Jak długo musi przechowywać pliki pracowników?

Jednym z ważnych faktów dotyczących zasobów ludzkich jest to, że masz mnóstwo formalności. Tony, tony i tony. To prawda, że ​​wiele z nich jest obecnie elektroniczne, ale zasada pozostaje. HR prowadzi do prowadzenia rekordów. I musisz przechowywać te rekordy. Ale podstawowym pytaniem jest to, jak długo musi przechowywać pliki pracowników?

Oto podstawowe wytyczne dotyczące prowadzenia rekordów HR. Pamiętaj jednak, że przepisy stanowe mogą się różnić od tych wytycznych. Jeśli przepisy stanowe i przepisy federalne są sprzeczne, zawsze przechowuj rejestry na podstawie jakiegokolwiek wymogu jest dłuższe. Lepiej jest zatrzymać coś zbyt długo niż wystarczająco długo.

Poniższe standardy retencji rekordów oparte są na informacjach Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM).

Jak długo musisz zatrudnić rekordy

Musisz zapisać wszystkie CV, notatki z rozmowy kwalifikacyjnej, aplikacji i postów pracy, a nawet zapisu wyszukiwań za pośrednictwem systemu śledzenia wnioskodawcy przez rok po podjęciu decyzji o złożeniu oferty pracy. Tak więc, jeśli przeprowadzisz wywiad z wnioskodawcą, a cały proces ciągnie się przez trzy miesiące, dopiero dopiero w ostatecznej decyzji o zatrudnieniu.

Dlaczego musisz to zrobić? Jeśli ktoś kiedykolwiek kwestionuje twoją decyzję o zatrudnieniu, musisz pokazać, że nie dyskryminowałeś w żaden sposób, kształtu ani formy. Prawa takie jak Ustawa o Amerykanach z niepełnosprawnością, tytuł VII i wiele innych wymagają wykazania, że ​​jesteś zgodnie z przestrzeganiem. Utrzymanie tych zapisów pomaga w tym zrobić.

Jak długo musisz prowadzić rekordy testu narkotyków

Jeśli potrzebujesz testowania narkotyków w celu przed zatrudnieniem, wyniki testu są częścią rekordu zatrudnienia i powinieneś zachować ich kopię przez rok. Jeśli przeprowadzisz dodatkowe testy narkotykowe, czy z powodu incydentu, który ma miejsce w pracy, czy w ramach losowej kontroli, musisz również przechowywać te zapisy przez rok.

Jeśli jednak podlegasz przepisom dotyczącym Departamentu Transportu, minimalne ramy czasowe w celu utrzymania rekordów testu narkotykowego wynosi pięć lat.

Jak długo musisz zachować listy płac/stawów itp?

Prawo wymaga utrzymywania tych dokumenta. Chcesz zachować rejestr, ile zapłacono każdemu pracownikowi i ile godzin pracował przez całą swoją kadencję w Twojej firmie. Zachowaj swoje rejestry przez co najmniej pięć lat po odejściu pracownika, niezależnie od powodu.

Oczywiście dla zwolnionych pracowników nie musisz przechowywać zapisów czasowych, ponieważ ich wynagrodzenie jest takie same, niezależnie od liczby przepracowanych godzin.

Jeśli jednak kiedykolwiek błędnie zaklasyfikowałeś pracownika jako zwolniony, gdy on lub ona powinien był nie zwolnić, te zapisy w godzinach pracy mogą poprowadzić cię za płacenie za nadgodziny. Upewnij się, że uwzględniłeś sposób obliczonego przez firmę Pay. Na przykład musisz śledzić, czy było to proste wynagrodzenie, wynagrodzenie plus prowizja, nadgodziny, akumulator czy prosto.

Musisz to zrobić nie tylko w przypadku pytań dotyczących wynagrodzeń i podatkowych, ale wiele innych decyzji opiera się na liczbie przepracowanych godzin. Na przykład uprawnienia do FMLA zależy od liczby godzin przepracowanych w ciągu roku. Jeśli masz zwolniony pracownik w niepełnym wymiarze godzin, możesz rozważyć wymaganie zapisu czasu w celu ustalenia kwalifikowalności FMLA. Musisz także być w stanie udowodnić, że zapłaciłeś swoim pracownikom za wszystkie godziny pracy.

Jak długo musisz zachować formularz I-9

Utrzymaj formularz pracownika I-9, przechowywany osobno od rejestrów personelu, przez trzy lata po zatrudnieniu pracownika i przez rok po rozwiązaniu zatrudnienia, w zależności od tego, co nastąpi później. 

Trzymasz te formularze oddzielone od akt personelu, więc jeśli rząd poprosi o ich sprawdzenie, pracownicy nie będą mieli dostępu do reszty informacji w aktach personelu pracownika.

Jak długo musisz zachować informacje o świadczeniach zdrowotnych/emerytalnych

Musisz przechowywać zapisy swoich planów wszystkich swoich świadczeń przez co najmniej sześć lat. Sądy stwierdziły, że jeśli pracownik cię pozywa, mówiąc, że na przykład zasługuje na wyższą emeryturę, jest odpowiedzialnością pracodawcy, aby udowodnić, że nie jest winien więcej, a nie odpowiedzialność pracownika za udowodnienie, że to robi. Zachowaj wszystkie te opisy planów podsumowujących.

Jeśli masz byłych pracowników, którzy kwalifikują się do COBRA, rozszerzając swoje korzyści zdrowotne, powinieneś również przechowywać te rekordy przez sześć lat, aby być bezpiecznym. Prawo nie określa retencji, ale ponieważ może to mieć zastosowanie na podstawie ustawy o bezpieczeństwie dochodów emerytalnych pracowników (ERISA), prawo to wymaga retencji przez sześć lat. Być po bezpiecznej stronie, nie wyrzucaj tych rekordów.

Zobacz Instytut Informacji prawnej Cornell Law School dla Ustawy o bezpieczeństwie dochodów emerytalnych pracowników (ERISA) w celu wyjaśnienia.

Jak długo musisz przechowywać rekordy FMLA

Kiedy pracownik poprosi FMLA, musisz zachować ten papierowy szlak, nawet jeśli odmówisz urlopu na trzy lata. Upewnij się, że śledzisz urlop każdego pracownika - kiedy się zaczął i ile czasu jest używane. Jeśli pracownik ma przerywaną FMLA, upewnij się, że śledzisz każde urlop i udokumentować liczbę używanych godzin. Daty i liczba godzin należy udokumentować. Pamiętaj, że sporadyczny urlop może być używany przez kilka godzin dziennie lub kilka dni w tygodniu. Dokumentuj to wszystko i zachowaj te rekordy.

Pamiętaj, że nie jest to kompleksowa lista i dotyczy tylko ustaw federalnych. Możesz podlegać dodatkowym przepisom dotyczącym retencji rejestrów, jeśli na przykład jesteś wykonawcą federalnym lub twoje państwo ma różne standardy. W razie wątpliwości nie wyrzucaj tego.

Możesz uzyskać dostęp do dodatkowych zasobów dotyczących przechowywania i obowiązkowych raportów w Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM).

Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane dla dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatowe przepisy dotyczące publiczności i zatrudnienia, różnią się w zależności od państwa i kraju. Proszę o pomoc prawną lub pomoc stanu, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Ta informacja jest przeznaczona do wskazówek, pomysłów i pomocy.