Różnice między planowaniem zdarzeń a koordynowaniem

Istnieje kilka luźno zdefiniowanych terminów w branży wydarzeń. To znaczy słowa, które można interpretować na różne sposoby. Samo słowo „wydarzenie” może oznaczać wszystko, od przyjęcia urodzinowego po koncert świadczeń. To użycie różnych terminów może prowadzić do zamieszania i nieporozumień, szczególnie wokół tytułu pracy. Jeden z największych obszarów problemów z zamieszaniem planiści wydarzeń vs. Koordynatorzy zdarzeń.

Planiści wydarzeń vs. Koordynatorzy zdarzeń

Poza branżą wiele osób nie rozumie różnicy między planistą wydarzeń a koordynatorem zdarzeń. Ogólnie rzecz biorąc, planista podejmuje krytyczne decyzje dotyczące tego, co, kiedy, kto i jak. Z drugiej strony koordynator zdarzeń jest odpowiedzialny za upewnienie się, że wszystkie szczegóły są wykonywane i że każdy dostawca pojawia się na czas i działa odpowiednio.

Obowiązki planisty wydarzeń

Planista wydarzeń współpracuje bezpośrednio z klientem w celu ustalenia wizji, potrzeb i budżetu klienta. Na przykład, jeśli jest to ślub, planista wydarzeń może omówić zamierzony ton pary, poziom formalności i rozmiar listy gości.

Stamtąd planista wydarzeń projektuje wydarzenie, aby zachwycić klienta. Wybierają miejsce i rodzaj rozrywki, a następnie współpracują z klientem w celu ustalenia menu. Koncentrują się na dużych elementach, które sprawiają, że wydarzenie jest niezapomniane.

Zostanie planistą wydarzeń wymaga lat doświadczenia. Planista ponosi dużą odpowiedzialność za zapewnienie klientowi zadowolenia i zaprojektowanie wydarzenia, które pasuje do potrzeb i oczekiwań klienta.

Zanim zostanie planistą, często konieczne jest kilka lat pracy jako koordynator wydarzenia. To ważny krok do kariery w wydarzeniach.

Obowiązki koordynatora zdarzeń

Koordynator zdarzeń nie angażuje się w sam projekt wydarzenia. Zamiast tego są odpowiedzialni za zarządzanie poszczególnymi komponentami, aby upewnić się, że zdarzenie pójdzie sprawnie.

Gdy planista ustali wizję wydarzenia, koordynator pomaga planisty w urzeczywistnieniu. Mogą patrzeć na dostawców, organizować daty dostawy i obsługiwać zadania logistyczne.

Większe organizacje mogą mieć dwóch koordynatorów dla każdego planisty, podczas gdy mniejsze operacje mogą mieć tylko jednego koordynatora, który zaspokaja potrzeby wszystkich decydentów wykonawczych. Tak czy inaczej, zwykle istnieje bezpośrednia linia nadzoru nad pozycją koordynatora. To nie znaczy, że koordynatorzy zdarzeń mają łatwo. Większość z nich ma trudne zadanie zorganizowania wszystkiego na miejscu, tylko kilka godzin przed rozpoczęciem wydarzenia. Właśnie wtedy występuje większość problemów, dlatego dobry koordynator jest skupiony, zorganizowany i zaradny.

To świetna pozycja dla tych, którzy chcą rozpocząć karierę w planowaniu wydarzeń. Praca jako koordynator daje silną podstawę, aby przejść do roli planowania wydarzeń. Silny koordynator jest wart swojej wagi w złoto dla każdego planisty, a bezpieczeństwo pracy (jeśli jesteś dobry w pracy) jest praktycznie gwarantowane.

Wpad w karierę w koordynacji wydarzeń, uzyskanie stażu lub wolontariatu z organizacją non-profit, aby pomóc im w zaplanowaniu wydarzeń związanych z pozyskiwaniem funduszy, może być korzystne. Uzyskasz praktyczne doświadczenie w koordynowaniu prawdziwego wydarzenia i jednocześnie zbudujesz swoją profesjonalną sieć.