Jak stworzyć zestaw prasowy dla swojej firmy

Być może usłyszałeś termin zestaw prasowy i być może nawet otrzymałeś zestaw prasowy za coś. Chociaż forma i funkcja zestawu prasowego mogą się znacznie różnić w zależności od branży, przyjęta definicja jednego jest:

„Pakiet materiałów promocyjnych dostarczonych członkom prasy, aby je poinformować, zwłaszcza o produkcie, usłudze lub kandydata."

Ponieważ jest tak duża różnorodność, spójrzmy na rzeczywiste komponenty, które mogą składać zestaw prasowy i jak złożyć taki, który daje Twojemu produktowi lub usługom najlepszą szansę na bezpłatną reklamę, znaną również jako zarobione media. Jeśli poprawnie wykonasz zestaw prasowy, zobaczysz zwrot wiele razy większy niż początkowa inwestycja, zwłaszcza jeśli zestaw otrzyma czas antenowy produktu lub usługi na stacjach wiadomości.

Tworzenie zestawu prasowego

Nie ma książki reguł na temat tworzenia zestawów prasowych, które określają, jakie komponenty należy dołączyć. Twoje zestawy prasowe będą się różnić w zależności od tego, co promujesz i rodzaj mediów, które otrzymają zestaw prasowy.

Większość zestawów prasowych jest wysyłana, często do osób, które mają asystentów administracyjnych, i Twoim zadaniem jest stworzenie zestawu prasowego, który jest wystarczająco interesujący, aby ominąć strażnika. Treść i prezentacja bardzo mają znaczenie. Możesz również wysłać swój zestaw elektronicznie, chociaż jeśli ma dziesięć części, które mogą stać się kłopotliwe.

To, co dołączysz, jest bardzo ważne, ponieważ zestaw prasowy powinien być łatwym sposobem na wyróżnienie Ciebie lub Twojej firmy. Pomyśl o tym jako o największych hitach Twojej firmy, ponieważ chcesz, aby media wiedziały o tobie, Twoich produktach i usługach w jednym pakiecie schludności. Główne komponenty zestawu prasowego, które chcesz rozważyć, zawierają następujące elementy.

Komunikat prasowy

Komunikat prasowy zestawu prasowego ogłasza to, co publikujesz. Jeśli masz nowy produkt, zestaw prasowy pomaga go przedstawić. Jeśli Twoja firma łączy się z inną, komunikat prasowy to mistrzostwo.

Możesz dołączyć wiele wersji prasowych w zestawie prasowym. Na przykład zestaw prasowy targów może zawierać komunikat prasowy fuzji firmy, trzy nowe komunikaty prasowe produktów oraz komunikat prasowy ogłaszający nowy dyrektor generalny.

Jednak nie dołącz więcej niż jednego komunikatu prasowego, jeśli możesz tego uniknąć. Jeśli wysyłasz zestaw prasowy do edytora, potrzebujesz tylko jednego komunikatu prasowego. Pamiętaj, że im więcej w tym, tym więcej pracy sprawiasz, że ludzie wykonują. Chcesz, aby ich praca była tak łatwa, jak to możliwe.

Krótka litera/spis treści

Jest to szczególnie pomocne w każdym zestawie prasowym, który zawiera wiele różnych, ale równie ważne, elementy. Twój list można skierować do mediów, z góry dziękując im za ich zainteresowanie, a następnie możesz podać podsumowanie tego, co jest zawarte i stwierdzić, dlaczego produkt lub usługa byłaby dla nich interesująca. Upewnij się, że nazwisko i dane kontaktowe twojego mediów są prawidłowe.

Broszura

PRO PRO używają zestawów prasowych, aby ogłosić nowy produkt, ale możesz również dołączyć broszurę. Broszury są szczególnie pomocne w wyjaśnieniu produktu lub usługi oprócz prostej komunikatu prasowego. Jest to nie tylko element wizualny, ale może dostarczyć informacji technicznych w prosty sposób. W przypadku zestawu prasy targowej możesz dołączyć szereg broszur, które dają redaktorowi/reporter.

Próbki produktów

Jeśli Twój produkt jest wystarczająco mały i możesz sobie na to pozwolić, powinieneś umieścić próbkę do zestawu prasowego. Daje to redaktorom i reporterom szansę samodzielnego przetestowania produktu. Oczywiście upewnij się, że produkt działa przed wysłaniem go do edytora. Nie chcesz wysyłać Przewodowe magazyn nowy rodzaj latarki, która zapala się w płomieniach podczas pracy.

