Jak zrównoważyć kasę do

Nawet w dzisiejszych nowoczesnych systemach punktu sprzedaży (POS) nadal potrzebujesz procedury, aby uwzględnić wpływy gotówkowe sklepu. Te kontrole wewnętrzne są niezbędne, aby zapobiec niewłaściwemu zarażeniu pieniędzy i zabezpieczyć aktywów przed stratą lub kradzieżą.

Silne kontrole wewnętrzne nie tylko promują wydajność operacyjną, ale także zapewniają wiarygodne zapisy rachunkowości, które będą potrzebne, nadejdzie czas podatkowy. Jedną z najczęstszych przyczyn kurczenia się lub strat w sklepie jest niewłaściwe gotówce. Po badaniu najczęstsza przyczyna sprowadza się do braku odpowiednich procedur lub kontroli.

Ten system zarządzania gotówką można tworzyć jednocześnie zasady sklepu. Wiele dzisiejszych systemów POS ma instrukcje krok po kroku dotyczące zamknięcia (znane również jako równoważenie) szuflady gotówkowej, aby poprowadzić pracownika.

Business Intelligence

Zarządzanie sklepem lub kasjerzy mogą pobrać raport sprzedaży w dowolnym momencie podczas zmiany. Dodając początkową gotówkę do szuflady do codziennej sprzedaży, detalista będzie dokładnie wiedział, ile pieniędzy powinno być w kasie lub systemie POS w danym momencie.

Istnieje kilka powodów, dla których jest to przydatne:

• Unika zatrzymania zbyt dużej gotówki na podłodze sprzedaży.
• Chroni przed stratą, jeśli sklep zostanie okradziony.
• Zapobiega sytuacji, w których klient narzeka na zbyt mało zmian.
• Ujawnia częste nadmierne obrażenia lub braki dla poszczególnych kasjerów.
• Usuwa pokusę przyjmowania gotówki bez dokumentacji z szuflady gotówki.

Jak i kiedy wdrożyć

Równoważenie kasy odbywa się zwykle pod koniec dnia lub pod koniec zmiany kasjera. Szuflada gotówkowa i jej zawartość powinny zostać zabrane do biura lub innego zacisznego obszaru, aby przygotować raport. Po wyważeniu szuflady po zamknięciu upewnij się, że światła podłogowe sprzedaży są wyłączone, a drzwi są zamknięte. Dla wielu sprzedawców spieszą się i mają tendencję do zamykania się przed zamknięciem sklepu. To nie jest bezpieczna praktyka. Jeśli jednak masz wielu pracowników w sklepie, możliwe jest zamknięcie jednego z rejestrów w godzinach otwartych.

Należy zbadać wszelkie nadmiar lub brak. Ludzki charakter należy wziąć pod uwagę drobne błędy i niewielkie kwoty, ale częste rozbieżności mogą być oznaką kradzieży pracowników lub może wskazywać, że wymagane jest dalsze szkolenie dla danego kasjera. Z reguły chcesz upewnić się, że rozbieżności nie przekraczają 2 USD do końca dnia.

Początkowa gotówka jest wkładana z powrotem do szuflady gotówkowej i przechowywana na wieczór, podczas gdy depozyt jest przygotowany dla banku. Wszystkie pośladki kart kredytowych, raporty terminalowe i inne rachunki rejestra.

Rozdzielenie obowiązków

Aby uzyskać większą odpowiedzialność, rozważ użycie dwóch osób do zrównoważenia kasyła. Jedna osoba będzie liczyć szufladę i stworzy codzienny raport gotówkowy, podczas gdy druga osoba przygotowuje depozyt bankowy. Obaj pracownicy powinni podpisać raport wskazujący, że są odpowiedzialni za pokazane dane. Chociaż żaden system nie może zapobiec oszustw, ten szlak audytu pomoże zniechęcić zmowę wśród pracowników.

Na początku następnej zmiany, każdemu kasjerowi należy przypisać własną szufladę gotówkową. Miej kasjera opowie o gotówce w szufladzie, aby zweryfikować saldo początkowe. Jeśli jesteś małym sklepem z tylko jednym rejestrem, gotówka najprawdopodobniej pozostaje w szufladzie na noc. Jeśli jest to twoja sytuacja, procedura jest taka sama.

Ostatnia uwaga: Ponieważ błąd ludzki jest częścią gry, upewnij się, że uwzględniasz rozbieżności w gotówce w ramach wyciągów zysku i strat. Dodaj linię do swoich zysków i strat, które budżetują i wykazują stratę z powodu pomisu. To kolejny sposób, w jaki możesz audytować i zarządzać stratą.