Pytania i wskazówki dotyczące planowania wydarzeń i wskazówki dotyczące udzielenia odpowiedzi

Czy przygotowujesz się do wywiadu jako planista wydarzeń? Planiści wydarzeń robią dokładnie to, co wskazuje tytuł pracy: Zarządzają wszystkimi logistyką i planowaniem związanym z wykonaniem wydarzenia. Te szczególne okazje mogą obejmować wesela po konferencje, od konwencji korporacyjnych po przypadkowe sprawy i wszystko pomiędzy. 

Bez względu na rodzaj roli w planowaniu wydarzeń, którą chcesz podjąć, pomocne jest wcześniejsze przejrzenie typowych pytań wywiadu, więc poczujesz się przygotowany i pewny siebie podczas wywiadu. 

Co ankieter chce wiedzieć 

Wykonanie tej pracy wymaga kreatywności i wyobraźni: planiści wydarzeń muszą przeprowadzić burzę mózgów pomysłów na wyjątkowe uroczystości i niezapomniane wydarzenia oraz być w stanie zidentyfikować, rozumieć i zaspokajać potrzeby klientów.

Ale planiści wydarzeń muszą być również intensywnie zorganizowani w śledzeniu terminów i harmonogramów, upewniając się, że wszystkie drobne szczegóły, takie jak planowanie przerwy na spotkaniach i organizowanie transportu, są zadbane.  Umiejętności komunikacyjne są również ważne dla planistów wydarzeń. 

Zobacz pełną listę umiejętności wymaganych przez planistów specjalnych i ślubnych, i pamiętaj, aby podkreślić te umiejętności podczas wywiadu.

Ankieterzy będą skoncentrować się na dowiedzeniu się, czy masz równowagę kreatywności i organizacji, która jest wymagana do tej roli. Zadają wiele pytań na temat twojego konkretnego doświadczenia i spróbują poradzić sobie z tym, jak rozwiążesz się z typowymi problemami i sytuacjami, które mogą pojawić się w planowaniu wydarzeń. 

Jak odpowiedzieć na pytania dotyczące planowania wydarzeń

Przygotuj się na omówienie wydarzeń, które zaplanowałeś w przeszłości. Pomyśl o przykładach czasów, w których musiałeś pomyśleć na nogach, aby rozwiązać nieoczekiwany problem, poradzić sobie z trudnymi klientami lub pracować z ograniczającym budżetem. Pomyśl także o sytuacjach, kiedy zorganizowane wydarzenie poszło bezbłędnie.

Wszystkie te przykłady będą pomocne podczas odpowiedzi. 

Spodziewaj się, że otrzymasz sytuacyjne pytania do rozmowy kwalifikacyjnej, które zapytają, jak poradzisz sobie z pewnymi okolicznościami. 

Ponieważ planowanie wydarzeń jest rolą, która obejmuje pracę pod presją i podejmowanie szybkich decyzji, mądrze jest przewidzieć, że ankieterzy zadają trudne pytania. Jeśli tak się stanie, pamiętaj, ankieter prawdopodobnie jest zainteresowany tym, jak reagujesz na presję.

Utrzymanie spokoju i kontroli jest prawie tak samo ważne jak faktyczna odpowiedź na pytanie, więc zwróć uwagę na język ciała podczas wywiadu. 

Przykłady pytań dotyczących wywiadu z planistą wydarzeń 

Przygotuj się na rozmowę kwalifikacyjną, przeglądając tę ​​listę często zadawanych pytań dla planistów wydarzeń i ćwicz, jak odpowiesz na każde pytanie.

