uzyska nową pracę-czy też wykonujesz swoją organizację. Aby pamiętać i poinformować nowego menedżera pracownika, musisz umieścić nazwisko i tytuł pracownika, swoje imię i tytuł oraz pełną datę w każdym dokumencie.

Napisz dokumentację, która jest faktyczna, uczciwa, prawna, obiektywna, kompletna i spójna. Unikaj opinii (Mike jest niechlujny. Alice jest leniwa. Tom mnie okłamał.), Nazwa, redakcja (John jest palantem. Mark ma problem z postawą.) i etykietowanie (Mary jest nieodpowiedzialna. George nie jest graczem zespołowym.).

Unikaj również próbowania interpretacji zachowania pracownika. (Marsha nie może lubić tego zadania. Paula wydaje się być nad głową.) Zminimalizować użycie opisowych słów, takich jak przymiotniki i przysłówki (powoli, niechlujnie, nieszczęśliwy, nastrojowy, niegrzeczny). Podać szczególne zachowanie i działania pracownika, a nie swoją opinię lub interpretację.

Jaka dokumentacja musi zapewnić

W późniejszym przeglądzie dokumentacji potrzebna jest dokładna zapis rozmowy. Trzymaj się faktów i zapisz, co powiedziałeś i co powiedział pracownik. Upewnij się, że Twoja dokumentacja jest jednoznaczna i że staje się proste. (W każdej potencjalnej sytuacji prawnej błędy w dowolnym z udokumentowanych zdarzeń sprawiają, że reszta dokumentacji podejrzana.)

Na koniec udokumentuj wszelkie umowy, zobowiązania, harmonogramy, potrzebne ulepszenia, punkty zameldowania i inne szczegóły, które mogą wybielić się z pamięci. Upewnij się, że ustalasz datę i godzinę terminów i terminów, aby nie nastąpiło nieporozumienie.

Poznaj zasadę dokumentacji Departamentu HR, która informuje, jaka dokumentacja wymaga umieszczenia w pliku pracowniczym Pracownika.

Gdzie dokumentować i przechowywać dokumentację

Ponieważ dokumentacja o pracownikach jest poufna i prywatna dla pracownika, musisz zadbać o to, aby każda dokumentacja pozostała poufna dla menedżera, HR i potencjalnie następnego menedżera pracownika. Zatem nie zaleca się umieszczenia dokumentacji na wspólnym napędzie komputerowym. Odręczna dokumentacja i wydrukowana dokumentacja menedżera najlepiej przechowywać w zablokowanej pamięci. 

Dolna linia

Jeśli postępujesz zgodnie z tymi wytycznymi, gdy pójdziesz do HR, aby poprosić o pomoc w dyscyplinowaniu, zakończeniu lub przeniesieniu pracownika do pracy z lepszym potencjalnym dopasowaniem, HR pomoże Ci rozwiązać problem lub poprawić sytuację. Kiedy HR każe ci dokumentować, dokumentować, dokumentować lub nie mogą ci pomóc; Będziesz musiał przykryć wszystkie swoje bazy.

Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane dla dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatowe przepisy dotyczące publiczności i zatrudnienia, różnią się w zależności od państwa i kraju. Proszę o pomoc prawną lub pomoc stanu, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Ta informacja jest przeznaczona do wskazówek, pomysłów i pomocy.