Jeśli Twój produkt jest zbyt duży i będziesz mieć demonstrację w swoim obiekcie, dołącz te informacje, aby redaktor/reporter mógł przyjść do Twojej lokalizacji i zobaczyć produkt z bliska. Lub, jeśli kabina targowa ma wersję demonstracyjną, jest to dobry sposób, aby dać wielu redaktorom i reporterom z całego kraju szansę na zobaczenie Twojego produktu w akcji.

Jeśli masz tylko kilka próbek, utwórz wielopoziomowe wysyłkę zestawu prasowego. Media najwyższego poziomu mogą składać się tylko z pięciu do dziesięciu punktów sprzedaży, ale będą najważniejsze. 

Przeszłe relacje prasowe

Jeśli wcześniej otrzymałeś bezpłatne relacje z mediów, możesz podać arkusz, który szczegółowo opisuje te media. Ale nie wysyłaj relacji z mediów od bezpośredniego konkurenta lub nie zostanie on objęty. Na przykład, jeśli Dom piękny uruchomił kawałek na Twoim produkcie Dom i ogród Ponieważ powiedzą, że było już objęte publikacją schroniska. Jeśli jednak Twój produkt pojawił się w segmencie CNN, śmiało i uwzględnij tę ekspozycję prasową. 

Arkusz informacyjny

Może to być świetny dodatek do zestawu prasowego, ponieważ szczegółowo opisuje funkcje, korzyści i inne konkretne informacje w sposób, który kształci reportera lub redaktor na temat Twojej firmy i/lub produktów z szybkimi punktami informacji. Arkusze informacyjne mogą być używane do wprowadzania na rynek produktów, zestawów prasowych o nowych zatrudniaczach, konferencjach informacyjnych i innych obszarach, w których chcesz podać kluczowe fakty edytora.

Firma tła

Pisanie strony historii firmy może być cenne dla obecnych i przyszłych zestawów prasowych. Ten tło opisuje początki Twojej firmy i może obejmować to, dokąd zmierza Twoja firma. Należy uwzględnić główne osiągnięcia, a także wszelkie wyróżnienia lub nagrody. Nie zapomnij też o swoich planach ekspansji i rozwoju produktu. Pamiętaj, aby co roku aktualizować swój w tle, aby uwzględnić wszelkie dodatkowe osiągnięcia i momenty porównawcze.

BIOS Executive

Niezależnie od tego, czy jest to nowy dyrektor generalny, nowy dyrektor wykonawczy PR, czy nowy członek zarząd.

BIOS Executive, wraz z obrazami o wysokiej rozdzielczości, podaj redaktorowi bardzo potrzebne informacje na temat kalibru osób stojących za firmą. Niektóre publikacje wydrukują biologiczne słowo-słowo, więc napisz biografię w trzecie. Trzymaj wszystkie BIOS na jednej stronie i dołącz nagrody i wyróżnienia, ale nie ma danych osobowych innych niż przynależności do branży.

Cytat arkusz i FAQ

Cytaty zawierające arkusz cytatu od osób z Twojej firmy-jest usprawniony sposób na przekazanie zapracowanych redaktorów, których potrzebują, aby ukończyć artykuł bez zmuszania redaktorów do śledzenia osoby PR firmy.

Ten arkusz może zawierać cytaty od kadry kierowniczej, twórców produktów, a nawet klientów (znanych również jako referencje). Jeden arkusz cytatów może odpowiedzieć na najbardziej oczywiste pytania, jakie może mieć redaktor. Upewnij się tylko, że każdy cytat dobrze odczytuje na papierze, ponieważ ten cytat najprawdopodobniej będzie używany dosłownie w druku.

Dołącz obrazy Hi-Res na dysku flash

Czy obrazy są istotne dla Twojego zestawu prasowego? Jeśli tak, upewnij się, że są to obrazy o wysokiej rozdzielczości przechowywane na poręcznym urządzeniu multimedialnym, takim jak dysk flash lub płyta CD. Możesz także dołączyć obrazy wysokiej rozdzielczości na swojej stronie internetowej, aby media do pobrania. Pamiętaj tylko o dodaniu bezpośredniego linku do galerii obrazów w materiale zestawu prasowym.