• Jak Twoja edukacja przygotowała Cię do kariery jako planista wydarzeń?
• Dlaczego chcesz pracować dla naszej organizacji planowania wydarzeń?
• Jak oceniasz sukces każdego z twoich wydarzeń?
• Jaki rodzaj planowania wydarzeń najbardziej interesuje Cię? Imprezy firmowe? Imprezy towarzyskie? Dlaczego?
• Jakie masz doświadczenie w promowaniu wydarzeń (poprzez reklamy, sieci społecznościowe itp.)?
• Jakie są twoje ulubione sposoby na poprawę wydarzenia przy ograniczonym budżecie?
• Opisz jedno lub dwa wydarzenia tematyczne, które zorganizowałeś. Jakie szczegóły i działania dołączyłeś, aby uzupełnić motyw?
• Jakie jest największe wydarzenie (na podstawie budżetu lub liczby uczestników), które kiedykolwiek planowałeś lub pomogłeś w planowaniu?
• Opisz czas, kiedy miałeś poradzić sobie z nieoczekiwanym problemem podczas wydarzenia - w jaki sposób rozwiązałeś problem? 
• Opowiedz mi o czasach, kiedy musiałeś poradzić sobie z trudnym klientem. Jaki był rezultat?
• Opisz czas, kiedy miałeś trudności z utrzymaniem się w budżecie na wydarzenie.
• Opowiedz mi o czasach, kiedy musiałeś zarządzać wieloma wydarzeniami jednocześnie. Jak pomyślnie ukończyłeś oba wydarzenia?
• Wyobraź sobie, że firma planuje kampanię reklamową, aby przedstawić się jako młoda, świeża i fajna marka. Gdybyś został zatrudniony do zorganizowania ich imprezy premiery, jakie miejsce rozważyłbyś wybór? Dlaczego?
• Wyobraź sobie, że jestem klientem proszącym o zorganizowanie dla mnie wydarzenia; Jakie pytania zadałbyś mi?
• Jak rozwiniesz relacje z dostawcami w nowym mieście?
• Czy czujesz się komfortowo, pracując długo i/lub niezwykłe godziny? 
• Czy uważasz, że bycie niezależnym pracownikiem lub graczem zespołowym jest ważniejsze jako planista wydarzeń?

Planowanie wydarzeń może być jedną z najbardziej ekscytujących i satysfakcjonujących prac w branży hotelarskiej. Jeśli poświęcisz czas na zaplanowanie wywiadu, ta dbałość o szczegóły pokazuje ankieterom, że posiadasz przewidywanie, umiejętności planowania analitycznego, opanowanie i pewność siebie, których szukają w następnym planie wydarzenia.

Wskazówki dotyczące udzielania najlepszej odpowiedzi 

• Mają przykłady: Najlepsze odpowiedzi będą miały historię. Przygotuj się z przykładami swojego poprzedniego wrażeń związanych z planowaniem zdarzeń. W ten sposób, gdy jesteś poproszony o podzielenie się sposobem, w jaki poradzisz sobie z trudnym klientem lub jak radzisz sobie z nieoczekiwanym kryzysem, będziesz mieć przykłady do udostępnienia w gotowości. 
• Podkreśl swoje mocne strony: Jak w każdym wywiadzie, będziesz chciał podkreślić, w czym jesteś dobry. Odpowiadając na pytania, poszukaj sposobu, aby pochwalić się odpowiednimi umiejętnościami i osiągnięciami. 
• Przygotuj się również na ogólne pytania: Oprócz pytań dotyczących wywiadu specyficznych dla pracy zostaniesz również zadawany bardziej ogólnymi pytaniami dotyczącymi historii zatrudnienia, edukacji, mocnych stron, słabości, osiągnięć, celów i planów.

Czego nie powiedzieć

Nie bądź negatywny: Jeśli pytasz o radzenie sobie z trudnym klientem lub nieszczęściem miejsca, skup się na pozytywnych rzeczach, które zrobiłeś, aby rozwiązać problem. Unikaj obwiniania innych lub narzekania. Chcesz wyglądać pewnie i pod kontrolą. 

Nie dyskwalifikuj się: Zawsze powinieneś być szczery podczas wywiadu. To powiedziawszy, nie chcesz się zdyskwalifikować. Na przykład, jeśli ankieter zapyta: „Jak się zorganizujesz?„Następnie udziela odpowiedzi, która wskazuje na Twoje sukcesy organizacyjne. Nie musisz wspominać o czasach, w których byłeś mniej niż zorganizowany. 

Kluczowe wyniki

Przygotowanie pomocy: W szczególności bądź przygotowany z przykładami z doświadczenia w planowaniu wydarzeń. 

BĄDŹ POZYTYWNIE NASTAWIONY: Pokaż, jak jesteś pewny siebie jako planista wydarzeń, mówiąc o tym, jak radzisz sobie z trudnymi sytuacjami (zamiast narzekać lub przekazywać winę). 

Pomyśl o języku ciała: Oprócz ćwiczeń odpowiedzi pomyśl o języku ciała i tonie głosu, przygotowując się do rozmowy kwalifikacyjnej.