7 sposobów, aby menedżer przygotował się do przeglądu wydajności

Coroczny przegląd wyników pracowników jest niezbędnym procesem zasobów ludzkich do dokumentowania, w jaki sposób pracownik działał przez cały rok, możliwość przekazania pracownikowi informacji zwrotnej i służy jako odskocznia do ustalania celów wydajności i rozwoju na nadchodzący rok.

Jednak coroczny rytuał w miejscu pracy został porównany z podróżą do dentysty, aby uzyskać kanał korzeniowy. Oba mogą być dokładnymi opisami. Podobnie jak dbanie o zęby, powodem, dla którego coroczny przegląd wydajności czuje się jak kanał korzeniowy, jest brak konserwacji zapobiegawczej.

Przy zdrowym planowaniu z góry i regularnym kontrolom, roczny przegląd wydajności może być tak bezbolesny jak coroczne czyszczenie zębów. Oto siedem sposobów, w jakie menedżer może przygotować się do corocznego przeglądu wyników pracowników, aby uczynić go produktywną i bezbolesną dyskusją:

1. Zacznij od oczekiwań i celów wydajności

Przygotowanie do corocznego przeglądu wyników rozpoczyna się od procesu rekrutacji. Dobrze napisane postawienie pracy i opis stanowiska wyraźnie określa, jak się oczekuje od pracownika i jak powinien wyglądać dobra wydajność.

Oczekiwania dotyczące wydajności nie muszą przyjmować formy formalnego opisu stanowiska. Pamiętaj tylko, aby omówić te oczekiwania i cele z pracownikiem i regularnie odwiedzaj je. Rzeczy mogą się zmienić, a kiedy to robią, pracownik nie powinien być ostatnim.

2. Zapewnij regularne informacje zwrotne przez cały rok

Dużą częścią uczynienia corocznego przeglądu bezbolesnego jest eliminacja niespodzianek. Pracownicy regularnie zasługują na pozytywne i krytyczne informacje zwrotne. Aby informacje zwrotne były skuteczne, musi być terminowa, dostarczana jak najszybciej po wyniku wydajności lub zachowaniu. Jasne, krytyczna informacja zwrotna może trochę żądać, ale jest o wiele mniej bolesna niż wszystko jednocześnie pod koniec roku.

3. Radzić sobie z problemami z wydajnością szybko i zdecydowanie

Coroczny przegląd nie jest czasem na poważny problem z wydajnością po raz pierwszy. Menedżerowie muszą nauczyć się rozpoznawać, diagnozować i omawiać problemy z wydajnością przez cały rok.

4. Utrzymuj dokumentację przez cały rok

Jedną z najtrudniejszych części przygotowywania się do recenzji jest zapamiętanie wszystkiego, co wydarzyło się w ciągu roku. Kiedy menedżer nie prowadzi rejestru wydajności i zachowań pracowników przez cały rok, mają tendencję do opierania przeglądu najnowszej pamięci.

Prostym sposobem udokumentowania przez cały rok jest utrzymanie folderu dla każdego pracownika w zakresie raportów o wydajności, przykładów dobrego i złego zachowania, podsumowania dyskusji, opinii klientów, rekordów frekwencji i wszystkiego innego, co dotyczy oczekiwań i celów wydajności.

5. Uzyskaj informacje zwrotne od innych

Podczas gdy menedżer jest najlepszą osobą do oceny wyników pracownika, pomocne jest również pozyskiwanie informacji zwrotnych od klientów, współpracowników i innych menedżerów. Można to zrobić regularnie i nieformalne lub z bardziej formalną metodologią ankietową. Informacje zwrotne powinny być poufne i anonimowe i wykorzystywane w agregatach do weryfikacji i wsparcia oceny menedżera.

6. Poproś o opinie pracownika

Chociaż menedżer nigdy nie powinien prosić pracownika o napisanie własnej recenzji, dobrą praktyką jest proszenie o samoocenę od pracownika w ramach procesu przygotowawczego. Pracownik może mieć informacje, o których menedżer nie był świadomy, a przynajmniej menedżer może uzyskać wcześniejsze powiadomienie o wszelkich martwych miejscach, które może mieć pracownik.

7. Przygotuj się z przykładami

W przypadku wydajności zapewnij obiektywną, mierzalną dokumentację wydajności, jeśli to w ogóle możliwe. W przypadku informacji zwrotnej behawioralnej podaj 2-3 konkretne przykłady dla każdej kompetencji. 

Kiedy menedżer postępuje zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi przygotowań, coroczna dyskusja powinna być jedynie podsumowaniem wszystkiego, co zostało już omówione przez cały rok. Koncentracja może następnie zwrócić się do ustalenia oczekiwań i celów na następny rok.