Łatwe kroki, aby stworzyć budżet projektu

Doświadczeni menedżerowie projektów i ci, którzy pracują w dużych firmach, będą mieli oprogramowanie i księgowe, aby pomóc im w przygotowaniu budżetów projektu. Ale co jeśli nie? Jeśli wpatrujesz się w pusty arkusz kalkulacyjny lub e -mail od sponsora projektu z prośbą o złożenie finansów projektu, ten artykuł jest dla Ciebie.

Przyjrzymy się pięciu rzeczy, które musisz zrobić, aby stworzyć podstawowy budżet projektu.

Użyj listy zadań

Najpierw weź swoją listę zadań projektu. Możesz także mieć strukturę załamania pracy, a jeśli ją masz, najlepiej z tego użyć. Ale lista zadań zrobi się tak długo, jak kompleksowo obejmuje wszystko, co musisz zrobić w projekcie.

Jeśli nie masz listy zadań, nadszedł czas, aby ją utworzyć. Zapisz wszystko, co musisz zrobić, a rzeczy, które musisz zbudować, zrobić lub wypełnić przed ukończeniem projektu. Nie musi być w żadnej konkretnej kolejności, ale musi zawierać wszystko.

Wreszcie na tym etapie pomysły burzy mózgów ze swoim zespołem projektowym, ponieważ na pewno będzie coś, o czym zapomniałeś. Wiele głów jest lepszych niż jeden!

Oszacuj każdy komponent

Teraz przejrzyj swoją listę i wypracuj cenę każdego przedmiotu. Na przykład zadanie, które mówi: „Konfiguracja spotkań w celu omówienia wymagań” może obejmować pozyskiwanie i zatrudnianie, rezerwowanie salach konferencyjnych lub zasobów zakupowych, których potrzebujesz, takie jak projektor lub długopisy wykresowe Flip. Jest z tym wiązany koszt, więc zdobądź cytaty za wynajem pokoju i drugiego sprzętu i zanotuj to.

Zrób to dla wszystkiego na liście zadań, więc skończysz z ceną w stosunku do każdego przedmiotu. Niektóre zadania projektowe mogą nie mieć dołączonej ceny i to jest w porządku.

Dodaj szacunki razem

Następnie dodaj wszystkie swoje szacunki. Najłatwiej jest to zrobić, jeśli stworzysz listę elementów w arkuszu kalkulacyjnym, dodaj koszty w następnej kolumnie, a następnie sumuj kolumnę na dole. Niech arkusz kalkulacyjny wykonał dla ciebie matematykę! Staje się twoim budżetowym arkuszem kalkulacyjnym.

Dobrym pomysłem jest grupowanie kosztów na kategorie, abyś mógł łatwo zobaczyć, dokąd zmierza większość pieniędzy. Użyj kategorii takich jak „Start -up projektu,„ Infrastruktura ”lub„ Szkolenie ” - wybierz grupy, które coś znaczą w kontekście projektu.

Dodaj awaryjne i podatki

Byłoby wspaniale, gdybyś miał kryształową kulkę i mógłby przewidzieć te koszty ze 100% dokładnością, ale prawdopodobnie nie czujesz się pewny siebie w zdolności do tego! Tutaj pojawia się awaryjna. Jest to fundusz pieniędzy w oparciu o to, jak się czujesz, że masz właściwe szacunki. Nie dotyczy żadnego konkretnego zadania. Jest to ogólny „garnek awaryjny” na wypadek, gdybyś coś złego lub coś przez pomyłkę, pominęło coś.

Jeśli nie wiesz, ile awaryjności dodać, wybierz 10% całości, które stworzyłeś w kroku trzecim. Jest to nienaukowe przypuszczenie, z którego korzysta wielu menedżerów projektów i daje trochę amortyzacji w budżecie na wypadek, gdybyś go potrzebował.

Dodaj linię na swoim budżetowym arkuszu kalkulacyjnym na dole z napisem „nieprzewidziane” i określa odsetek, którego użyłeś.

Nie zapomnij dodać podatku od sprzedaży lub innych podatków, które nie są już wyraźnie uwzględnione w szacunkach indywidualnych pozycji.

Dodaj to wszystko, a to twoja ostateczna kwota budżetu.

Dostać zezwolenie

Ostatnią rzeczą do zrobienia jest skłonienie swojego menedżera lub sponsora projektu do zatwierdzenia twojego budżetu. Porozmawiaj z nimi o tym, jak to złożyłeś i jakie elementy stanowią ogólny budżet.

Otóż ​​to! Budżetowanie projektu jest niezbędną umiejętnością zarządzania projektem, a ten przewodnik zacznie tworzyć budżet na projekt.